Quy định mới hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

Để triển khai thực hiện việc đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ, ngày 01 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ.

Theo Thông tư này, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi tổ chức đó đóng trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân.

Sở Nội vụ có trách nhiệm cấp, cấp lại, thu hồi Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ cho tổ chức và cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 36 Luật Lưu trữ.Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ có giá trị 05 năm kể từ ngày cấp và được cấp lại khi bị mất, bị hỏng, bị lỗi hoặc trong trường hợp thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận.

Thông tư cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động và sử dụng dịch vụ lưu trữ. Cụ thể, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ; đảm bảo bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; báo cáo định kỳ bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ được quyền quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đồng thời có trách nhiệm quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ đã được ký kết.

Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ

Theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV, để đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ, các tổ chức, cá nhân phải chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ (nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi cá nhân đăng ký hộ khẩu thường trú). Trong thời gian 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Nội vụ cấp, cấp lại và công bố danh sách tổ chức và cá nhân được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ trên Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ. Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm:

1. Đơn đề nghị cấp, cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ (theo Mẫu).

2. Bản sao có chứng thực Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập (đối với tổ chức).

3. Bản sao có chứng thực hộ khẩu thường trú (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

4. Danh sách người hành nghề lưu trữ kèm bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của người tham gia hoạt động dịch vụ (đối với tổ chức).

5. Bản sao có chứng thực Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (đối với cá nhân hành nghề độc lập).

6. Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất, trang thiết bị, điều kiện làm việc để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

Thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ

Tổ chức và cá nhân bị thu hồi Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ trong các trường hợp sau:

- Hoạt động không đúng với các nội dung đăng ký theo Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

- Kê khai không đúng thực tế hoặc gian lận, giả mạo hồ sơ đề nghị cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

- Không kinh doanh dịch vụ lưu trữ trong 12 (mười hai) tháng liên tục.

- Bị giải thể hoặc phá sản theo quy định của pháp luật.

Thông tư  09/2014/TT-BNV có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014. Các quy định mới này sẽ góp phần thúc đẩy việc xã hội hóa công tác lưu trữ đồng thời đảm bảo nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cá nhân, tổ chức tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Nguồn: Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, Bộ KH&ĐT