QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM LƯU KÝ CHỨNG KHOÁN

Căn cứ Luật Chứng khoán ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Quyết định số 189/2005/QĐ-TTg ngày 27 tháng 7 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trung tâm Lưu ký Chứng khoán;
Căn cứ Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán;
Căn cứ Quyết định số 3195/QĐ-BTC ngày 19 tháng 9 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán;
Được sự chấp thuận của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hoạt động đăng ký chứng khoán

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 04 năm 2008.

Điều 3. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp, Giám đốc Chi nhánh, Trưởng phòng Đăng ký Chứng khoán và Trưởng các phòng thuộc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán, các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 14/QĐ-TTLK ngày 02 tháng 4 năm 2008 của Giám đốc Trung tâm Lưu ký Chứng khoán)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định các nội dung liên quan đến hoạt động đăng ký, huỷ đăng ký chứng khoán, thay đổi, điều chỉnh thông tin chứng khoán đăng ký và chuyển quyền sở hữu chứng khoán tại Trung tâm Lưu ký Chứng khoán (TTLK).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Giấy tờ của cá nhân, tổ chức: là các loại giấy tờ còn hiệu lực do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp cho người sở hữu chứng khoán được TTLK ghi nhận để theo dõi và quản lý thông tin người sở hữu chứng khoán trên hệ thống của TTLK.

- Đối với cá nhân người Việt Nam: Chứng minh nhân dân.

- Đối với cá nhân người nước ngoài: Hộ chiếu.

- Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép thành lập.

- Các giấy tờ khác được TTLK chấp thuận.

2. Bản sao hợp lệ: là bản sao được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam công chứng, chứng thực.

3. Chứng khoán tự do chuyển nhượng: là loại chứng khoán mà người sở hữu được tự do chuyển nhượng theo quy định của pháp luật và điều lệ của Tổ chức phát hành.

4. Chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện: là loại chứng khoán mà người sở hữu chỉ được chuyển nhượng khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định của pháp luật và điều lệ của Tổ chức phát hành.

Chương II

ĐĂNG KÝ CHỨNG KHOÁN

Điều 3. Chứng khoán đăng ký tại TTLK

1. Các loại chứng khoán được đăng ký tại TTLK bao gồm các chứng khoán được quy định tại Khoản 1 Điều 14 Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Chứng khoán đăng ký tại TTLK theo hình thức chứng khoán ghi sổ.

3. Đối với chứng chỉ chứng khoán đã phát hành, Tổ chức phát hành phải chuyển đổi sang chứng khoán ghi sổ khi đăng ký chứng khoán với TTLK.

4. Chứng khoán đăng ký tại TTLK phải có mệnh giá theo quy định giao dịch của Sở Giao dịch Chứng khoán (SGDCK)/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán (TTGDCK) đối với từng loại chứng khoán. Trường hợp khác mệnh giá, khi đăng ký chứng khoán với TTLK, tổ chức phát hành phải chuyển đổi sang mệnh giá phù hợp với mệnh giá giao dịch tại SGDCKCK/TTGDCK.

Điều 4. Thông tin về chứng khoán đăng ký

1. Tổ chức phát hành thực hiện đăng ký các thông tin sau về chứng khoán tại TTLK:

a. Thông tin về tổ chức phát hành bao gồm: Tên đầy đủ, tên giao dịch/tên viết tắt, Trụ sở chính, Vốn điều lệ, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập, Số điện thoại/Fax, Họ tên người đại diện theo pháp luật/Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc, Họ tên người đại diện liên hệ…

b. Thông tin về chứng khoán: Thông tin về loại chứng khoán, tổng số lượng và giá trị chứng khoán đăng ký trong đó có nêu rõ số lượng và giá trị chứng khoán tự do chuyển nhượng, số lượng và giá trị chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện…

c. Thông tin về người sở hữu chứng khoán bao gồm: Họ tên người sở hữu chứng khoán, quốc tịch, số giấy tờ của cá nhân, tổ chức, địa chỉ liên hệ, số lượng chứng khoán sở hữu chi tiết theo từng loại chứng khoán…

2. Thông tin đăng ký được nêu trong hồ sơ đăng ký chứng khoán tại TTLK quy định tại Điều 6 Quy chế này.

Điều 5. Đối tượng nộp hồ sơ đăng ký

1. Tổ chức phát hành có chứng khoán niêm yết làm thủ tục đăng ký chứng khoán trực tiếp tại TTLK.

2. Công ty đại chúng chưa niêm yết làm thủ tục đăng ký chứng khoán tại TTLK thông qua thành viên lưu ký (TVLK) là công ty chứng khoán, trừ trường hợp công ty đại chúng là công ty chứng khoán.

3. Tổ chức phát hành chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các thông tin chứng khoán đăng ký với TTLK. Công ty chứng khoán là TVLK chịu trách nhiệm trong phạm vi liên quan khi thực hiện tư vấn hồ sơ đăng ký chứng khoán cho tổ chức phát hành.

Điều 6. Hồ sơ đăng ký chứng khoán lần đầu

1. Hồ sơ đăng ký cổ phiếu, trái phiếu công ty, chứng chỉ quỹ đầu tư bao gồm các tài liệu sau:

a. Giấy đề nghị đăng ký chứng khoán của Tổ chức phát hành (Mẫu 01A/ĐKCK) và Giấy đề nghị cấp mã chứng khoán (Mẫu 01B/ĐKCK)

b. Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán (Mẫu 02/ĐKCK) do Tổ chức phát hành lập vào ngày chốt danh sách người sở hữu để đăng ký chứng khoán tại TTLK kèm file cấu trúc theo định dạng do TTLK quy định. Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán phải được lập trong thời gian tối đa là 30 ngày trước ngày nộp hồ sơ đăng ký chứng khoán tại TTLK

c. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập/Giấy chứng nhận đầu tư, Điều lệ công ty/Điều lệ quỹ và mẫu Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán có đóng dấu “Mẫu” và chữ ký của người có thẩm quyền của Tổ chức phát hành (02 bản).

d. Bản cam kết nắm giữ chứng khoán của các đối tượng theo quy định pháp luật (Mẫu 14/ĐKCK).

đ. Danh sách người sở hữu chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện(nếu có) (02 bản) kèm theo thông tin về chứng khoán chuyển nhượng có điều kiện.

e. Bản cáo bạch và Bản sao văn bản chấp thuận nguyên tắc niêm yết của SGDCK/TTGDCK đối với trường hợp tổ chức phát hành thực hiện đăng ký chứng khoán đồng thời với đăng ký niêm yết tại SGDCK/TTGDCK. Các công ty đại chúng chưa niêm yết đã đăng ký chứng khoán với TTLK khi thực hiện niêm yết tại SGDCK/TTGDCK phải bổ sung các tài liệu này trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày văn bản chấp thuận nguyên tắc niêm yết có hiệu lực.

f. Hợp đồng tư vấn hoặc Giấy ủy quyền giữa Tổ chức phát hành chứng khoán và công ty chứng khoán tư vấn về việc lập hồ sơ đăng ký chứng khoán tại TTLK đối với trường hợp đăng ký chứng khoán của công ty đại chúng chưa niêm yết;

g. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

2. Hồ sơ đăng ký đối với trái phiếu Chính phủ đấu thầu qua TTGDCK bao gồm:

a. Văn bản đề nghị đăng ký trái phiếu của Tổ chức phát hành.

b. Thông báo kết quả đấu thầu; Danh sách các tổ chức trúng thầu của TTGDCK; Bảng kê kết quả chuyển tiền từ các tổ chức trúng thầu của Tổ chức phát hành.

c. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

3. Hồ sơ đăng ký đối với trái phiếu Chính phủ phát hành theo phương thức bảo lãnh phát hành/đại lý phát hành và các loại trái phiếu chính phủ khác bao gồm:

a. Văn bản đề nghị đăng ký trái phiếu của Tổ chức phát hành.

b. Danh sách người sở hữu trái phiếu (trường hợp phát hành bằng phương thức bảo lãnh).

c. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 7. Xử lý hồ sơ đăng ký chứng khoán

1. Thời gian TTLK xem xét, xử lý hồ sơ đăng ký chứng khoán là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của TTLK (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển bằng đường bưu điện).

2. Trường hợp chấp thuận đăng ký chứng khoán, TTLK cấp mã chứng khoán và Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán (Mẫu 03A/ĐKCK) cho Tổ chức phát hành. Mã chứng khoán được cấp theo quy định tại Quy chế cấp mã chứng khoán tại TTLK.

3. Sau khi chấp thuận đăng ký chứng khoán, TTLK gửi cho Tổ chức phát hành, SGDCK/TTGDCK và các TVLK thông báo chấp thuận đăng ký chứng khoán trong đó nêu rõ mã chứng khoán được cấp cho Tổ chức phát hành (Mẫu 04/ĐKCK).

4. Trường hợp không chấp thuận đăng ký chứng khoán, TTLK gửi văn bản thông báo cho Tổ chức phát hành, trong đó nêu rõ lý do không chấp thuận đăng ký chứng khoán. Trường hợp tổ chức phát hành chưa được chấp thuận đăng ký chứng khoán nhưng có đề nghị cấp mã chứng khoán trước , TTLK sẽ thực hiện bảo lưu theo quy định tại Quy chế cấp mã chứng khoán do TTLK ban hành.

Điều 8. Trách nhiệm của Tổ chức phát hành trong quá trình làm thủ tục đăng ký chứng khoán

1. Kể từ ngày chốt danh sách người sở hữu chứng khoán để đăng ký chứng khoán tại TTLK, tổ chức phát hành chỉ được thực hiện xác nhận chuyển quyền sở hữu chứng khoán khi đã có sự chấp thuận của TTLK để đảm bảo tính chính xác, thống nhất trong hồ sơ đăng ký nộp tại TTLK.

2. Đối với các chứng khoán đăng ký niêm yết, giao dịch trên SGDCK/TTGDCK, tổ chức phát hành có trách nhiệm hoàn tất thủ tục đăng ký chứng khoán tại TTLK chậm nhất 05 ngày làm việc (căn cứ vào ngày ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán) trước ngày giao dịch đầu tiên trên SGDCK/TTGDCK để đảm bảo quyền lợi cho người sở hữu khi thực hiện giao dịch trên thị trường chứng khoán,

3. Sau khi đăng ký chứng khoán tại TTLK, tổ chức phát hành phải thực hiện theo đúng quy định về thay đổi, điều chỉnh thông tin và chuyển quyền sở hữu quy định tại Chương IV và Chương V Quy chế này.

4. Ngay sau khi được TTLK chấp thuận đăng ký chứng khoán lần đầu, tổ chức phát hành thực hiện ký Hợp đồng cung cấp dịch vụ với TTLK (Mẫu 05/ĐKCK).

5. Tổ chức phát hành nộp phí đăng ký chứng khoán (đăng ký lần đầu và đăng ký bổ sung) theo quy định.

Điều 9. Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

TTLK thực hiện thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán trong các trường hợp sau:

a. Cổ phiếu, trái phiếu công ty và chứng chỉ quỹ thực hiện đăng ký bổ sung; Trái phiếu chính phủ đăng ký bổ sung do phát hành lô lớn.

b. Tổ chức phát hành điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký.

c. Có sự thay đổi thông tin đăng ký về tổ chức phát hành theo quy định tại Điều 4, Quy chế này.

Điều 10. Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

1. Trường hợp điều chỉnh do đăng ký chứng khoán bổ sung

1.1. Hồ sơ đối với cổ phiếu, trái phiếu công ty và chứng chỉ quỹ:

a. Giấy đề nghị đăng ký chứng khoán bổ sung của Tổ chức phát hành (Mẫu 01C/ĐKCK).

b. Sổ đăng ký người sở hữu chứng khoán đối với phần chứng khoán bổ sung chưa lưu ký (Mẫu 02/ĐKCK) (kèm file cấu trúc theo định dạng do TTLK thiết kế).

c. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thay đổi và Điều lệ công ty/Điều lệ quỹ thay đổi.

d. Mẫu Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán có đóng dấu “Mẫu” và chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với trường hợp Mẫu Sổ/Giấy chứng nhận khác so với hồ sơ đăng ký lần đầu) (02 bản).

e. Nghị quyết đại hội đồng cổ đông của TCPH thông qua việc phát hành và việc phân phối số cổ phiếu lẻ, số cổ phiếu cổ đông hiện hữu không đặt mua hết cho các đối tượng khác (nếu có).

f. Xác nhận số dư tiền đặt mua chứng khoán trên tài khoản phong toả của ngân hàng nơi TCPH mở tài khoản (nếu có).

g. Văn bản của SGDCK/TTGDCK xác nhận về kết quả đấu giá trong đó có nêu rõ số lượng và giá trị cổ phần bán được (trường hợp bán đấu giá cổ phần qua SGDCK/TTGDCK).

h. Báo cáo UBCKNN kết quả phát hành, văn bản chấp thuận hoặc không phản đối kết quả phát hành của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) (trường hợp phát hành thêm ra công chúng).

e. Bản cáo bạch và Bản sao văn bản chấp thuận nguyên tắc việc niêm yết bổ sung của SGD/TTGDCK (trường hợp chứng khoán niêm yết bổ sung trên SGDCK/TTGDCK).

k. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

1.2. Hồ sơ đối với Trái phiếu Chính phủ đăng ký bổ sung do phát hành theo lô lớn:

a. Văn bản đề nghị đăng ký trái phiếu của Tổ chức phát hành.

b.Thông báo kết quả đấu thầu, Danh sách các tổ chức trúng thầu của TTGDCK và Bảng kê kết quả chuyển tiền từ các tổ chức trúng thầu của Tổ chức phát hành (trường hợp phát hành qua đấu thầu).

c. Danh sách chủ sở hữu trái phiếu (trường hợp phát hành qua bảo lãnh).

2. Trường hợp điều chỉnh do giảm số lượng chứng khoán đăng ký

2.1. Hồ sơ điều chỉnh do giảm số lượng chứng khoán đăng ký bao gồm:

a. Giấy đề nghị điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký (Mẫu 06/ĐKCK).

b. Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc giảm vốn điều lệ và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thể hiện việc giảm vốn điều lệ .

c. Các tài liệu liên quan (nếu có).

2.2. Sau khi Tổ chức phát hành điều chỉnh giảm số lượng chứng khoán đăng ký, TTLK sẽ thực hiện nghiệp vụ rút chứng khoán theo quy định tại Quy chế hoạt động lưu ký chứng khoán và cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán cho Tổ chức phát hành.

3. Trường hợp điều chỉnh do thay đổi thông tin về tổ chức phát hành

Hồ sơ điều chỉnh do thay đổi thông tin về tổ chức phát hành bao gồm các tài liệu quy định tại Điều 17 Quy chế này.

Điều 11. Xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán

1. Thời gian TTLK xem xét, xử lý hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán là 05 ngày làm việc (trừ trường hợp điều chỉnh thông tin về tổ chức phát hành theo quy định tại Điều 17 Quy chế này) kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của TTLK (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển qua đường bưu điện).

2. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi chấp thuận điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán, TTLK gửi Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán đã được điều chỉnh (Mẫu 03B/ĐKCK) cho Tổ chức phát hành và công văn thông báo về việc điều chỉnh (Mẫu 07/ĐKCK) cho Tổ chức phát hành, SGDCK/TTGDCK và các TVLK.

Điều 12. Các trường hợp hủy đăng ký chứng khoán

TTLK thực hiện hủy đăng ký chứng khoán trong các trường hợp được quy định tại Khoản 1 Điều 19 Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Điều 13. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán

1. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán hết hiệu lực lưu hành bao gồm:

a. Giấy đề nghị huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 08/ĐKCK).

b. Tài liệu pháp lý liên quan đến việc chứng khoán hết hiệu lực lưu hành của Tổ chức phát hành.

c. Các tài liệu kèm theo (nếu có).

2. Hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán tự nguyện

Trường hợp Tổ chức phát hành không còn đáp ứng đủ điều kiện là công ty đại chúng và yêu cầu huỷ đăng ký chứng khoán hoặc Tổ chức phát hành không phải là công ty đại chúng tự nguyện huỷ đăng ký chứng khoán, hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán bao gồm:

a. Giấy đề nghị huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 08/ĐKCK);

b. Nghị quyết của Đại hội cổ đông thông qua việc huỷ đăng ký chứng khoán;

c. Các tài liệu chứng minh Tổ chức phát hành không đáp ứng đủ các điều kiện là công ty đại chúng;

d. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 14. Xử lý hồ sơ huỷ đăng ký chứng khoán

1. Thời gian TTLK xem xét, xử lý hồ sơ hủy đăng ký chứng khoán là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn của TTLK (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển qua đường bưu điện)

2. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi chấp thuận huỷ đăng ký chứng khoán, TTLK gửi Thông báo về việc chấp thuận huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 09A/ĐKCK) cho Tổ chức phát hành và công văn thông báo huỷ đăng ký chứng khoán (Mẫu 09B/ĐKCK) SGDCK/TTGDCK và các TVLK.

3. Trường hợp hủy đăng ký đối với trái phiếu đáo hạn, trái phiếu chuyển đổi, TTLK chủ động gửi thông báo về ngày đăng ký cuối cùng để thanh toán lãi và vốn gốc trái phiếu trong đó có nêu rõ việc huỷ đăng ký trái phiếu hết hiệu lực lưu hành đến Tổ chức phát hành, SGDCK/TTGDCK và các TVLK.

4. Trường hợp huỷ đăng ký chứng khoán do Tổ chức phát hành không còn đáp ứng đủ điều kiện là công ty đại chúng và yêu cầu huỷ đăng ký chứng khoán hoặc Tổ chức phát hành không phải là công ty đại chúng tự nguyện huỷ đăng ký chứng khoán, TTLK gửi cho Tổ chức phát hành Danh sách tổng hợp người sở hữu chứng khoán chậm nhất 06 ngày làm việc sau ngày hủy đăng ký chứng khoán có hiệu lực.

5. Đối với các trường hợp chứng khoán huỷ niêm yết đang thực hiện cầm cố, TVLK liên quan phải cung cấp cho TTLK danh sách chi tiết người sở hữu chứng khoán cầm cố để TTLK tổng hợp gửi tổ chức phát hành.

Chương III

ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ

Điều 15. Các trường hợp điều chỉnh thông tin đăng ký

TTLK thực hiện điều chỉnh thông tin theo đề nghị của Tổ chức phát hành khi có sự thay đổi thông tin về chứng khoán đăng ký quy định tại Điều 4 Quy chế này.

Điều 16. Điều chỉnh thông tin về Tổ chức phát hành

1. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi có sự thay đổi thông tin về Tổ chức phát hành theo quy định tại Điểm 1a Điều 4 Quy chế này, Tổ chức phát hành gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin về tổ chức phát hành cho TTLK.

2. Hồ sơ điều chỉnh thông tin về Tổ chức phát hành bao gồm:

a. Văn bản của Tổ chức phát hành đề nghị điều chỉnh thông tin về tổ chức phát hành;

b. Các tài liệu liên quan về việc thay đổi thông tin của Tổ chức phát hành (nếu có).

3. TTLK thực hiện điều chỉnh và thông báo cho tổ chức phát hành trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ của Tổ chức phát hành.

Điều 17. Điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán

1. Trường hợp có sai sót thông tin về người sở hữu chứng khoán theo quy định tại Điểm 1c Điều 4 Quy chế này, Tổ chức phát hành gửi hồ sơ điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán cho TTLK. Hồ sơ bao gồm:

a. Văn bản của Tổ chức phát hành đề nghị điều chỉnh thông tin về người sở hữu chứng khoán (Mẫu 10/ĐKCK);

b. Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân, tổ chức sở hữu chứng khoán;

c. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

2. Trong vòng tối đa 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, TTLK thực hiện điều chỉnh thông tin người sở hữu chứng khoán và gửi văn bản xác nhận cho Tổ chức phát hành (Mẫu 15A/ĐKCK)

Điều 18. Điều chỉnh thông tin về loại chứng khoán

1. Hồ sơ điều chỉnh loại chứng khoán từ chứng khoán hạn chế chuyển nhượng sang chứng khoán tự do chuyển nhượng và ngược lại bao gồm:

a. Văn bản của Tổ chức phát hành đề nghị điều chỉnh loại chứng khoán (Mẫu 11/ĐKCK).

b. Nghị quyết Đại hội cổ đông/Quyết định của Hội đồng quản trị thông qua việc điều chỉnh loại chứng khoán (nếu có).

c. Tài liệu chứng minh kèm theo (nếu có).

2. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, TTLK thực hiện điều chỉnh loại chứng khoán và gửi văn bản xác nhận cho Tổ chức phát hành và TVLK liên quan (Mẫu 15B/ĐKCK)

Điều 19. Điều chỉnh thông tin sai sót về số lượng chứng khoán sở hữu

1. TTLK thực hiện điều chỉnh các sai sót về số lượng chứng khoán sở hữu của người đầu tư đối với các giao dịch chuyển nhượng chứng khoán đã được tổ chức phát hành xác nhận chuyển quyền sở hữu chứng khoán trước thời điểm tổ chức phát hành chốt danh sách người sở hữu để thực hiện đăng ký chứng khoán với TTLK tối đa trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán. Quá thời hạn trên, TTLK có quyền từ chối thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán, trừ những trường hợp có sai sót đặc biệt do Giám đốc TTLK quyết định.

2. Hồ sơ điều chỉnh sở hữu chứng khoán bao gồm:

a. Văn bản của Tổ chức phát hành giải trình rõ lý do đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán và cam kết chịu trách nhiệm liên quan đến việc điều chỉnh.

b. Văn bản đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán của bên được điều chỉnh.

c. Bản sao hợp lệ Hợp đồng chuyển nhượng chứng khoán/Giấy xác nhận chuyển nhượng của các bên có xác nhận của Tổ chức phát hành.

d. Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân, tổ chức liên quan.

e. Bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của nhà đầu tư liên quan;

f. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

3. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, TTLK thực hiện điều chỉnh số lượng chứng khoán sở hữu cho người đầu tư và gửi văn bản xác nhận cho tổ chức phát hành (Mẫu 15A/ĐKCK).

Điều 20. Điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu do thực hiện chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước tại các công ty về Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn Nhà nước

1. Hồ sơ điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu do thực hiện chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước tại các công ty về Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn Nhà nước gồm:

a. Công văn của Tổ chức phát hành đề nghị điều chỉnh sở hữu chứng khoán trong đó nêu rõ lý do điều chỉnh.

b. Quyết định của cơ quan chủ quản về việc chuyển giao quyền đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước tại doanh nghiệp về Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn Nhà nước.

c. Biên bản chuyển giao phần vốn nhà nước giữa đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước tại doanh nghiệp có vốn bàn giao và Tổng công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn Nhà nước.

d. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

2. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, TTLK thực hiện điều chỉnh thông tin về quyền sở hữu và gửi văn bản xác nhận cho tổ chức phát hành (Mẫu 15A/ĐKCK).

Điều 21. Từ chối điều chỉnh thông tin chứng khoán đăng ký

1. TTLK sẽ từ chối đề nghị điều chỉnh thông tin của tổ chức phát hành quy định tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20 Quy chế này nếu hồ sơ điều chỉnh không có tài liệu liên quan để chứng minh, tài liệu không rõ ràng hoặc việc điều chỉnh thông tin không phù hợp với các quy định của pháp luật.

2. Trường hợp từ chối đề nghị của tổ chức phát hành, TTLK có văn bản trả lời, nêu rõ lý do.

Chương V

CHUYỂN QUYỀN SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN

Điều 22. Chuyển quyền sở hữu chứng khoán giao dịch qua hệ thống giao dịch tập trung

1. Người sở hữu chứng khoán đã đăng ký tại TTLK nhưng chưa lưu ký muốn thực hiện chuyển quyền sở hữu phải lưu ký chứng khoán vào TTLK để giao dịch mua bán qua SGDCK/TTGDCK.

2. Việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán đã lưu ký và giao dịch mua, bán qua hệ thống giao dịch tập trung của SGDCK/TTGDCK được TTLK thực hiện thông qua việc chuyển khoản hạch toán bằng bút toán ghi sổ giữa các tài khoản lưu ký chứng khoán của thành viên hoặc khách hàng lưu ký tại TTLK để thanh toán giao dịch theo quy định tại Quy chế thanh toán bù trừ chứng khoán tại TTLK.

Điều 23. Chuyển quyền sở hữu chứng khoán không qua hệ thống giao dịch tập trung

1. TTLK thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán không qua giao dịch tại SGDCK/TTGDCK trong các trường hợp quy định tại Khoản 1b Điều 18 và Khoản 1 Điều 30 Quy chế đăng ký, lưu ký, bù trừ và thanh toán chứng khoán ban hành kèm theo Quyết định số 87/2007/QĐ-BTC ngày 22 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Việc chuyển quyền sở hữu được TTLK thực hiện thông qua chuyển khoản hạch toán bằng bút toán ghi sổ giữa các tài khoản lưu ký chứng khoán của thành viên hoặc điều chỉnh trên sổ theo dõi người sở hữu chứng khoán tại TTLK.

Điều 24. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do mua lại cổ phiếu ưu đãi của cán bộ nhân viên

1. TTLK chỉ thực hiện chuyển quyền sở hữu do mua lại cổ phiếu ưu đãi của cán bộ, nhân viên (CBNV) trong trường hợp tổ chức phát hành thu hồi/mua lại cổ phiếu đã bán với giá ưu đãi cho CBNV khi CBNV thôi việc để làm cổ phiếu quỹ hoặc chuyển sang cho công đoàn dùng nguồn tiền hợp pháp của mình mua lại để phân phối lại cho CBNV khác trên nguyên tắc giá thu hồi/mua lại không thay đổi so với giá bán ưu đãi ban đầu.

2. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do mua lại/thu hồi cổ phiếu ưu đãi của CBNV khi chấm dứt hợp đồng lao động gồm:

a. Văn bản của Tổ chức phát hành đề nghị chuyển quyền sở hữu từ CBNV thôi việc sang Tổ chức phát hành/Công đoàn.

b. Bản sao hợp lệ Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết đại hội cổ đông thông qua phương án phát hành chứng khoán cho CBNV có điều khoản quy định về việc thu hồi/mua lại cổ phiếu của CBNV thôi việc.

c. Bản sao hợp lệ danh sách CBNV được mua và số lượng mua cổ phần ưu đãi có phê duyệt của Đại hội cổ đông/Hội đồng quản trị.

d. Bản sao hợp lệ văn bản chấm dứt lao động của CBNV với công ty;

e. Nghị quyết của Hội đồng quản trị về việc đồng ý phân phối lại các cổ phiếu thu hồi/mua lại của CBNV thôi việc cho tổ chức công đoàn; Nghị quyết của công đoàn về việc mua cổ phiếu trong đó nêu rõ nguồn tiền sử dụng để mua (trường hợp chuyển sang cho công đoàn)

f. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư chứng khoán lưu ký trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi CBNV mở tài khoản lưu ký đối với trường hợp chứng khoán thu hồi/mua lại đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của CBNV đối với trường hợp chứng khoán thu hồi/mua lại chưa lưu ký.

g. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 25. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu đối với giao dịch của cổ đông sáng lập bị hạn chế chuyển nhượng

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu đối với giao dịch của cổ đông sáng lập bị hạn chế chuyển nhượng gồm:

1. Công văn đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của Tổ chức phát hành, trong đó nêu rõ các thông tin liên quan đến bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng, số lượng chứng khoán chuyển nhượng.

2. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của bên chuyển nhượng (Mẫu 12/ĐKCK), trong đó nêu rõ các thông tin liên quan của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng (Họ tên, số Giấy tờ của cá nhân tổ chức, số tài khoản lưu ký, nơi mở tài khoản lưu ký).

3. Bản sao hợp lệ Điều lệ công ty hoặc Nghị quyết đại hội cổ đông chấp thuận cho cổ đông sáng lập được phép chuyển nhượng cổ phần.

4. Tài liệu chứng minh việc đã thực hiện công bố thông tin theo quy định.

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi người chuyển nhượng mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người chuyển nhượng đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

6. Tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 26. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do biếu, tặng, cho chứng khoán

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do biếu, tặng, cho chứng khoán gồm:

1. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của bên biếu, tặng cho (Mẫu 12/ĐKCK) nêu rõ lý do và thông tin liên quan của bên được biếu, tặng cho (Họ tên, số Giấy tờ của cá nhân tổ chức, số tài khoản lưu ký, nơi mở tài khoản lưu ký…).

2. Hợp đồng biếu, tặng, cho chứng khoán có xác nhận của cơ quan công chứng nhà nước.

3. Bản sao hợp lệ giấy tờ của cá nhân, tổ chức bên biếu tặng cho và bên nhận biếu, tặng cho.

4. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi người chuyển quyền mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người chuyển quyền đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

5. Tài liệu chứng minh việc đã thực hiện công bố thông tin theo quy định đối với các đối tượng phải thực hiện công bố thông tin khi chuyển nhượng chứng khoán theo quy định của Luật Chứng khoán

6. Các tài liệu, giấy tờ liên quan khác (nếu có).

Điều 27. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do thừa kế, phân chia tài sản theo quy định của pháp luật

1. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do thừa kế gồm:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của người nhận thừa kế hoặc đại diện những người nhận thừa kế (Mẫu 13/ĐKCK);

b. Trường hợp thừa kế theo di chúc:

i. Bản sao hợp lệ Di chúc hợp pháp theo quy định của pháp luật.

ii. Bản sao hợp lệ Giấy chứng tử của người để lại tài sản thừa kế.

iii. Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân, tổ chức của bên thừa kế và bên nhận thừa kế.

c. Trường hợp thừa kế theo pháp luật:

i. Bản sao hợp lệ Giấy chứng tử của người để lại tài sản thừa kế hoặc Phán quyết của toà án về việc người để lại tài sản đã mất tích.

ii. Bản tường trình về quan hệ nhân thân của người đã chết có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền kèm theo bản sao hợp lệ tài liệu chứng minh quan hệ nhân thân, quan hệ về mặt pháp lý giữa bên thừa kế và bên nhận thừa kế (giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu...).

iii. Bản sao hợp lệ văn bản thỏa thuận về việc phân chia di sản thừa kế (trường hợp có nhiều người được nhận thừa kế)/từ chối nhận di sản thừa kế (trường hợp người nằm trong diện thừa kế từ chối nhận di sản thừa kế)/ủy quyền đứng tên, quản lý di sản thừa kế (trường hợp những người nằm trong diện thừa kế ủy quyền cho 1 người) có xác nhận của cơ quan công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

iv. Bản sao hợp lệ giấy tờ của cá nhân, tổ chức của các bên thừa kế và nhận thừa kế. Trường hợp người nhận thừa kế là người chưa thành niên phải có văn bản xác nhận về người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật

d.Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi người chuyển nhượng mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người chuyển nhượng đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

e. Các tài liệu liên quan khác (nếu có)

2. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do phân chia tài sản theo quyết định của Toà án:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu chứng khoán của người nhận phân chia tài sản.

b. Bản sao hợp lệ Quyết định hoặc bản án có hiệu lực của Tòa án liên quan đến việc phân chia tài sản.

c. Bản sao hợp lệ giấy tờ của cá nhân, tổ chức của các bên phân chia tài sản

d.Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi người chuyển nhượng mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người chuyển nhượng đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

e. Các tài liệu liên quan khác (nếu có).

Điều 28. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do chia tách, sáp nhập, hợp nhất doanh nghiệp hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do chia tách, sáp nhập doanh nghiệp hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp gồm:

1. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 12/ĐKCK) trong đó có nêu rõ lý do và thông tin liên quan của bên nhận chuyển quyền sở hữu.

2. Bản sao hợp lệ văn bản có hiệu lực pháp lý liên quan đến việc chia tách, sáp nhập hoặc phân định lại cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp.

3. Bản sao hợp lệ văn bản phân định tài sản chứng khoán giữa các bên.

4. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép thành lập của các bên có liên quan.

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi bên chuyển quyền sở hữu mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của bên chuyển quyền sở hữu đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

6. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 29. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do góp vốn bằng cổ phiếu vào doanh nghiệp

Hồ sơ chuyển quyền sở hữu do góp vốn bằng cổ phiếu vào doanh nghiệp gồm:

1. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của bên chuyển quyền sở hữu (Mẫu 12/ĐKCK) trong đó có nêu rõ lý do và thông tin liên quan của bên nhận góp vốn bằng cổ phiếu.

2. Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của các bên có liên quan.

3. Bản sao hợp lệ Điều lệ/Nghị quyết đại hội cổ đông của doanh nghiệp nhận góp vốn bằng cổ phiếu trong đó có nêu rõ việc chấp thuận hình thức góp vốn bằng cổ phiếu.

4. Bản sao hợp lệ Nghị quyết đại hội cổ đông/Quyết định của Hội đồng quản trị của bên góp vốn bằng cổ phiếu (trường hợp bên góp vốn là pháp nhân) về việc góp vốn trong đó phải kê khai chi tiết về cổ phiếu dùng để góp vốn.

5. Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán và văn bản xác nhận số dư trong đó có cam kết phong tỏa chứng khoán của TVLK nơi người chuyển nhượng mở tài khoản đối với trường hợp chứng khoán đã lưu ký hoặc bản sao hợp lệ Sổ/Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán của người chuyển nhượng đối với trường hợp chứng khoán chưa lưu ký.

6. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 30. Hồ sơ chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang cán bộ nhân viên đối với chứng khoán được mua ưu đãi

1. TTLK thực hiện chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang cán bộ nhân viên (CBNV) trong các trường hợp sau:

a. Tổ chức công đoàn sử dụng nguồn tiền của mình mua cổ phiếu theo phương án phát hành của tổ chức phát hành để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi.

b. Tổ chức công đoàn sử dụng nguồn tiền của mình mua lại các cổ phiếu đã phát hành cho CBNV nhưng thôi việc hoặc các cổ phiếu lẻ, cổ phiếu không mua hết trong đợt phát hành thêm với giá ưu đãi theo quyết định của HĐQT để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi.

2. Hồ sơ đề nghị chuyển quyền sở hữu từ tổ chức công đoàn sang CBNV gồm:

a. Văn bản đề nghị chuyển quyền sở hữu của tổ chức công đoàn cho CBNV (Mẫu 12/ĐKCK).

b. Nghị quyết của đại hội cổ đông cho phép tổ chức công đoàn được mua cổ phiếu trong đợt phát hành hoặc Nghị quyết của Hội đồng quản trị về việc đồng ý phân phối lại các cổ phiếu cho tổ chức công đoàn.

c. Nghị quyết của công đoàn về việc mua cổ phiếu để thưởng/phân phối lại cho CBNV với giá ưu đãi trong đó có nêu rõ nguồn tiền sử dụng để mua và sử dụng tiền thu lại khi phân phối lại cho CBNV.

d. Quy chế về việc sử dụng cổ phiếu do công đoàn mua để chia thưởng cho CBNV trong đó có nêu rõ các tiêu chí về đối tượng được chia thưởng, mức giá và số lượng.

d. Các tài liệu khác kèm theo (nếu có).

Điều 31. Xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán

1. Thời gian TTLK xem xét, xử lý hồ sơ chuyển quyền sở hữu chứng khoán là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo ký nhận tại sổ giao nhận công văn tại TTLK (trường hợp nộp trực tiếp) hoặc theo dấu bưu điện (trường hợp chuyển bằng đường bưu điện).

2. Chậm nhất 01 ngày làm việc sau khi thực hiện chuyển quyền sở hữu chứng khoán, TTLK gửi văn bản xác nhận việc điều chỉnh cho các bên liên quan tài liệu.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 32. Điều khoản thi hành

1. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các bên liên quan liên hệ với TTLK để được hướng dẫn, giải quyết.

2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Giám đốc TTLK quyết định sau khi có sự chấp thuận của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước.