CHỈ THỊ

“V/V QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU ”

Căn cứ Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính Phủ và Thông tư Liên Bộ số 32/TT-LB của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ và Bộ Nội vụ quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Ủy ban Nhân dân Chỉ thị việc tổ chức thực hiện như sau:

I. LOẠI CON DẤU VÀ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC SỬ DỤNG CON DẤU:

A. Loại con dấu quy định trong Nghị định số 62/CP là con dấu được sử dụng trong các cơ quan Nhà nước, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang là một số chức danh (gọi tắt là cơ quan tổ chức) được đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức hoặc các giấy tờ thủ tục hành chính khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và công dân gồm các loại: dấu chìm, dấu nổi, dấu ướt. Các loại dấu tiêu đề, ngày, tháng, chữ ký... của các tổ chức và cá nhân không thuộc phạm vi quy định này.

B. Các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu:

1. Cơ quan, tổ chức được dùng con dấu có hình Quốc huy:

- Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các cấp.

- Tòa án nhân dân các cấp và các Tòa án khác, cơ quan thi hành án các cấp.

- Viện Kiểm sát nhân dân các cấp.

- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh.

- Phòng Công chứng Nhà nước tỉnh.

2. Cơ quan, tổ chức được dùng con dấu không có hình Quốc huy:

- Các cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân tỉnh được tổ chức thành đơn vị công tác riêng như: Sở, Ban, Uỷ ban, Cục, Chi cục... của UBND huyện, thị như: Phòng, Ban, Chi cục...

- Các tổ chức sự nghiệp làm nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục, đào tạo, văn hóa, xã hội như: Trung tâm, Bệnh viện, Trường học...

- Các tổ chức quần chúng, tổ chức phi Chính phủ được cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập hoạt động theo pháp luật hiện hành.

- Các tổ chức kinh tế bao gồm: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp doàn thể, doanh nghiệp tư nhân; các tổ chức liên doanh về kinh tế kể cả liên doanh với nước ngoài và các tổ chức kinh tế tập thể.

3. Các cơ quan, tổ chức được khắc và sử dụng con dấu có biểu tượng riêng hoặc chữ nước ngoài trong những trường hợp sau:

- Những cơ quan, tổ chức có biểu tượng riêng mà biểu tượng đó đã được cấp có thẩm quyền của Nhà nước quy định hay phê duyệt, biểu tượng của các tổ chức quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc có mối quan hệ trực tiếp được Nhà nước cho phép.

- Những cơ quan, tổ chức được phép hợp tác liên doanh với các tổ chức, cá nhân nước ngoài, cơ quan, tổ chức được Nhà nước Việt Nam cho phép thành lập và hoạt động ở nước ngoài thì có thể được khắc thêm chữ nước ngoài vào con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

II. QUY ĐỊNH QUẢN LÝ SỬ DỤNG CON DẤU:

1. Căn cứ vào mẫu dấu (kích thước, hình thể, nội dung) do Bộ Nội vụ quy định, sau khi đã có ý kiến của Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh, Công an tỉnh (PC13) có nhiệm vụ cấp giấy phép khắc dấu và thực hiện việc đăng ký lưu chiếu mẫu con dấu đã khắc trước khi sử dụng.

2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quy định tại mục B, phần I nêu trên, quản lý con dấu của cơ quan mình và của các đơn vị trực thuộc mình quản lý.

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý con dấu của cơ quan mình, của UBND huyện, thị, xã, phường, thị trấn và của các cơ quan tổ chức trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh.

- Chủ tịch UBND huyện, thị quản lý con dấu của các tổ chức kinh tế tập thể, Hội quần chúng thuộc thẩm quyền mình ra quyết định thành lập.

Nội dung quản lý con dấu:

a) Cho phép bằng văn bản đối với cơ quan, tổ chức, trực thuộc mình quản lý theo quy định Nhà nước.

b) Kiểm tra việc quản lý sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức trực thuộc mình quản lý theo quy định Nhà nước.

c) Quyết định thu hồi con dấu của cơ quan, tổ chức trực thuộc thẩm quyền mình ra quyết định thành lập khi cơ quan, tổ chức đó giải thể, sát nhập hoặc vì lý do gì khác phải đình chỉ việc sử dụng con dấu. Quyết định thu hồi con dấu đồng thời phải gởi ngay cho cơ quan Công an tỉnh (PC13) đã cấp giấy phép khắc dấu, để cơ quan Công an tỉnh kịp thời thu hồi và tiêu hủy con dấu đã cấp (thời hạn thu hồi con dấu chậm nhất không quá 15 ngày kể từ ngày ký quyết định.

3. Thủ trưởng cơ quan hoặc người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu theo quy định dưới đây:

3.1 Phải được cấp có thẩm quyền ra quyết định cho phép sử dụng con dấu riêng theo đúng qui định của Nhà nước.

3.2 Các cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ riêng, nhưng nội dung con dấu phải giống mẫu (con dấu đang sử dụng) quy định và được cấp có thẩm quyền cho phép.

3.3 Khi làm thủ tục khắc dấu phải theo đúng các quy định của Nhà nước do cơ quan Công an tỉnh (PC13) hướng dẫn.

3.4 Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiếu mẫu tại cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu. Chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng dấu mới. Khi bắt đầu sử dụng dấu mới phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan Công an tỉnh (PC13).

3.5 Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ do Bộ nội vụ quy định.

3.6 Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp Trưởng, cấp Phó hoặc cấp dưới trực tiếp ủy quyền của Thủ trưởng, cơ quan, tổ chức đó). Không được đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.

3.7 Con dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, đơn vị, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể được mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị.

3.8 Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu, cụ thể là:

- Phải để con dấu đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận, không được làm biến dạng con dấu.

- Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có trách nhiệm.

- Khi đóng dấu lên các văn bản, giấy tờ phải rõ nét, phải đóng dấu chùm lên một phần ba chữ ký về phía trái.

- Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

- Khi con dấu bị mất, phải báo ngay cho cơ quan nơi gần nhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc mẫu dấu không đúng với qui định, phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ.

3.9 Có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ Công an hoặc cán bộ tổ chức khi tiến hành kiểm tra việc chấp hành các quy định về bảo quản và sử dụng con dấu.

4. Nghiêm cấm việc làm con dấu giả, dùng con dấu giả hoặc dùng con dấu không đúng quy định của Nhà nước. Những người vi phạm quy định này phải bị xử lý theo pháp luật hiện hành.

5. Trách nhiệm của cơ quan Công an trong việc khắc và bảo quản con dấu: thực hiện theo mục C, phần II quy định tại Thông tư liên Bộ Nội vụ - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ số 32/TT-LĐ ngày 30/12/1993.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Giám đốc Công an tỉnh, Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện và giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu trên địa bàn tỉnh theo Chỉ thị này.

2. Thủ trưởng các sở, ban ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị, xã, phường, thị trấn và các Tổ chức, cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Chỉ thị này.

3. Chỉ thị này có hiệu lực kể từ ngày ký, các văn bản chỉ đạo trước đây của Uỷ ban nhân dân tỉnh về quản lý, sử dụng con dấu trái với tinh thần Chỉ thị này được bãi bỏ./.