Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ được giao tại Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng quy chế (hoặc quy định) công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan) như sau:

1. Mục đích xây dựng quy chế

Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan nhằm cụ thể hoá các quy định của Nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.

2. Đối tượng xây dựng quy chế

Tất cả các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) cần xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

3. Phạm vi áp dụng quy chế

Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan chỉ nên áp dụng trong nội bộ từng cơ quan, tổ chức. Đối với những cơ quan, tổ chức có các cơ quan, tổ chức trực thuộc, thì mỗi cơ quan, tổ chức trực thuộc cũng cần có quy chế riêng để quy định những Điều chi Tiết, cụ thể phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đặc Điểm của cơ quan, tổ chức mình. Tuy nhiên, nếu các cơ quan, tổ chức trực thuộc không có quy định gì khác chi Tiết hơn các quy định của cơ quan, tổ chức cấp trên, thì quy chế công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên cũng có thể quy định áp dụng cho cả các cơ quan, tổ chức trực thuộc.

4. Căn cứ để xây dựng quy chế

Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức;

- Các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành;

- Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư và lưu trữ như: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi Tiết thi hành một số Điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; các Thông tư hướng dẫn thực hiện hai Nghị định nói trên và các văn bản quy phạm pháp luật khác;

- Những tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư và lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành như: các tiêu chuẩn ngành về giá, hộp, sổ thống kê…; các văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ hiện hành, nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

- Những văn bản pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, về quản lý và sử

dụng con dấu.

5. Hướng dẫn vận dụng bản đề cương quy chế

Bản Đề cương quy chế tham khảo gửi kèm theo văn bản này có tính chất định hướng chung, nhằm đưa ra các gợi ý để giúp các cơ quan, tổ chức tham khảo, vận dụng trong quá trình xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.

Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn hình thức xây dựng quy chế và nội dung Điều chỉnh cho phù hợp. Bản quy chế có thể xây dựng theo các hướng sau: quy chế chung công tác văn thư và lưu trữ cơ quan; quy chế công tác văn thư riêng và quy chế công tác lưu trữ riêng; quy định một phần nội dung trong công tác văn thư và lưu trữ (ví dụ quy chế về xây dựng và ban hành văn bản; quy chế về quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành...).

Dựa vào những tiêu chí hướng dẫn trong từng Điều của bản Đề cương quy chế, các cơ quan, tổ chức áp dụng những quy định đã có ở các văn bản căn cứ nói trên và cụ thể hoá, chi Tiết hơn với Điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức mình.

Để phổ biến rộng rãi văn bản này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố sao gửi văn bản này đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình, đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các ơ quan phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội.

ĐỀ CƯƠNG THAM KHẢO
(Ban hành kèm theo Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng Điều chỉnh

Quy định phạm vi áp dụng của quy chế.

Quy định đối tượng Điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư.

- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ:

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo công tác văn thư và lưu trữ;

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;

- Trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

- Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan.

- Tổ chức, nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan.

Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Quy định cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định.

Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Quy định mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục I. Soạn thảo, ban hành văn bản

Điều 7. Hình thức văn bản

Quy định cụ thể các hình thức văn bản mà cơ quan được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính thông thường;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có)...

Điều 8. Thể thức văn bản

Quy định thể thức các loại văn bản mà cơ quan, tổ chức được phép ban hành:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành (nếu có);

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài (nếu có)...

Kèm theo Điều này cần có một số phụ lục về mẫu trình bày từng loại văn bản và bảng chữ viết tắt tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức để ghi ký hiệu văn bản.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

- Quy định về việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo các Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.

- Quy định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; của đơn vị và cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản đối với việc soạn thảo văn bản hành chính trong cơ quan, tổ chức.

Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Quy định về quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản

Quy định những yêu cầu của việc đánh máy, nhân bản văn bản trong cơ quan, tổ chức.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị hoặc các nhân chủ trì soạn thảo văn bản trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 13. Ký văn bản

- Thẩm quyền ký: của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; các trường hợp ký thay mặt (TM.), ký thay (KT.), ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của người ký văn bản về số lượng bản ký trực tiếp; số lượng bản phát hành; gửi văn bản vượt cấp (nếu có).

- Loại bút, mực dùng để ký văn bản.

Điều 14. Bản sao văn bản

- Các hình thức sao văn bản (sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục).

- Thể thức của bản sao.

- Giá trị pháp lý của các bản sao có dấu.

- Giá trị pháp lý của các bản sao không có dấu.

Mục 2. Quản lý văn bản

Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến

Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Quy định chi Tiết việc tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ (hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến).

Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến

- Thời hạn trình và chuyển giao văn bản (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc đối với từng loại văn bản khẩn và văn bản thường).

- Yêu cầu chuyển giao chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Trách nhiệm của người đứng đầu và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) trong việc giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.

- Quy định thời hạn giải quyết đối với văn bản đến loại khẩn và loại bình thường.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi

Quy định tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Đăng ký văn bản;

4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 20. Chuyển phát văn bản đi

- Quy định thời hạn chuyển phát văn bản đi đối với loại khẩn và loại thường.

- Quy định trong trường hợp cần thông tin nhanh phải gửi văn bản đi bằng Fax, gửi qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

Điều 21. Lưu văn bản đi

- Quy định số lượng và nơi lưu văn bản phát hành.

- Yêu cầu đối với tập lưu văn bản đi ở văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Yêu cầu giấy và mực in đối với bản lưu văn bản quy phạm pháp luật.

Mục 3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

- Khái niệm hồ sơ.

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành.

- Yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

- Thời hạn giao nộp, hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô- phim, tài liệu ghi âm, ghi hình.

- Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành.

Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

- Quy định về người giữ dấu, việc bảo quản con dấu trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính.

- Trách nhiệm của nhân viên văn thư trong việc giữ và đóng dấu của cơ quan, tổ chức, đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

Điều 26. Đóng dấu

- Quy định cách đóng dấu lên bản chính, lên chữ ký.

- Quy định về đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi (nếu có).

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Quy định trách nhiệm hàng năm của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

- Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành trong việc nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

- Nhiệm vụ của Hội đồng.

- Thành phần Hội đồng.

- Phương thức làm việc của Hội đồng.

Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chức trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc (nếu có).

- Thẩm quyền của cơ quan, tổ chức cấp trên (nếu có) trong việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.

- Thẩm quyền của người đứng đầu trong việc quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức.

- Thủ tục và hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử)

- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan.

- Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Mục 2. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan

Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ

- Đối tượng thống kê lưu trữ.

- Chế độ thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Quy định tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ an toàn trong kho lưu trữ.

- Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ.

Mục 3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành.

- Cá nhân trong cơ quan;

- Cá nhân ngoài cơ quan;

- Cá nhân có nhu cầu riêng chính đáng. trên.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng đối tượng

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Phòng đọc phục vụ tại chỗ;

- Cho mượn về phòng làm việc;

- Các hình thức khác (nếu có).

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan.

- Thẩm quyền của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính).

- Thẩm quyền của người phụ trách lưu trữ cơ quan.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Quy định việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả.

Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm