Quy định sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

 Toàn bộ các Văn bản hợp nhất trong lĩnh vực Thuế - Kế toán

Tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định:

“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Dựa theo quy định trên, doanh nghiệp có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định. Tuy nhiên đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, công ty chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn.

Việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tai Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì căn cứ theo Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc - trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

Các mốc thời gian sử dụng hóa đơn điện tử cần biết (căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP):

Trước ngày 01/11/2018

- Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng.

- Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử và không được in hóa đơn giấy.

Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020: Đối với các cơ sở kinh doanh thành lập mới từ ngày 01/11/2018, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

Đến ngày 01/11/2020: Các doanh nghiệp hoành thành xong việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Duy Thịnh