Hướng dẫn định dạng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Hướng dẫn định dạng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Ảnh minh họa)

Cụ thể, theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

• Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung của hóa đơn theo quy định, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

• Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Như vậy, theo quy định trên, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch,… vụ hoặc sử dụng biên lai điện tử khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế,… thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

Tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "extensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin). Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thứ nhất: Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;

• Thứ hai: Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

• Tuy nhiên, đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

Đồng thời, tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Giao thức Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps;

• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối;

• Sử dụng SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

Như vậy, có thể thấy, từ ngày 01/07/2022 (ngày bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử), các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh hoàn thành việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử thì phải định dạng hóa đơn điện tử theo quy định trên. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Ty Na

>> XEM BẢN TIẾNG ANH CỦA BÀI VIẾT NÀY TẠI ĐÂY