09 nội dung quan trọng cần biết về hóa đơn điện tử tại Nghị định 119

1. Tất cả các doanh nghiệp phải áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020

Cụ thể, theo nội dung quy định tại Điều 35, Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực thi hành. Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2020 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

Cụ thể hóa quy định tại Nghị định 119, Khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119 cũng đã nhấn mạnh, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.

2. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Cụ thể, theo Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

3. Các trường hợp bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì nhóm các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã là những đổi tượng quy định tại Khoản 3, Khoản 4 và Khoản 5 của Điều 12 và một số trường hợp cấp hóa đơn điện tử khi có yêu cầu như sau:

- Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

- Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.

Và theo hướng dẫn thực hiện cụ thể của Bộ Tài chính đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế tại Khoản 3 Điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Trong đó, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế là doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có một trong các dấu hiệu được quy định từ tiết b.1 tới b.7 của điểm b Khoản 3 Điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Như vậy, đối với những doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và thuộc một trong những trường hợp trên thì phải dùng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Ảnh minh họa

4. Các trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử không có mã được áp dụng cho một số ngành nghề, lĩnh vực: “điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; …., tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.”

Tuy nhiên, doanh nghiệp thuộc nhóm ngành nghề trên vẫn phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nếu thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Theo hướng dẫn tại khoản 1 điều 6 Thông tư 68/2019/TT-BTC về các lĩnh vực được áp dụng hóa đơn điện tử không có mã thì các lĩnh vực điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại được xác định theo ngành kinh tế cấp 4 theo Danh mục hệ thống ngành kinh tế quốc dân ban hành kèm theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, trong đó đối với hoạt động kinh doanh thương mại điện tử được xác định theo mã ngành bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua internet; kinh doanh siêu thị được xác định theo mã ngành bán lẻ trong siêu thị, trong cửa hàng tiện lợi; kinh doanh thương mại được xác định theo các mã ngành bán buôn, bán lẻ các mặt hàng.

5. Hủy hóa đơn giấy khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Theo Khoản 3 Điều 8 Thông tư 68/2019/TT-BTC, việc hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) và ngừng sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành thực hiện theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

6. 05 trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã miễn phí

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định trên) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;

- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119 trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này;

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

Theo đó, Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí cho các đối tượng nêu trên.

7. Tổ chức cung cấp dịch vụ được thu tiền theo thỏa thuận hợp đồng khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Cụ thể, theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 33 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được thu tiền sử dụng dịch vụ về hóa đơn điện tử từ người mua dịch vụ để đảm bảo duy trì hoạt động theo thỏa thuận tại Hợp đồng giữa hai bên.

8. Xử lý sai sót về hóa đơn điện tử

Đối với hóa đơn điện tử lập trước ngày 01/11/2020

Vì trong thời gian này các quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư 32/2011/TT-BTC vẫn còn hiệu lực thi hành nên việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Đối với hóa đơn điện tử lập từ ngày 01/11/2020

Kể từ ngày 01/11/2020, việc quản lý, sử dụng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện thống nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Do đó việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử được thực hiện theo các quy định tại Điều 17 về xử lý hóa đơn có sai sót sau khi cấp mã và Điều 24 về xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập của Nghị định 119/2018/NĐ-CP (được hướng dẫn chi tiết tại Điều 11 và Điều 17 Thông tư 68/2019/TT-BTC)

9. Muốn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng 04 điều kiện

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Thông tư 68/2019/TT-BTC về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, các tổ chức cung cấp dịch vụ truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải đáp ứng 04 điều kiện sau:

Thứ nhất, về chủ thể: Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:

- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

- Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức.

- Đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

Thứ hai, về tài chính: Phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Thứ ba, về nhân sự: Phải có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu. Đồng thời, có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thứ tư, về kỹ thuật: Phải có hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính theo quy định tại mục d, khoản 1 Điều 32 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP; có hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố; đồng thời, việc kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu sau:

+ Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.

+ Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

+ Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Toàn Trung