Hướng dẫn mới về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp

Quy định về chứng từ kế toán

Theo Dự thảo, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm các chỉ tiêu sau:

• Lao động tiền lương;
• Vật tư;
• Tiền tệ;
• Tài sản cố định;
• Khác.

Quy định hiện hành tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC thì hệ thông biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp chỉ có 4 chỉ tiêu là lao động - tiền lương, vật tư, tiền tệ và tài sản cố định.

Việc sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán thực hiện như sau:

• Phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
• Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
• Đối với các chứng từ chưa quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị có thể tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán.
• Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Quy định về tài khoản kế toán

So với quy định hiện hành Hệ thống tài khoản có nhiều sự thay đổi. Hệ thống tài khoản bao gồm 10 loại, trong đó:

• Từ tài khoản loại 1 đến loại 9 dùng để kế toán tài chính phản ánh tình hình: Tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả và tài khoản ngoài bảng của đơn vị trong kỳ kế toán; 
• Tài khoản loại 10 dùng để kế toán thu, chi ngân sách nhà nước (gọi tắt là kế toán ngân sách) đối với các đơn vị được ngân sách nhà nước cấp kinh phí. Nếu một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh mà liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán tài chính và đồng thời hạch toán kế toán ngân sách.

Theo quy định tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Cụ thể:

• Loại 0: Tài khoản ngoài bảng;
• Loại 1: Tên và vật tư;
• Loại 2: Tài sản cố định;
• Loại 3: Thanh toán;
• Loại 4: Nguồn kinh phí;
• Loại 5: Các khoản thu;
• Loại 6: Các khoản chi.

Hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán tài chính và sổ kế toán ngân sách. Tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Các loại sổ tổng hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) là các mẫu sổ bắt buộc, các loại sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết là mẫu sổ hướng dẫn. Riêng sổ kế toán ngân sách phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước đối với việc tiếp nhận và sử dụng tiền ngân sách nhà nước.

Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, gồm:

• Hình thức kế toán Nhật ký chung;
• Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
• Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.

Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán

Kỳ hạn lập báo cáo tài chính đối với báo cáo tài chình:

• Đơn vị phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm (thời điểm 31/12) theo quy định của luật Kế toán.
• Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo tài chính theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo tài chính năm đơn vị phải lập cả báo cáo tài chính theo kỳ kế toán đó;

Kỳ hạn lập báo cáo tài chính theo dự thảo có sự khác biệt so vơi quy định hiện hành. Cụ thể tại Quyết định 19/2006/QĐ-BTC việc lập báo cáo tài chính như sau:

• Báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm.
• Báo cáo tài chính của các đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế toán năm;
• Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động;

Theo Dự thảo báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính, sự nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị cấp trên trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán trực thuộc không có tư cách pháp nhân nộp Báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên theo thời hạn do đơn vị cấp trên quy định để phục vụ cho việc tổng hợp Báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên.

Đối với báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước: Đơn vị lập báo cáo theo kỳ kế toán năm. Số liệu lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm là số liệu thu, chi của năm ngân sách, tính đến hết thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách nhà nước (ngày 31/01 năm sau) theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước. Báo cáo quyết toán kinh phí nguồn khác: Đơn vị lập báo cáo quyết toán năm. Đơn vị phải lập báo cáo quyết toán khi kết thúc kỳ kế toán năm (sau ngày 31/12). Trường hợp pháp luật có quy định lập báo cáo theo kỳ kế toán khác thì ngoài báo cáo quyết toán năm đơn vị phải lập cả báo cáo theo kỳ kế toán đó;