Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Nghị định 04/2014/NĐ-CP có quy định: "Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử". Đây là hình thức giao dịch thực hiện bằng phương tiện điện tử nên chịu sự điều chỉnh của Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành. Có thể nói việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực do đó được Nhà nước khuyến khích áp dụng.

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, nội dung hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
  Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán và người mua;
• Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì cách viết chữ nước ngoài phải tuân thủ một số điều kiện theo quy định.

Đối với một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc thì được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính. 

Khi lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.