Thời điểm xuất hóa đơn GTGT khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ

1. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn GTGT là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đây là nội dung tại Đoạn 1 Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Ví dụ: Ngày 02/10/2018, công ty A xuất hàng ra khỏi kho bán cho khách hàng thì ngày hôm đó công ty A phải xuất hóa đơn, không cần biết công ty A đã thu được tiền hay chưa.

2. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT cung ứng dịch vụ

Căn cứ Đoạn 2 Điểm a Khoản 2 Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Nếu doanh nghiệp thực hiện cung ứng dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Đồng thời, theo Công văn 10309/TC-TTHT ngày 24/10/2016 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, dịch vụ hoàn thành trong tháng nào thì phải lập ngay hóa đơn trong tháng đó. Trường hợp doanh nghiệp dự kiến đến đầu tháng sau mới lập hóa đơn cho danh thu dịch vụ hoàn thành trong tháng trước là sai quy định.

Ví dụ 1: Công ty A cung cấp dịch vụ tư vấn giám sát theo tháng từ tháng 01 đến tháng 03, thì dịch vụ hoàn thành tháng nào, ngày cuối cùng của tháng đó sẽ phải xuất hóa đơn. Dịch vụ Tháng 01 sẽ xuất hóa đơn vào ngày 30 hoặc ngày 31 của tháng.

Ví dụ 2: Công ty A cung cấp dịch vụ tư vấn gíam sát giám sát. Ngày 02/10/2018, sau khi ký hợp đồng, công ty nhận 30% giá trị hợp đồng, thì ngày lập hóa đơn đầu tiên sẽ là ngày 02/10/2018 (số tiền trên hóa đơn là 30% giá trị hợp đồng). Khi nào hoàn thành xong việc cung ứng dịch vụ sẽ xuất hóa đơn cuối cùng, số tiền còn lại không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Lưu ý:

- Theo Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

- Khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì không phải xuất hóa đơn.

Cụ thể, theo nội dung tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ Tài chính gửi cho Hội Kiểm toán Việt Nam, trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán, kiểm toán; tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng này.

3. Thời điểm xuất hóa đơn cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình

Căn cứ Đoạn 3 Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ vào thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

4. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT xây dựng, xây lắp

Theo Đoạn 4, 5, 6 Điểm a Khoản 2 Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

- Trường hợp doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

- Tiền đặt cọc mua căn hộ không phải xuất hóa đơn. Cụ thể, theo hướng dẫn tại Công văn 39313/TC-HTr ngày 13/6/2016 của Cục thuế TP Hà Nội:

+ Đối với tiền đặt cọc: Trường hợp khi công ty có nhận một khoản tiền đăt cọc của khách hàng trước khi ký hợp đồng để đảm bảo việc giữ chỗ mua căn hộ hình thành trong tương lai, bao gồm cả trường hợp khách hàng tiếp tục ký hợp đồng hoặc không tiếp tục ký hợp đồng mua căn hộ, nếu việc thu tiền đặt cọc không nằm trong tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì công ty chưa phải lập hóa đơn GTGT.

+ Đối với việc sử dụng hóa đơn: Công ty có thực hiện thu tiền mua căn hộ của khách hàng theo tiến độ, trường hợp cùng một khách hàng nộp tiền cho một hợp đồng nhiều lần trong ngày thì đơn vị xuất 01 hóa đơn tổng trong ngày theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

+ Đối với việc Công ty thỏa thuận về chiết khấu thanh toán: Trường hợp khách hàng là doanh nghiệp đóng tiền trước tiến độ, công ty và khách hàng ký phụ lục hợp đồng theo thỏa thuận điều chỉnh giảm giá trị căn hộ cho khoản chiết khấu thanh toán thì công ty không phải xuất hóa đơn, kê khai, tính nộp thuế GTGT.

5. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT kinh doanh xăng dầu

Theo Đoạn 8 Điểm a Khoản 2 Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

6. Thời điểm xuất hóa đơn GTGT hàng xuất khẩu

Khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài sử dụng hóa đơn thương mại, thì thời điểm xuất hóa đơn hàng xuất khẩu cũng được xác định như thời điểm bán hàng hóa, cụ thể là ngày chuyển giao hàng cho khách. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan. Đây là nội dung được quy định cụ thể tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC.

7. Hóa đơn GTGT sai thời điểm, bên mua có được khấu trừ thuế

Nếu hóa đơn GTGT sai thời điểm vì nguyên nhân khách quan dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì bên mua được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định.

Nội dung này đã được hướng dẫn tại Công văn 2104/TCT-KK ngày của Tổng Cục thuế hướng dẫn cho Cục thuế Hà Nội, cụ thể: “Căn cứ hướng dẫn nêu trên, trường hợp Ban quản lý dự án Xây dựng phòng thí nghiệm Dioxin mua hàng hóa từ các nhà cung cấp (trang thiết bị, vật tư sử dụng để nghiên cứu). Tuy nhiên, do nguyên nhân khách quan làm chậm thanh toán tiền hàng dẫn đến nhà cung cấp không xuất hóa đơn GTGT khi giao hàng/thanh lý hợp đồng thì Ban quản lý được kê khai, hoàn thuế đối với những hóa đơn GTGT hàng hóa mua vào do người bán lập sai thời điểm nếu các hóa đơn này có đủ điều kiện khấu trừ theo quy định. Các đơn vị cung cấp hàng hóa cho Ban quản lý dự án bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn”.

8. Mức phạt lập hóa đơn không đúng thời điểm

Theo Khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Theo đó:

+ Phạt cảnh cáo nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.

Ví dụ: Công ty C giao hàng cho khách hàng vào ngày 01/3/2014 (căn cứ vào phiếu xuất kho của Công ty C), nhưng đến ngày 03/3/2014 Công ty C mới lập hóa đơn để giao cho khách hàng. Việc lập hóa đơn như trên là không đúng thời điểm nhưng Công ty C đã kê khai, nộp thuế trong kỳ tính thuế của tháng 3/2014 nên Công ty C bị xử phạt ở mức 4.000.000 đồng (do không có tình tiết giảm nhẹ).

+ Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.