Các biểu mẫu dùng cho lập và lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Phụ lục số 1: Mẫu Danh mục hồ sơ

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số, ký hiệu của đề mục lớn và số thứ tự tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ.

- Số hồ sơ được hiển thị bằng chữ số Ả-rập;

- Ký hiệu của đề mục lớn được hiển thị bằng các chữ viết tắt. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Ví dụ: TH.01.

- Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục; bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

Phụ lục số 2: Mẫu mục lục văn bản, tài liệu

Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ "Mục lục văn bản, tài liệu" nhằm thống kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ, chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ, ngay sau tờ bìa.

Khi lập Mục lục văn bản, tài liệu nên sử dụng chương trình Microsoft Office Excel, theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Phụ lục số 3: Mẫu chứng từ kết thúc

Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ vào tờ "Chứng từ kết thúc". Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ.

Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Phụ lục số 4: Mẫu bìa hồ sơ

Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ (đvbq); số lượng trang; số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq).

Lưu ý:

+ Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.

+ Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng, khái quát nội dung cơ bản và thành phần tài liệu có trong hồ sơ. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tùy thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.

Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.