03 hình thức bản sao được công nhận theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

03 hình thức bản sao được công nhận theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP (Ảnh minh họa)

Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư quy định các hình thức bản sao có giá trị pháp lý như bản chính bao gồm:

Thứ nhất, bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định, bao gồm các hình thức:

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy: Được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy;

• Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy: Được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy;

• Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Thứ hai, bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định, bao gồm các hình thức:

• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

• Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

• Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Lưu ý: Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

Thứ ba, bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định, bao gồm các hình thức:

• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy;

• Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử;

• Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Lưu ý: Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Ngoài ra, về thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao sẽ được thực hiện theo quy định như đối với văn bản hành chính. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Đối với việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Lê Vy

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY