Chỉ thị 09/2015/CT-UBND tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC

Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đã đạt được những kết quả tích cực. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được duy trì thực hiện nền nếp, bám sát các quy định hiện hành. Các hoạt động sự nghiệp văn thư, lưu trữ đã đạt những kết quả bước đầu. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên. Trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và sử dụng con dấu được các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng các quy định. Việc lập hồ sơ công việc bước đầu được thực hiện tạo điều kiện cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ được thuận lợi. Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh nói chung đã được quản lý tương đối thống nhất, đúng các quy định của pháp luật, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, đồng thời phục vụ hiệu quả sự lãnh đạo, quản lý, điều hành của UBND tỉnh cũng như của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, hiện nay việc nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức vẫn chưa đầy đủ, đúng mức, thậm chí còn xem nhẹ công tác này. Việc chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ hàng năm và chế độ thông tin, báo cáo trong lĩnh vực này ở một số cơ quan, tổ chức chưa nghiêm túc. Trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của công chức, viên chức và nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức còn yếu, chưa đồng đều. Một số cơ quan, tổ chức còn bố trí kiêm nhiệm người làm công tác văn thư, lưu trữ nên hiệu quả công tác này chưa cao hoặc bố trí người không đúng chuyên môn nghiệp vụ. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên, nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý, sắp xếp. Việc khai thác, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện thường xuyên, có nơi chưa được quan tâm thực hiện. Việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu còn chậm, chưa đáp ứng yêu cầu quản lý lĩnh vực này theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa. Đáng chú ý là tình trạng tài liệu còn tồn đọng của các cơ quan, tổ chức khá nhiều, toàn tỉnh còn khoảng trên 3.000 mét tài liệu còn tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và đưa vào bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng. Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nói chung còn rất hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa. Việc bố trí kho lưu trữ của các cơ quan, tổ chức chủ yếu là tạm thời, diện tích chật hẹp, trang, thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài. Theo báo cáo của Sở Nội vụ chỉ có 6/24 Sở, ngành và tương đương, 5/9 UBND huyện, thành, thị có kho lưu trữ, nhưng hầu như hết các kho không bảo đảm quy định về tiêu chuẩn của kho lưu trữ, do đó công tác thu thập, bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu rất khó khăn. Số Sở, ngành, UBND huyện, thị còn lại và hầu hết các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu không có kho lưu trữ. Nguồn kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn rất hạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm, vì vậy rất khó khăn cho việc triển khai công tác văn thư, lưu trữ hàng năm nhất là các hoạt động về lưu trữ.

Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế, yếu kém, bất cập trên là do Thủ trưởng một số cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa có biện pháp chỉ đạo, tổ chức thực hiện nghiêm túc, quyết liệt. Đội ngũ những người đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng, một bộ phận còn yếu về trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ hoặc thiếu ổn định. Nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang, thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nói chung còn rất hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu công tác trong lĩnh vực này.

Để tăng cường quản lý nhà nước, bảo đảm sự quản lý tập trung, thống nhất, đúng các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sự nghiệp văn thư, lưu trữ, sớm khắc phục ngay những hạn chế, yếu kém, bất cập trong lĩnh vực này trong thời gian tới, UBND tỉnh Chỉ thị:

1. Thủ trưởng các Sở, Ban ngành, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị, Thủ trưởng các Doanh nghiệp nhà nước, các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu trữ cần chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt những nội dung sau:

a) Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, quán triệt, học tập Luật Lưu trữ và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức và nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Ban hành kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức hàng năm trên cơ sở kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của UBND tỉnh để triển khai thực hiện có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ;

c) Bố trí công chức, viên chức, nhân viên đúng với tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định. Đối với những cơ quan, tổ chức đã bố trí công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đúng tiêu chuẩn chức danh phải có kế hoạch sắp xếp bố trí lại hoặc cử đi đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức và nhân viên từng bước hoàn thiện tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ và nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời chế chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;

d) Tổ chức rà soát lại hệ thống kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức, trên cơ sở đó cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư cơ sở vật chất và các trang, thiết bị cần thiết của kho lưu trữ phục vụ hoạt động lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối của các kho lưu trữ;

đ) Thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, tránh tình trạng văn bản ban hành sai về thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật, quản lý và sử dụng con dấu an toàn, bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ;

e) Tập trung thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; chấm dứt tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống hoặc bị mối, mọt chưa được bảo quản, chỉnh lý, bảo đảm từ nay đến hết năm 2018 các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu phải chỉnh lý, giải quyết xong tài liệu còn tồn đọng;

g) Thực hiện nghiêm túc chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức theo quy định.

Riêng đối với cấp huyện bảo đảm đến năm 2020 các huyện, thành, thị thực hiện xong việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với số tài liệu trong thời gian 10 năm nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

h) Bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, chuyên môn để tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện nghiêm túc việc báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 về quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

k) Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ, từng bước hiện đại hóa việc quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo đảm đến năm 2020 có khoảng 70% số tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đưa vào cơ sở dữ liệu.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan theo định kỳ hàng năm (trước ngày 20/12 của năm trước) tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành kế hoạch và chỉ đạo, tổ chức thực tốt kế hoạch của năm sau về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh để triển khai thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan giúp UBND tỉnh chỉ đạo, thực hiện tốt Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được phê duyệt kèm theo Quyết định số 2244/QĐ-UBND ngày 18/8/2014 của UBND tỉnh;

c) Chủ trì, giúp UBND tỉnh xúc tiến nhanh việc triển khai thực hiện các Đề án, Dự án đã được UBND tỉnh phê duyệt tại Danh mục kèm theo Quyết định số 2244/QĐ-UBND ngày 18/8/2014 nêu trên. Trong đó trọng tâm là: Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống, Dự án số hóa hồ sơ, tài liệu và lập cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử và lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Dự án cải tạo, sửa chữa, nâng cấp các kho lưu trữ, Đề án thu thập, sưu tầm tài liệu quý hiếm...;

d) Tham mưu, giúp UBND tỉnh xây dựng, kiện toàn đội ngũ công chức, viên chức và nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ toàn tỉnh bảo đảm đủ về số lượng, có cơ cấu hợp lý, không ngừng nâng cao về chất lượng, đúng tiêu chuẩn chức danh quy định, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng làm việc hiệu quả, đủ sức đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa;

đ) Tham mưu, giúp UBND tỉnh, Hội đồng thi đua, Khen thưởng tỉnh đưa kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét thi đua hàng năm nhằm khen thưởng kịp thời đối với những tập thể và cá nhân làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, có ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu, chấp hành và thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

g) Theo dõi, đôn đốc các Sở, Ban ngành, UBND các huyện, thành thị và các cơ quan, đơn vị thực hiện; định kỳ hàng năm tổ chức sơ kết, đánh giá kết quả thực hiện và kịp thời báo cáo UBND tỉnh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện Chỉ thị này.

3. Sở Tài chính có trách nhiệm

Chủ trì, phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư thẩm định trình UBND tỉnh bố trí kinh phí phục vụ kịp thời, có hiệu quả việc thực hiện Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được phê duyệt kèm theo Quyết định số 2244/QĐ-UBND ngày 18/8/2014 của UBND tỉnh và các nội dung liên quan khác nhằm thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và tình hình thực tế ở địa phương.

4. Các cơ quan báo chí, thông tin truyền thông:

Báo Vĩnh Phúc, Đài Phát thanh và truyền hình tỉnh, Cổng thông tin điện tử của tỉnh và Công thông tin điện tử của các cơ quan, tổ chức: Tập trung tuyên truyền sâu nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước cũng như các nhiệm vụ kinh tế, xã hội của địa phương; Thường xuyên theo dõi, cập nhật, thông tin kịp thời về tình hình, kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Biểu dương kịp thời những cơ quan, tổ chức cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ trong lĩnh vực này.

Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Giám đốc các Doanh nghiệp Nhà nước; Chủ tịch UBND các huyện, thành, thị, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh là nguồn nộp lưu có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.