Cách thể hiện chi tiết 08 nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn

1.1 Tên hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên hóa đơn quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác (Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử).

1.2 Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Là ký tự có 01 số tự nhiên (từ số 1 đến số 4) để phản ánh các loại hóa đơn:

- Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Số 2: Hóa đơn bán hàng.

- Số 3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

- Số 4: Các loại hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử,...

1.3 Ký hiệu hóa đơn

Là ký hiệu có nhóm 06 ký tự gồm chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn nhằm phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, năm lập và loại hóa đơn được sử dụng. Trong đó, 06 ký tự ký hiệu hóa đơn được quy định sau:

- Ký tự đầu tiên là 01 chữ cái (C hoặc K), chữ C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Còn chữ K thể hiện hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

- 02 ký tự tiếp theo là 02 chữ số Ả Rập (xác định theo 02 năm cuối dương lịch) thể hiện năm lập hóa đơn. Ví dụ: Năm lập hóa đơn năm 2019 thì 02 chữ số được thể hiện trên hóa đơn là 19.

- Ký tự thứ 4 là ký tự thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với cơ quan thuế gồm có 01 chữ cái được quy định chữ T hoặc D hoặc L hoặc M. Cụ thể:

+ T: Áp dụng các loại hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân sử dụng.

+ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

- Hai ký cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lí (trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để YY).

- Lưu ý: ký hiệu mã số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được thể hiện ở phía bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

1.4 Số hóa đơn

Là số ký tự được ghi bằng chữ số Ả Rập có tối đa 08 chữ số, bắt đầu từ số 01 (ngày 01/01) hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc hóa đơn vào ngày 31/12 hằng năm (có tối đa 99 999 999) được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn và hóa đơn phải được lập theo thứ tự từ liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng 01 ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì lập hóa đơn phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập, sử dụng 01 lần duy nhất và tối đa 08 chữ số.

2. Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán

Trên mỗi hóa đơn phải thể hiện đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế: Cũng như người bán, đối với người mua trên hóa đơn phải ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế được ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế, thông báo mã số thuế và giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Trường hợp không có mã số thuế thì trên hóa đơn không cần phải thể hiện mã số thuế người mua, một số trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì không cần phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin địa chỉ người mua được thay thế bằng hộ chiếu/giấy tờ xuất nhạp cảnh hoặc quốc tịch của người đó.

Hình minh họa (Nguồn internet)

3. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ

3.1 Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn: được ghi bằng tiếng Việt

Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khac nhau thì tên hàng hóa phải chi tiết từng chủng loại ( điện thoại Samsung, Nokia,...). Trường hợp phải thể hiện số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa khi đăng ký pháp luật có yêu cầu (số khung, số máy ô tô, mô tô, chiều dài, chiều rộng của nhà,...) đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, sở hữu.

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, CNTT, bảo hiểm thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bênphải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới d ng tiếng Việt và có chữ nhỏ hơnchữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định vềmã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

3.2 Đơn vị tính

Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xácđịnh tên đơn vị tính của hàng hóa thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị tính là đơn vịđo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp,can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m...). Đối với dịch vụ thì đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

3.3 Số lượng hàng hóa, dịch vụ

Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả rập theo đơn vị tính.

3.4 Đơn giá hàng hóa, dịch vụ

Người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính. Trong đó:

- Thuế suất thuế giá trị gia tăng là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

- Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT. Thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập (trừ bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện thể hiện nguyên tệ và bằng chữ nước ngoài).

4. Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua

Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn.

Trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

5. Thời điểm lập HĐĐT

Thời điểm lập HĐĐT xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30/04/2019) và phù hợp với hướng dẫn Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

6. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

7. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại Điểm d.3 khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC và các nội dung khác liên quan (nếu có).

8. Chữ viết, chữ số và đồng tiền 

8.1 Chữ viết

Chữ viết hiển thị trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

8.2 Chữ số

Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

8.3 Đồng tiền

Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá nguyên tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD - Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000 EUR- Năm nghìn euro).

- Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn thể hiện theo nguyên tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Xem thêm tại Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019.

Ngọc Duy