HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

KIỂM ĐỊNH AN TOÀN KỸ THUẬT VÀ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG XE CƠ GIỚI

Căn cứ Quyết định số 26/2008/QĐ-BGTVT ngày 04/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đăng kiểm Việt Nam;
Căn cứ Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT ngày 06/10/2009 của Bộ Giao thông vận tải Quy định về thủ tục kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ;
Căn cứ Thông tư số 10/2009/TT-BGTVT ngày 24/06/2009 của Bộ Giao thông vận tải về kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ;
Căn cứ Thông tư số 11/2009/TT-BGTVT ngày 24/06/2009 của Bộ Giao thông vận tải quy định điều kiện đối với Trung tâm đăng kiểm phương tiện giao thông cơ giới đường bộ;
Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam hướng dẫn thực hiện kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới như sau:

1. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

1.1. Hướng dẫn việc kiểm định, quản lý, lưu trữ, ghi chép hồ sơ, chế độ báo cáo và xử lý một số sai phạm trong sử dụng hồ sơ kiểm định.

1.2. Áp dụng cho các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới.

1.3. Là căn cứ cho việc kiểm tra, giám sát công tác kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới.

2. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Các từ ngữ sử dụng trong hướng dẫn này được hiểu như sau:

2.1. Tài liệu kỹ thuật: là các tài liệu của nhà sản xuất, sổ tay thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc các ấn phẩm kỹ thuật khác đã được phát hành và có nguồn gốc rõ ràng.

2.2. Hồ sơ phương tiện bao gồm:

- Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định (dưới đây viết tắt là Biên bản kiểm tra);

- Phiếu lập Sổ kiểm định (dưới đây viết tắt là Phiếu lập Sổ);

- Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu đối với xe cơ giới nhập khẩu;

- Tài liệu kỹ thuật được sử dụng làm cơ sở lập Sổ kiểm định;

- Bản phô tô các giấy tờ sau: các giấy Đăng ký xe ô tô trong suốt quá trình sử dụng, trang Đặc điểm phương tiện, trang Cải tạo, thay đổi kết cấu và trang Đặc điểm khác (nếu có) trong Sổ kiểm định;

- Các ảnh chụp: phía trước hoặc phía sau xe cơ giới rõ biển số (kể cả khi thay đổi biển số), tổng thể của xe cơ giới (kể cả sau cải tạo nếu làm thay đổi hình dáng);

- Các giấy tờ ghi nhận những thay đổi trong quá trình sử dụng của xe cơ giới (Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo, Đơn xin cấp lại Sổ kiểm định, Sổ kiểm định cũ, các giấy tờ liên quan khác).

2.3. Trung tâm quản lý Sổ kiểm định: là đơn vị Đăng kiểm đang quản lý Hồ sơ phương tiện.

3. KIỂM ĐỊNH

3.1. Địa điểm kiểm định theo quy định tại Điều 4 - Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT. Đối với các xe cơ giới có biển số đăng ký do Cơ quan trung ương cấp thì làm thủ tục kiểm tra lần đầu để cấp Sổ kiểm định tại một trong số các đơn vị Đăng kiểm cùng địa phương với địa chỉ chủ xe trong Đăng ký xe ô tô.

3.2. Đối với các trường hợp xe cơ giới do cấm đường không đến được Trung tâm quản lý Sổ kiểm định để làm thủ tục cấp lại, cấp đổi hoặc sửa đổi, bổ sung nội dung Sổ kiểm định, Trung tâm quản lý Sổ kiểm định làm thủ tục chuyển Hồ sơ phương tiện đến một đơn vị Đăng kiểm khác trên cùng địa phương đăng ký (theo đề nghị của chủ xe) để quản lý và kiểm định.

3.3. Không kiểm định đối với xe cơ giới có trong danh sách cảnh báo trên mạng quản lý kiểm định của Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc có văn bản đề nghị không kiểm định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

3.4. Trình tự kiểm định.

Xe cơ giới khi vào kiểm định phải thực hiện theo trình tự sau:

3.4.1. Bước 1: Kiểm tra hồ sơ

Nhân viên nghiệp vụ kiểm tra sự đầy đủ và tính hợp lệ của các giấy tờ nêu tại Điều 5, Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT ngày 06/10/2009:

- Giấy Đăng ký xe do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp được hiểu là bản chính Đăng ký xe ô tô, hoặc Giấy hẹn cấp Đăng ký của ô tô đã cấp biển số, hoặc bản sao Đăng ký xe ô tô được công chứng và có xác nhận của ngân hàng đang cầm giữ hoặc xác nhận đang thuộc sở hữu của cơ quan cho thuê tài chính. Các giấy tờ trên còn hiệu lực;

- Giấy chứng nhận chất lượng, an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu hoặc Thông báo miễn kiểm tra chất lượng ô tô nhập khẩu (bản chính hoặc bản sao của Cục Đăng kiểm Việt Nam) đối với kiểm tra lần đầu cấp Sổ kiểm định; Sổ kiểm định đối với các lần kiểm định tiếp theo. Các giấy tờ này phải được kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trên máy chủ của Cục Đăng kiểm Việt Nam thông qua trang Web, chương trình Tra cứu từ xa hoặc cơ sở dữ liệu của Trung tâm quản lý Sổ kiểm định;

- Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới còn hiệu lực;

- Giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo: là bản chính hoặc bản sao của Cục Đăng kiểm Việt Nam, Sở Giao thông vận tải (đối với xe cải tạo);

- Bản chính hoặc bản phô tô Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh vận tải;

Bản chính hoặc bản phô tô được công chứng Quyết định thanh lý hoặc quyết định tịch thu bán đấu giá của cấp có thẩm quyền và các giấy tờ có liên quan đối với trường hợp xe cơ giới của lực lượng quốc phòng, công an thanh lý; xe cơ giới bị tịch thu bán đấu giá hoặc quyết định bán xe dự trữ quốc gia niêm cất;

- Hồ sơ phương tiện đối với xe cơ giới chuyển vùng.

3.4.2. Bước 2: Đăng ký kiểm định

Nhân viên nghiệp vụ thực hiện:

- Thu phí, lập Phiếu theo dõi hồ sơ;

- Đăng ký kiểm tra xe cơ giới trên chương trình Quản lý kiểm định.

3.4.3. Bước 3: Kiểm tra xe cơ giới

Đăng kiểm viên đưa xe vào dây chuyền và thực hiện:

- Kiểm tra sự phù hợp giữa tài liệu kỹ thuật và thực tế của xe cơ giới;

- Kiểm tra An toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe cơ giới và đánh giá kết quả kiểm tra theo quy định của Thông tư 10/2009/TT-BGTVT. Các công đoạn, hạng mục kiểm tra theo Phụ lục 2 của Hướng dẫn này;

- Lập Biên bản kiểm tra cấp Sổ kiểm định (đối với kiểm tra lần đầu cấp Sổ kiểm định); ghi nhận và truyền kết quả kiểm tra về máy chủ sau khi kết thúc kiểm tra ở mỗi công đoạn;

Phụ trách dây chuyền thực hiện:

- Soát xét, hoàn chỉnh các nội dung của Phiếu kiểm định, kiểm tra và ký xác nhận;

- Đối với xe cơ giới không đạt, ghi các nội dung không đạt vào trang “Kết quả kiểm định” tiếp theo của Sổ kiểm định và thông báo kết quả kiểm tra không đạt;

Đối với xe cơ giới kiểm tra lại trong ngày, nếu các hạng mục đã đạt trong lần kiểm tra trước đó không bị thay đổi hoặc hư hỏng, chỉ cần kiểm tra lại các hạng mục không đạt. Riêng đối với các hạng mục liên quan đến hệ thống phanh, nếu có hạng mục không đạt, phải kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục liên quan đến hệ thống phanh. Các xe cơ giới kiểm tra lại vào ngày khác phải tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục.

3.4.4. Bước 4: Hoàn thiện Hồ sơ.

Nhân viên nghiệp vụ thực hiện khi xe cơ giới kiểm tra đạt tiêu chuẩn:

- In Phiếu lập Sổ kiểm định; in trang Đặc điểm phương tiện của Sổ kiểm định đối với kiểm định cấp Sổ kiểm định (kiểm tra lần đầu, đổi, cấp lại Sổ kiểm định);

- Ghi Sổ kiểm định và dán trang Đặc điểm phương tiện vào Sổ kiểm định đối với kiểm định cấp Sổ kiểm định;

- In trang Cải tạo, thay đổi kết cấu đối với xe cơ giới cải tạo;

- In Giấy chứng nhận và Tem kiểm định;

- Dán Giấy chứng nhận kiểm định, trang Cải tạo, thay đổi kết cấu (nếu có) vào Sổ kiểm định.

Lãnh đạo đơn vị Đăng kiểm soát xét, ký duyệt.

Nhân viên nghiệp vụ đóng dấu và dán phủ băng keo trong lên trang Đặc điểm phương tiện và trang Cải tạo, thay đổi kết cấu (nếu có).

3.4.5. Bước 5: Trả kết quả

Nhân viên nghiệp vụ thực hiện:

- Thu lệ phí cấp Giấy Chứng nhận kiểm định, ghi Sổ theo dõi cấp phát hồ sơ kiểm định, phô tô hồ sơ phục vụ lưu trữ;

- Trả hoá đơn, giấy tờ, chứng chỉ kiểm định sau khi chủ xe ký nhận vào Sổ theo dõi cấp phát hồ sơ kiểm định và Sổ quản lý Sổ kiểm định (nếu cấp Sổ). Nếu xe cơ giới chỉ có Giấy hẹn cấp Đăng ký xe ô tô, đơn vị Đăng kiểm giữ lại Sổ kiểm định, cấp “Giấy hẹn” (Phụ lục 07) có thời hạn không quá 15 ngày; Sau khi có giấy Đăng ký, nhập ngày đăng ký lần đầu vào chương trình Quản lý kiểm định và ghi bổ sung vào Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định.

- Đối với các xe cơ giới có quy định niên hạn sử dụng và xe cơ giới tạm nhập, tái xuất sắp hết hạn giấy Đăng ký tạm thời, khi kiểm định lần cuối cùng, đơn vị Đăng kiểm thu hồi Sổ kiểm định, phô tô và đóng dấu xác nhận lên bản phô tô trang Đặc điểm phương tiện và trang Đặc điểm khác (nếu có) để cấp cho chủ xe. Giấy Chứng nhận kiểm định dán trên bản phô tô trang Đặc điểm phương tiện của Sổ kiểm định (Phụ lục 18). Trang Cải tạo, thay đổi kết cấu (nếu có) phô tô ở mặt sau bản phô tô trang Đặc điểm phương tiện;

- Nhân viên đơn vị Đăng kiểm trực tiếp dán Tem kiểm định cho xe cơ giới và thu hồi Tem kiểm định cũ để hủy (đối với kiểm tra định kỳ).

- Đối với xe cơ giới không đạt tiêu chuẩn, đơn vị Đăng kiểm trả hóa đơn thu phí kiểm định và các giấy tờ.

3.5. Kiểm định

Xe cơ giới khi vào kiểm định phải thực hiện theo các bước trong mục 3.4. Các hình thức kiểm định thực hiện như sau:

3.5.1. Kiểm tra lần đầu cấp Sổ kiểm định đối với xe cơ giới đã có Đăng ký và biển số nhưng chưa được cấp Sổ kiểm định.

3.5.2. Kiểm tra định kỳ (kiểm định) đối với xe cơ giới đã có Sổ kiểm định.

3.5.3. Kiểm định xe cơ giới cải tạo:

- Xe cơ giới sau cải tạo phải được Trung tâm quản lý Sổ kiểm định tiến hành kiểm định và bổ sung nội dung cải tạo vào Biên bản kiểm tra lập Sổ, chương trình Quản lý kiểm định và Sổ kiểm định.

- Xe cơ giới sau khi thay động cơ cùng chủng loại (đã đổi giấy Đăng ký xe ô tô) phải kiểm định tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định để ghi nhận những thay đổi trong Sổ kiểm định và Hồ sơ phương tiện. Trung tâm quản lý Sổ kiểm định dán bản cà số động cơ vào vị trí bản cà cũ của Biên bản kiểm tra lập Sổ và ghi nội dung thay đổi động cơ vào trang Đặc điểm khác (xem Phụ lục 1).

3.5.4. Kiểm định xe cơ giới chuyển vùng hoặc sang tên chuyển chủ:

Thực hiện theo khoản 1, Điều 11 của Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT.

- Xe cơ giới sang tên chuyển chủ ở cùng địa phương cấp Đăng ký phải được Trung tâm quản lý Sổ kiểm định ghi nhận những thay đổi vào Phiếu lập Sổ kiểm định, Sổ kiểm định và nhập thông tin thay đổi vào chương trình Quản lý kiểm định.

- Xe cơ giới chuyển vùng phải chuyển Hồ sơ phương tiện về đơn vị Đăng kiểm trên cùng địa phương với địa chỉ chủ xe trong Đăng ký mới của xe ô tô để tiếp nhận và quản lý Hồ sơ phương tiện.

3.5.4.1. Thủ tục chuyển Hồ sơ phương tiện tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định nơi đi:

- Hồ sơ đề nghị chuyển vùng do chủ xe cung cấp gồm: Phiếu sang tên di chuyển của cơ quan Công an hoặc Đăng ký xe ô tô mới; Giấy chứng minh nhân dân hoặc Giấy phép lái xe của người xin rút Hồ sơ phương tiện;

- Nhân viên nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ và soát xét, kiểm tra, ghi vào Sổ quản lý xe cơ giới chuyển đi, nhập thông tin chuyển vùng vào chương trình Quản lý kiểm định, copy ảnh của xe cơ giới vào mục Phương tiện chuyển vùng của máy chủ Cục Đăng kiểm Việt Nam, ghi nội dung di chuyển trong Phiếu lập Sổ kiểm định (chú ý kiểm tra danh mục tài liệu kèm theo);

- Lãnh đạo đơn vị kiểm tra sự đầy đủ và tính hợp lệ của Hồ sơ phương tiện và ký xác nhận chuyển vùng;

- Phô tô Hồ sơ phương tiện, Phiếu sang tên di chuyển hoặc giấy Đăng ký xe ô tô mới và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Giấy phép lái xe của người xin rút Hồ sơ phương tiện để lưu lại đơn vị Đăng kiểm;

- Nhân viên nghiệp vụ niêm phong Hồ sơ phương tiện chuyển đi (chú ý không niêm phong Sổ kiểm định). Khách hàng ký xác nhận vào Sổ quản lý xe cơ giới chuyển đi và nhận Hồ sơ di chuyển.

- Đối với xe cơ giới đã hết niên hạn sử dụng không được chuyển vùng Hồ sơ phương tiện, trừ trường hợp xe khách, xe chở người hết niên hạn sử dụng đã cải tạo thành ô tô tải và được cấp Giấy chứng nhận chất lượng An toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo.

3.5.4.2. Kiểm định xe cơ giới chuyển vùng tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định nơi đến:

- Đơn vị Đăng kiểm chỉ tiếp nhận hồ sơ chuyển vùng xe cơ giới có địa chỉ chủ xe trong giấy Đăng ký xe ô tô trên cùng địa phương để quản lý và kiểm định;

- Nhân viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra niêm phong và kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ các tài liệu trong hồ sơ chuyển vùng: đối chiếu hồ sơ chuyển vùng với các thông tin của Hồ sơ phương tiện qua chương trình Tra cứu từ xa hoặc qua trang Web của Cục Đăng kiểm Việt Nam hoặc Cơ sở dữ liệu của Trung tâm quản lý Sổ kiểm định cũ;

- Ghi Sổ quản lý Sổ kiểm định và các nội dung thay đổi vào Phiếu lập Sổ kiểm định, Sổ kiểm định và nhập thông tin xe cơ giới vào chương trình Quản lý kiểm định. Copy ảnh của xe từ mục Phương tiện chuyển vùng của máy chủ Cục Đăng kiểm Việt Nam về lưu tại cơ sở dữ liệu ảnh tại đơn vị;

- Đối với xe cơ giới chuyển vùng nhưng không nhập quản lý về đơn vị Đăng kiểm được ghi trong hồ sơ chuyển vùng mà chuyển tiếp đến đơn vị Đăng kiểm thuộc địa phương khác thì đơn vị Đăng kiểm nơi đến vẫn tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và làm thủ tục quản lý, kiểm định.

3.5.5. Kiểm định ngoài dây chuyền

Xe cơ giới thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 6 của Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT ngày 06/10/2009 thực hiện kiểm định ngoài dây chuyền như sau:

- Công văn của chủ xe kèm theo danh sách xe cơ giới đề nghị kiểm định ngoài dây chuyền gửi đơn vị Đăng kiểm;

- Đơn vị Đăng kiểm kiểm tra, xem xét nếu đủ điều kiện đối với trường hợp các xe cơ giới hoạt động tại các địa phương thuộc vùng sâu, vùng xa, ô tô tải và ô tô chuyên dùng đang tập trung thi công tại các công trường trọng điểm thì gửi văn bản đề nghị kiểm định ngoài dây chuyền về Cục Đăng kiểm Việt Nam;

- Căn cứ văn bản hướng dẫn của Cục Đăng kiểm Việt Nam, đơn vị Đăng kiểm ra Quyết định thành lập tổ kiểm tra, trong đó Tổ trưởng là Lãnh đạo đơn vị hoặc phụ trách dây chuyền kiểm định và Đăng kiểm viên kiểm tra theo quy định;

- Đối với trường hợp các xe cơ giới quá khổ, quá tải không vào được dây chuyền kiểm định cơ giới có tải trọng trục đến 13000kG, đơn vị Đăng kiểm được kiểm tra phanh, trượt ngang trên đường (ngoài dây chuyền kiểm định);

- Mặt bằng kiểm tra ngoài dây chuyền: đường kiểm tra phanh có chiều dài tối thiểu 150m. Mặt đường phải là bê tông nhựa hoặc bê tông xi măng bằng phẳng, có hệ số bám không nhỏ hơn 0,6 và có đủ chiều rộng để việc kiểm tra được an toàn. Nếu kiểm tra hiệu quả phanh đỗ trên đường dốc thì độ dốc phải là 20%;

- Khu vực kiểm tra phải có cảnh báo để đảm bảo an toàn trong quá trình kiểm tra;

- Nội dung kiểm tra theo quy định của Thông tư số 10/2009/TT-BGTVT.

4. THIẾT BỊ, DỤNG CỤ VÀ PHẦN MỀM KIỂM TRA

4.1. Thiết bị, dụng cụ kiểm tra

- Danh mục thiết bị, dụng cụ kiểm tra bố trí trong dây chuyền kiểm định được quy định tại Điều 6, Điều 7 - Thông tư 11/2009/TT-BGTVT;

- Các thiết bị kiểm tra phải đúng kiểu loại theo quy định và được đánh giá hàng năm về tình trạng kỹ thuật và sự hoạt động theo quy định;

- Các đơn vị Đăng kiểm đang hoạt động phải có kế hoạch bổ sung đầy đủ các thiết bị kiểm tra, nâng cấp thiết bị cũ, bổ sung chương trình điều khiển thiết bị nối mạng với chương trình Quản lý kiểm định và hoàn thành trước ngày 10/08/2012 (theo quy định tại Điều 12, Thông tư 11/2009/TT-BGTVT).

4.2. Chương trình Quản lý kiểm định

Các đơn vị Đăng kiểm trên cả nước chỉ sử dụng chương trình "Quản lý kiểm định" do Cục Đăng kiểm Việt Nam công bố để thống nhất đánh giá, lưu trữ kết quả kiểm định của xe cơ giới và in nội dung các chứng chỉ kiểm định. Hàng ngày cập nhật số liệu cảnh báo từ mạng dữ liệu Cục Đăng kiểm Việt Nam.

5. HỒ SƠ, ẤN CHỈ KIỂM ĐỊNH

5.1. In ấn, cấp phát, thu hồi và quản lý ấn chỉ kiểm định

5.1.1. Cục Đăng kiểm Việt Nam giao trách nhiệm cho Phòng Kiểm định xe cơ giới lập kế hoạch in ấn, quản lý, cấp phát ấn chỉ kiểm định, kiểm tra giám sát việc sử dụng ấn chỉ kiểm định tại các đơn vị Đăng kiểm.

5.1.2. Các đơn vị Đăng kiểm gửi Phiếu đề nghị cung cấp ấn chỉ kiểm định (Phụ lục 20) về Phòng Kiểm định xe cơ giới từ ngày 15 đến 20 hàng tháng. Phòng Kiểm định xe cơ giới căn cứ vào nhu cầu và năng lực của các đơn vị Đăng kiểm để cấp ấn chỉ từ ngày 23 đến ngày 28 hàng tháng.

5.1.3. Khi đơn vị Đăng kiểm có vi phạm phải đình chỉ hoạt động hoặc bị thu hồi Giấy chứng nhận hoạt động kiểm định, Phòng Kiểm định xe cơ giới ngừng cấp ấn chỉ kiểm định, đồng thời kiểm kê niêm phong hoặc thu hồi ấn chỉ chưa sử dụng đã cấp cho đơn vị. Trường hợp đơn vị Đăng kiểm bị đình chỉ một hay nhiều dây chuyền thì chỉ được cấp ấn chỉ theo số dây chuyền còn hoạt động.

5.2. Phiếu theo dõi hồ sơ

Mỗi xe cơ giới khi vào kiểm định trong ngày được lập một Phiếu theo dõi hồ sơ (Phụ lục 05) để ghi nhận hồ sơ, giấy tờ của xe vào kiểm định và phục vụ lưu trữ, kiểm tra tại đơn vị Đăng kiểm.

5.3. Phiếu kiểm định

Phiếu kiểm định (Phụ lục 06) là bản kết quả kiểm tra của xe cơ giới khi vào kiểm định và được in từ chương trình Quản lý kiểm định. Mỗi lần xe cơ giới kiểm tra, kể cả kiểm tra lại đều phải in Phiếu kiểm định. Phiếu kiểm định phải có 2 ảnh như mục 2.2, trên ảnh phải có ngày, thời gian chụp của xe cơ giới vào kiểm định.

5.4. Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định

- Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định (Phụ lục 03) là Biên bản ghi nhận các thông số kỹ thuật theo tài liệu kỹ thuật và thông số kỹ thuật thực tế của xe cơ giới khi vào kiểm tra lần đầu cấp Sổ kiểm định. Ghi nhận các lần cải tạo trong suốt quá trình sử dụng;

- Căn cứ vào tài liệu kỹ thuật, kết quả kiểm tra thực tế của xe cơ giới và các tiêu chuẩn, quy định, đăng kiểm viên hoàn thành các nội dung và ký xác nhận trong Biên bản kiểm tra;

- Khi xe cơ giới cải tạo, Trung tâm quản lý Sổ kiểm định phải bổ sung, ký xác nhận các thay đổi vào Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định.

5.5. Phiếu lập Sổ kiểm định

- Phiếu lập Sổ kiểm định (Phụ lục 04) là lý lịch xe cơ giới lưu giữ tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định, ghi nhận chủ sở hữu, đặc điểm kỹ thuật của xe cơ giới khi lập Sổ kiểm định và những thay đổi hành chính, cấp lại Sổ kiểm định, chuyển vùng trong quá trình sử dụng. Phôi Phiếu lập Sổ kiểm định do Cục Đăng kiểm Việt Nam phát hành và quản lý;

- Khi xe cơ giới đạt kết quả kiểm tra lần đầu cấp Sổ kiểm định, nhân viên nghiệp vụ căn cứ nội dung của Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định để nhập dữ liệu vào chương trình Quản lý kiểm định;

- Thông số kỹ thuật trong Phiếu lập Sổ kiểm định là thông số kỹ thuật nguyên thủy của xe cơ giới;

- Khi xe cơ giới thay đổi hành chính, chuyển vùng hoặc đổi, cấp lại Sổ kiểm định, Trung tâm quản lý Sổ kiểm định phải bổ sung, ký xác nhận các thay đổi vào Phiếu lập Sổ kiểm định.

5.6. Sổ kiểm định

5.6.1. Mỗi xe cơ giới chỉ được cấp một Sổ kiểm định.

5.6.2. Sổ kiểm định do đơn vị Đăng kiểm lập và cấp cho chủ xe sử dụng, bảo quản. Nội dung trong Sổ kiểm định phải thống nhất với nội dung trong Phiếu lập Sổ kiểm định và cơ sở dữ liệu được lưu trữ tại Cục Đăng kiểm Việt Nam.

Khi Sổ kiểm định sử dụng hết trang, bị mất, bị hỏng (sửa chữa, tẩy xoá, nhàu nát, không rõ nội dung, mất trang hoặc có hư hỏng khác) Trung tâm quản lý Sổ kiểm định làm thủ tục đổi, cấp lại Sổ kiểm định.

5.6.3. Sổ kiểm định chỉ cấp sau khi xe cơ giới đã được kiểm tra có kết quả đạt tiêu chuẩn An toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường.

5.6.4. Sổ kiểm định được cấp đổi khi đã sử dụng hết trang ghi. Trung tâm quản lý Sổ kiểm định phải thu hồi Sổ kiểm định cũ, cắt góc và lưu giữ; lưu trong Hồ sơ phương tiện các trang: trang 2 có số seri Sổ và Biển đăng ký, trang 3, 4 có ghi Phương tiện và chủ phương tiện, trang 5, 6 Đặc điểm phương tiện, trang 7, 8, 9 Đặc điểm khác và các trang 10, 11, 12 Cải tạo, thay đổi kết cấu.

5.6.5. Sổ kiểm định được cấp lại khi bị mất, bị hỏng (rách, mất trang, sửa chữa, nhàu nát, hoặc có hư hỏng khác). Việc cấp lại thực hiện như sau:

- Hướng dẫn chủ xe viết Đơn trình bày rõ lý do bị mất, hỏng Sổ kiểm định. Nếu là Đơn báo mất phải có xác nhận của Cơ quan công an;

- Xe cơ giới chỉ được kiểm định để cấp lại Sổ kiểm định sau thời gian 30 ngày kể từ ngày thực hiện kiểm định cơ thời hạn 15 ngày. Xe cơ giới sẽ được cấp lại Sổ nếu không có phản ánh, phát hiện Sổ kiểm định bị thu giữ do vi phạm.

5.6.6. Đối với trường hợp xe cơ giới bị tịch thu bán đấu giá theo quyết định của cấp có thẩm quyền, đơn vị Đăng kiểm tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trên máy chủ của Cục Đăng kiểm Việt Nam thông qua trang Web, chương trình Tra cứu từ xa.

- Trường hợp xe cơ giới đã được cấp Sổ kiểm định nhưng chưa có Hồ sơ phương tiện thì đơn vị Đăng kiểm hướng dẫn chủ xe đến Trung tâm quản lý Số kiểm định để kiểm định nếu cùng địa phương với địa chỉ chủ xe trong Đăng ký mới hoặc hướng dẫn chủ xe chuyển vùng hồ sơ nếu không cùng địa phương.

- Trường hợp xe cơ giới chưa có dữ liệu trên mạng thì tiến hành kiểm định theo mục 3.4.

5.6.7. Khi đổi hoặc cấp lại Sổ kiểm định, Trung tâm quản lý Sổ kiểm định phải kiểm định xe cơ giới và đối chiếu với Hồ sơ phương tiện lưu tại đơn vị, ghi tóm tắt các thay đổi hành chính, cải tạo trong Sổ kiểm định cũ vào trang Đặc điểm khác của Sổ kiểm định mới cấp cho xe cơ giới. In lại trang Cải tạo, thay đổi kết cấu của lần cải tạo mới nhất và dán vào Sổ kiểm định mới.

5.6.8. Trung tâm quản lý Sổ kiểm định chỉ được cấp lại Sổ kiểm định cho ô tô khách và ô tô chở người hết niên hạn sau khi đã cải tạo thành ô tô tải và đã được cấp Giấy chứng nhận chất lượng An toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo.

5.6.9. Các đơn vị Đăng kiểm hướng dẫn chủ xe đưa xe cơ giới đến Trung tâm quản lý Sổ kiểm định để kiểm định, xác nhận thay đổi sau khi cải tạo, chuyển vùng, sang tên chuyển chủ, hoặc khi cần bổ sung, sửa chữa nội dung Sổ kiểm định. Trung tâm quản lý Sổ kiểm định kiểm định, xác nhận, ghi các nội dung thay đổi vào Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định, Phiếu lập Sổ kiểm định, Sổ kiểm định và cập nhật vào chương trình Quản lý kiểm định.

5.6.10. Cấp, sửa đổi, bổ sung nội dung Sổ kiểm định cho xe cơ giới đang hoạt động ở xa địa phương nơi đăng ký biển số.

Các đơn vị Đăng kiểm hướng dẫn chủ xe và thực hiện những nội dung sau:

5.6.10.1. Xe cơ giới đang hoạt động ở xa địa phương nơi đăng ký biển số gồm:

- Xe cơ giới đang thi công tại các công trình xây dựng: có công văn trình bày lý do của chủ xe.

- Xe cơ giới đang phục vụ tại các chi nhánh, văn phòng đại diện: có quyết định thành lập, hoạt động và điều động xe của chủ xe cơ giới.

- Xe cơ giới đang thực hiện một hợp đồng kinh tế: có hợp đồng theo quy định.

- Xe cơ giới có lý do khác: có đơn trình bày lý do của người sử dụng và ủy quyền theo quy định của chủ xe.

5.6.10.2. Tại đơn vị Đăng kiểm nơi xe cơ giới đang hoạt động

- Kiểm tra giấy tờ của xe cơ giới theo mục 3.4.1 và 5.6.10.1. Đối với trường hợp cấp lại Sổ kiểm định do mất, cần có Đơn trình bày lý do mất Sổ kiểm định có xác nhận của Công an;

- Kiểm định cấp thời hạn 15 ngày và lập Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định;

- Chụp các ảnh xe cơ giới như mục 2.2 và copy vào mục Phương tiện chuyển vùng của máy chủ Cục Đăng kiểm Việt Nam;

- Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định, các bản phô tô Giấy chứng nhận kiểm định có thời hạn 15 ngày, Đăng ký xe ô tô, ảnh được niêm phong và gửi cho Trung tâm quản lý Sổ kiểm định hoặc Trung tâm đăng kiểm như nêu trong mục 3.1 đối với trường hợp cấp Sổ kiểm định lần đầu;

- Lưu trữ các bản phô tô giấy tờ trên vào Hồ sơ kiểm định của xe cơ giới;

- Sau khi nhận được Sổ kiểm định do Trung tâm quản lý Sổ kiểm định chuyển đến thì thực hiện kiểm định theo mục 3.4.

5.6.10.3. Tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định

- Trung tâm quản lý Sổ kiểm định kiểm tra, đối chiếu Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định với Hồ sơ lưu tại Trung tâm và copy ảnh từ máy chủ của Cục Đăng kiểm Việt Nam, nếu phù hợp thì ký xác nhận vào Biên bản kiểm tra lập Sổ kiểm định (ký cạnh chữ ký của Đăng kiểm viên lập Biên bản kiểm tra lập Sổ);

- Cấp, đổi hoặc ghi bổ sung Sổ kiểm định;

- Nếu không phù hợp thì yêu cầu chủ xe tiếp tục hoàn chỉnh;

- Các giấy tờ liên quan đến việc cấp, sửa đổi, bổ sung nội dung Sổ kiểm định được lưu cùng Hồ sơ phương tiện.

- Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung nội dung Sổ kiểm định cho xe cơ giới đang hoạt động ở xa địa phương nơi đăng ký biển số giao do chủ xe trực tiếp chuyển hoặc gửi Hồ sơ qua bưu điện.

5.7. Giấy chứng nhận, Tem kiểm định

5.7.1. Giấy chứng nhận và Tem kiểm định cấp cho xe cơ giới sau khi kiểm định đạt tiêu chuẩn quy định. Giấy chứng nhận và Tem kiểm định có cùng sê ri và nội dung phù hợp, được in từ chương trình Quản lý kiểm định.

5.7.2. Chu kỳ kiểm định

- Ngày kiểm định lần tới ghi trên Giấy chứng nhận và Tem kiểm định căn cứ theo Phụ lục 2 - Thông tư 10/2009/TT-BGTVT ngày 24/06/2009.

- Chu kỳ kiểm định cấp 3 tháng cho các loại xe nêu trong Phụ lục số 15.

- Lần kiểm định cuối đối với xe sắp hết niên hạn sử dụng chỉ được cấp đến ngày xe cơ giới hết niên hạn sử dụng (31/12/năm hết niên hạn).

- Lần kiểm định cuối đối với xe cơ giới tạm nhập, tái xuất cấp không quá thời điểm hết hạn của Giấy đăng ký xe ôtô.

5.7.3. Giấy chứng nhận kiểm định được dán vào trang Kết quả kiểm định, ngay sau trang dán Giấy chứng nhận của lần kiểm định trước của Sổ kiểm định và đóng dấu giáp lai với Sổ kiểm định. Tem kiểm định được dán vào mặt trong của kính chắn gió trước, tại góc trên bên tay phải người lái, mặt in chữ số tháng, năm hết hạn hướng ra ngoài và bảo đảm dễ quan sát từ phía trước.

- Trường hợp xe cơ giới không có kính chắn gió trước thì Tem kiểm định được dán phía sau thùng xe cùng phía với Biển số đăng ký. Các đơn vị Đăng kiểm hướng dẫn chủ xe gia công giá có 2 tấm mi ca trong (giá bắt với xe) để dán tem ở giữa, mặt in chữ số, tháng, năm hết hạn hướng ra ngoài.

5.7.4. Trường hợp Giấy chứng nhận, Tem kiểm định bị mất, hư hỏng, rách nát các đơn vị Đăng kiểm kiểm định và cấp lại.

5.7.5. Giấy chứng nhận và Tem kiểm định cũ sẽ hết hiệu lực khi xe cơ giới được cấp Giấy chứng nhận và Tem kiểm định mới.

5.7.6. Xe cơ giới bị tai nạn giao thông Giấy chứng nhận và Tem kiểm định mất hiệu lực.

5.8. Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận, Tem kiểm định được coi là không hợp lệ trong các trường hợp sau:

- Sổ kiểm định do đơn vị Đăng kiểm không cùng địa phương với địa chỉ chủ xe trong Đăng ký xe ô tô quản lý; Sổ kiểm định không do Trung tâm quản lý Sổ kiểm định cấp.

- Các trang trong Sổ kiểm định và trang Đặc điểm phương tiện, hoặc Giấy chứng nhận và Tem kiểm định không cùng một sê ri, nội dung không thống nhất, không đúng quy định;

- Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận, Tem kiểm định bị làm giả, tẩy xóa, sửa chữa, hỏng (rách, không đủ trang, nhàu nát hoặc có hư hỏng khác).

- Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận, Tem kiểm định đã có thông báo mất hoặc thông báo thu hồi của các đơn vị Đăng kiểm.

5.9. Thu hồi chứng chỉ kiểm định

5.9.1. Chứng chỉ kiểm định bị thu hồi trong các trường hợp sau:

- Khi phát hiện hồ sơ do chủ xe hoặc lái xe cung cấp bị làm giả hoặc sửa chữa, tẩy xoá;

- Khi phát hiện các chứng chỉ đã cấp không phù hợp với xe cơ giới được kiểm định;

- Xe cơ giới hết niên hạn sử dụng.

5.9.2. Việc thu hồi do các đơn vị Đăng kiểm thực hiện. Trường hợp đơn vị thu hồi không phải là Trung tâm quản lý Sổ kiểm định thì đơn vị thu hồi gửi cho Trung tâm quản lý Sổ.

5.10. Lưu trữ hồ sơ và dữ liệu kiểm định.

Đơn vị Đăng kiểm phải quản lý, lưu trữ Hồ sơ phương tiện và Hồ sơ kiểm định bằng sổ sách đồng thời duy trì việc lưu trữ trên mạng kiểm định. Hồ sơ lưu trữ tại đơn vị Đăng kiểm yêu cầu được bảo quản tốt, dễ theo dõi, dễ kiểm tra và không bị thất lạc. Hồ sơ phương tiện và Hồ sơ kiểm định được lưu riêng, quy định như sau:

5.10.1. Hồ sơ phương tiện được lưu trữ tại Trung tâm quản lý Sổ kiểm định trong suốt quá trình sử dụng của xe cơ giới. Hồ sơ của mỗi xe được xếp thành bộ riêng và theo thứ tự số quản lý Sổ kiểm định. Khi phương tiện chuyển vùng lưu bản phô tô.

5.10.2. Hồ sơ kiểm định theo quy định tại khoản 2 Điều 5-Thông tư số 22/2009/TT-BGTVT ngày 06/10/2009 lưu trữ tại đơn vị Đăng kiểm trong thời hạn 3 năm kể từ ngày kiểm tra và cấp chứng chỉ kiểm định. Mỗi bộ hồ sơ kiểm định lưu trữ xếp thành bộ riêng và theo thứ tự số Phiếu kiểm định trong ngày, gồm các giấy tờ xếp theo thứ tự sau:

- Phiếu theo dõi hồ sơ;

- Phiếu kiểm định (kể cả các lần không đạt);

- Bản phô tô lưu các giấy tờ sau: Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự, trang Sổ kiểm định có dán Giấy chứng nhận kiểm định cấp mới (đã đóng dấu giáp lai), Tem kiểm định (đã đóng dấu), Giấy chứng nhận kiểm định cũ gần nhất, trang Đặc điểm phương tiện trong Sổ kiểm định và trang Cải tạo, thay đổi kết cấu, trang Đặc điểm khác (nếu có);

- Các giấy tờ khác: Giấy chứng nhận kiểm định có thời hạn không quá 15 ngày, bản phôtô Giấy đăng ký kinh doanh.

5.10.3. Hủy Hồ sơ kiểm định: Khi hết hạn lưu Hồ sơ kiểm định, đơn vị Đăng kiểm phải thành lập Hội đồng thanh lý bao gồm: lãnh đạo đơn vị, cán bộ phụ trách văn phòng, nhân viên hồ sơ. Hồ sơ hủy phải được hủy hoàn toàn để không sử dụng lại và không đọc được nội dung trong Hồ sơ.

5.10.4. Ấn chỉ kiểm định bị hỏng: Trong quá trình sử dụng các ấn chỉ kiểm định hỏng phải được lưu trữ để phục vụ kiểm tra và tiêu hủy (khi Phòng Kiểm định xe cơ giới đánh giá định kỳ hàng năm). Mỗi loại được lưu trữ riêng từng tháng, theo thứ tự sê ri và ghi rõ lý do hỏng trên mỗi ấn chỉ.

5.10.5. Tem kiểm định cũ thu hồi khi kiểm định nêu tại mục 3.4.5, lãnh đạo đơn vị Đăng kiểm chịu trách nhiệm kiểm soát và tổ chức hủy.

5.10.6. Lưu giữ số liệu quản lý và kiểm định của xe cơ giới trên mạng kiểm định của đơn vị Đăng kiểm: Số liệu kiểm định của các đơn vị Đăng kiểm được lưu trữ trên mạng kiểm định của đơn vị và thường xuyên cập nhật những thay đổi về cải tạo, chuyển vùng, chủ sở hữu của xe cơ giới và phải đúng với số liệu lưu trên sổ sách.

5.11. Các sổ theo dõi mở tại đơn vị Đăng kiểm gồm:

- Sổ phân công nhiệm vụ hàng ngày (phụ lục 08).

- Sổ theo dõi cấp phát hồ sơ kiểm định (phụ lục 09);

- Sổ quản lý Sổ kiểm định (phụ lục 10);

- Sổ quản lý xe cơ giới chuyển đi (phụ lục 11);

- Sổ quản lý thông báo xe cơ giới sắp hết niên hạn sử dụng (phụ lục 12);

- Sổ theo dõi sửa Phiếu lập Sổ kiểm định và Sổ kiểm định (phụ lục13);

5.12. Cách ghi hồ sơ, ấn chỉ

Cách ghi hồ sơ, ấn chỉ thực hiện theo hướng dẫn trong Phụ lục 01. Các nội dung trong hồ sơ, chứng chỉ kiểm định phải ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xoá, sửa chữa. Hồ sơ, chứng chỉ phải có đủ chữ ký, ghi họ tên theo quy định đối với từng loại.

6. BÁO CÁO KIỂM ĐỊNH

Báo cáo kiểm định thực hiện theo các mẫu quy định và gửi về Cục Đăng kiểm Việt Nam thông qua Phòng Kiểm định xe cơ giới, quy định cụ thể như sau:

6.1. Các báo cáo định kỳ gửi trước ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo gồm:

- Báo cáo kết quả thực hiện công tác kiểm định và Báo cáo sử dụng ấn chỉ kiểm định in từ chương trình Quản lý kiểm định;

- Báo cáo kiểm kê ấn chỉ kiểm định (phụ lục 14) được tổng hợp từ các Sổ theo dõi cấp phát hồ sơ kiểm định, Sổ quản lý Sổ kiểm định và Phiếu cấp phát ấn chỉ kiểm định trong tháng.

6.2. Báo cáo kết quả kiểm định (file dữ liệu) truyền về Cục Đăng kiểm Việt Nam qua mạng kiểm định vào cuối giờ làm việc hàng ngày hoặc đầu giờ làm việc ngày tiếp theo. Hàng tháng gửi lại báo cáo (file dữ liệu) cả tháng vào ngày làm việc đầu tiên của tháng tiếp theo.

6.3. Các báo cáo khác:

- Báo cáo danh sách ô tô sắp hết niên hạn sử dụng (phụ lục 16), gửi trong tháng 8 hàng năm;

- Báo cáo danh sách ô tô hết niên hạn sử dụng (phụ lục 16) từ 01/01 đến 05/01 hàng năm.

6.4. Báo cáo đột xuất.

7. XỬ LÝ SAI PHẠM

7.1. Khi phát hiện có vi phạm sử dụng, cấp ấn chỉ, chứng chỉ kiểm định: đơn vị Đăng kiểm phải thu hồi các ấn chỉ, chứng chỉ đã cấp.

7.2. Khi phát hiện chứng chỉ kiểm định không hợp lệ đơn vị Đăng kiểm lập biên bản thu giữ, thông báo về Phòng Kiểm định xe cơ giới để cảnh báo trên mạng và chuyển cơ quan chức năng giải quyết. Chứng chỉ kiểm định được cấp lại sau khi có kết quả xử lý của cơ quan chức năng.

7.3 Trường hợp đơn vị Đăng kiểm phát hiện chủ xe có vi phạm về khai báo hồ sơ hoặc có hành vi gian lận trong kiểm định thì đơn vị Đăng kiểm được phép thu hồi chứng chỉ kiểm định đã cấp cho xe cơ giới.

7.4. Các đơn vị Đăng kiểm chịu trách nhiệm về bảo quản, sử dụng ấn chỉ kiểm định, báo cáo cơ quan chức năng kịp thời khi bị mất ấn chỉ.

7.5. Các hành vi sai phạm của tập thể và cá nhân trong công tác kiểm định xe cơ giới đều chịu xử lý kỷ luật theo quy định.

8. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

8.1. Hướng dẫn này có hiệu lực từ ngày 21/11/2009 và bãi bỏ các văn bản nêu tại Phụ lục 19 và các văn bản đã ban hành có nội dung trái với hướng dẫn này.

8.2 Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát, báo cáo Cục trưởng việc thực hiện kiểm định, quản lý, lưu trữ, ghi chép hồ sơ ấn chỉ và chế độ báo cáo của các đơn vị Đăng kiểm theo nội dung của hướng dẫn này.