Sao y văn bản và những quy định không thể không biết

1. Trình tự thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trường hợp Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính.

Thông thường, việc chứng thực các văn bản bằng tiếng nước ngoài thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, hoặc tại các cơ quan đại diện ngoại giao có chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu bản sao đúng với bản chính thì thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực;

• Nếu bản sao có 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào cuối trang, nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

2. Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, yêu cầu chứng thực được đảm bảo giải quyết trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo, trừ chứng thực hợp đồng, giao dịch thì thời hạn giải quyết là trong vòng 02 ngày.

3. Văn bản sao y có giá trị sử dụng trong thời hạn bao lâu?

Hiện tại, pháp luật không quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của văn bản sao y, cho nên có thể hiểu thời hạn của văn bản sao y là vô hạn.

Tuy nhiên, căn cứ theo thực tế, thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực sẽ phụ thuộc vào thời hạn sử dụng của bản chính. Nếu bản chính là các giấy tờ không mang tính thay đổi và có giá trị vô hạn thì thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực là vô hạn; ngược lại, nếu bản chính là các giấy tờ mang tính thay đổi và có giá trị sử dụng trong khoảng thời gian xác định thì văn bản sao y sẽ có giá trị trong thời hạn bản chính còn giá trị.

4. Giá trị pháp lý của văn bản sao y

Tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ: ”Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

5. Mức phí chứng thực bản sao

Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:

• Chứng thực hợp đồng giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch;

• Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch;

• Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.