Chính sách mới

Yêu cầu tìm kiếm, sử dụng tài liệu trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử

10:17, 05/02/2019

Thông tư 01/2019/TT-BNV đã được Bộ Nội vụ ký ban hành quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Quy định về hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Cụ thể, đối với thống kê, tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các chức năng sau đây:

Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài liệu;
Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;
Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ;
Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ và nội dung của văn bản, tài liệu;
Cho phép lựa chọn hiển thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm;
Cho phép lưu và sử dụng lại các yêu cầu tìm kiếm;
Cho phép hiển thị thứ tự kết quả tìm kiếm;
Cho phép kết xuất kết quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf);
Cho phép tải hoặc in văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả;
Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống;
Lưu lịch sử truy cập và sử dụng văn bản, tài liệu.