• Lưu trữ
  • Thông báo
  • Ghi chú
  • Facebook
  • Google
    • 12

Văn bản pháp luật về Luật Hộ tịch


 

Công văn 194/HTQTCT-CT năm 2017 về quán triệt thực hiện quy định của pháp luật về chứng thực do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Tải về Công văn 194/HTQTCT-CT
Bản Tiếng Việt

BỘ TƯ PHÁP
CỤC HỘ TỊCH, QUỐC TỊCH, CHỨNG THỰC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 194/HTQTCT-CT
V/v quán triệt thực hiện một số quy định của pháp luật về chứng thực

Hà Nội, ngày 10 tháng 03 năm 2017

 

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 16/02/2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Sau gần 02 năm triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP , hoạt động chứng thực đã dần đi vào nề nếp, góp phần giải quyết nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức. Tuy nhiên, qua công tác quản lý nhà nước về chứng thực, kết quả thanh tra, kiểm tra tại các địa phương, đã phát hiện nhiều sai sót, vi phạm trong công tác này. Để kịp thời chấn chỉnh tình trạng trên, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nghiêm túc thực hiện một số nội dung sau:

1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản

Việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, bắt buộc phải có bản chính làm căn cứ để chứng thực bản sao. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản chính - như hiện tượng đã có văn phòng công chứng làm. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt nội dung này, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực ghi rõ tên, ký hiệu giấy tờ, văn bản là bản chính dùng để chứng thực bản sao trong sổ chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

Đồng thời, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không lưu trữ văn bản chứng thực bản sao từ bản chính theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2. Về chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản

Đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chứng thực thực hiện đúng quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì người yêu cầu chứng thực ký trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ và ghi lời chứng theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đối với giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch thì không chứng thực chữ ký trên văn bản đó mà thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

3. Về chứng thực chữ ký người dịch

- Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy, một số cơ quan chứng thực không tuân thủ quy định này, vẫn để cộng tác viên dịch thuật không có bằng cấp về ngoại ngữ làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp hoặc có bằng đại học tiếng Anh nhưng lại dịch tiếng Lào, tiếng Campuchia... Đề nghị Sở Tư pháp chấn chỉnh chung, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch.

- Để hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch, đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo thực hiện đúng quy định tại Điều 28 và Điều 29 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt; trên cơ sở danh sách cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp; người dịch là cộng tác viên phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật và phải làm thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về nguyên tắc, người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch. Khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, Phòng Tư pháp phải kiểm tra, đối chiếu nội dung bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch; chữ ký người dịch.

Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt các Phòng Tư pháp tuyệt đối không chứng thực chữ ký người dịch, nếu không bảo đảm các yêu cầu nêu trên của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

Trên đây là một số nội dung cần lưu ý trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp quán triệt đến tất cả cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra về hoạt động chứng thực để kịp thời chấn chỉnh, xử lý những sai sót, vi phạm, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đúng quy định của pháp luật./.

 


Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc (để b/c);
- Cục BTTP (để phối hợp);
- Lưu: VT, CT.

CỤC TRƯỞNG




Nguyễn Công Khanh

 

Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.

3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ là 20 (hai mươi) năm.

4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.

5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký

1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 30. Trách nhiệm của người dịch và người thực hiện chứng thực chữ ký người dịch

1. Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định này để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 31. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

1. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.

2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;

b) Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;

c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 hoặc Khoản 2 Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

4. Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 28. Cộng tác viên dịch thuật

1. Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định này được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước. Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt.

2. Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch.

3. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật với Phòng Tư pháp, trong đó xác định rõ trách nhiệm của người dịch đối với nội dung, chất lượng của bản dịch.

Điều 29. Đăng ký chữ ký mẫu

Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi đăng ký chữ ký mẫu, người dịch phải nộp Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu và trực tiếp ký trước mặt Trưởng Phòng Tư pháp 03 (ba) chữ ký mẫu trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 27. Tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch
...
2. Có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch.

Đối với ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học theo quy định tại Khoản này thì phải thông thạo ngôn ngữ cần dịch.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 36. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch

1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;

c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Văn bản gốc
Lược Đồ
Liên quan nội dung
Tải về


Trích lược
Số hiệu: 194/HTQTCT-CT   Loại văn bản: Công văn
Nơi ban hành: Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực   Người ký: Nguyễn Công Khanh
Ngày ban hành: 10/03/2017   Ngày hiệu lực: Đã biết
Ngày công báo: Đang cập nhật   Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Hành chính tư pháp   Tình trạng: Đã biết
Từ khóa: Công văn 194/HTQTCT-CT

549

Thành viên
Đăng nhập bằng Google
365362