Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp

Theo quy định tại Điều 16 Luật lưu trữ 2011, việc xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo nguyên tắc chính trị, lịch sử, tòan diện và tổng hợp. Đồng thời, việc xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:

• Nội dung của tài liệu;
• Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;
• Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;
• Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
• Hình thức của tài liệu;
• Tình trạng vật lý của tài liệu.

Bên cạnh đó, để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

• Chủ tịch Hội đồng;
• Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;
• Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
• Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.

Đây là nội dung được quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY