Các quy định bắt buộc phải biết khi sử dụng Hóa đơn điện tử

1. Quy định về thời gian áp dụng hóa đơn điện tử

Các đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng.

Các đơn vị đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc đã mua hóa đơn để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng đến ngày 31/10/2020. Trường hợp cơ quan thuế yêu cầu đơn vị chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử nhưng đơn vị chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Đối với các đơn vị mới thành lập từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo phải thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì áp dụng hóa đơn điện tử.  Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử thì được phép sử dụng hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

2. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót thì người bán phải thông báo ngay cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; người bán phải thông báo với quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.

Việc thông báo sai sót được thực hiện theo mẫu số 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Các trường hợp được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì đơn vị thuộc một trong năm trường hợp sau đây thì được cấp miễn phí hóa đơn điện tử, gồm:

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (trừ doanh nghiệp quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp;

- Hộ, cá nhân kinh doanh. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định này trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này;

- Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

- Các trường hợp khác cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

4. Hủy các hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng

Đây là nội dung được quy định tại Khoản 3 Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP; theo đó, kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, các đơn vị phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

5. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 14 và Điều 20 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các đơn vị thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Duy Thịnh