• Lưu trữ
  • Thông báo
  • Ghi chú
  • Facebook
  • Google
    • 12
 

Quyết định 1818/QĐ-BTP năm 2020 về Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp

Tải về Quyết định 1818/QĐ-BTP
Bản Tiếng Việt

BỘ TƯ PHÁP
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1818/QĐ-BTP

Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2020

 

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 13 tháng 11 năm 2008;

Căn cứ Luật Viên chức ngày 15 tháng 11 năm 2010;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức ngày 25 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 26 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 96/2017/NĐ-CP ngày 16 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;

Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17 tháng 12 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;

Căn cứ Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức;

Căn cứ Thông tư số 09/2015/TT-BTP ngày 26/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định phân cấp quản lý công chức, viên chức, người lao động thuộc Tổng cục Thi hành án dân sự và các cơ quan thi hành án dân sự;

Căn cứ Quyết định số 333/QĐ-BTP ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phân công, phân cấp quản lý công chức và người lao động trong các đơn vị quản lý nhà nước thuộc Bộ Tư pháp;

Căn cứ Quyết định số 518/QĐ-BTP ngày 04 tháng 3 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phân công, phân cấp quản lý công chức, viên chức và người lao động trong các đơn vị sự nghiệp;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1052/QĐ-BTP ngày 06 tháng 5 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 


Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để t/hiện);
- Các Thứ trưởng (để biết);
- Lưu: VT, TCCB.

BỘ TRƯỞNG




Lê Thành Long

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1818/QĐ-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc, chế độ quản lý hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và cá nhân trong việc tạo lập, quản lý, vận hành, khai thác hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của công chức, viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động theo quy định của Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số quy định về tuyển dụng công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức và thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

2. Công chức, viên chức, người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động theo quy định của Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính phủ tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi chung là công chức, viên chức).

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ giấy của công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, viên chức, gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đinh và xã hội của công chức, viên chức được cập nhật trong quá trình công tác kể từ khi được tuyển dụng, tiếp nhận và được lưu trữ dưới dạng văn bản giấy, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản, tài liệu có liên quan khác.

2. Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức là tài liệu điện tử được hình thành trên cơ sở số hóa hồ sơ giấy của công chức, viên chức và được lưu trữ trên Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Phần mềm quản lý hồ sơ).

3. Số hóa hồ sơ là việc nhập, quét (scan) dữ liệu có sẵn trên hồ sơ giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản giấy sang dạng thông tin, văn bản điện tử và được lưu trữ trong hồ sơ điện tử của công chức, viên chức trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

4. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng nhập vào Phần mềm quản lý hồ sơ.

5. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo lập, cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm quản lý hồ sơ.

6. Quản lý hồ sơ điện tử là việc xây dựng, cập nhật, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng thái, khai thác hồ sơ điện tử của công chức, viên chức.

7. Khai thác hồ sơ điện tử là việc thực hiện các chức năng tra cứu, tìm kiếm, xem thông tin về công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, thống kê, báo cáo, xuất, in các kết quả thông tin của hồ sơ điện tử.

8. Phê duyệt hồ sơ điện tử là việc thực hiện xác thực thông tin hồ sơ điện tử trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

Điều 4. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức của Bộ Tư pháp.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức, viên chức là trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức, viên chức và được thực hiện thống nhất, khoa học, phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của từng công chức, viên chức kể từ khi được tuyển dụng cho đến khi không còn làm việc tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp.

3. Hồ sơ công chức, viên chức được xây dựng, quản lý, sử dụng, khai thác và bảo quản vĩnh viễn theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định; chỉ những người được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của công chức, viên chức.

4. Công chức, viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp; những tài liệu do công chức, viên chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức xác minh, chứng nhận theo quy định.

5. Hồ sơ công chức, viên chức có thể được xây dựng, lưu trữ và bảo quản dưới dạng hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức được lập và quản lý trên Phần mềm quản lý hồ sơ theo hướng dẫn của Vụ Tổ chức cán bộ và Cục Công nghệ thông tin. Thông tin trong hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy và có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Sử dụng thông tin hồ sơ công chức, viên chức vào mục đích vụ lợi cá nhân, xuyên tạc sự thật, bôi xấu cán bộ làm ảnh hưởng hoặc chống phá cơ quan nhà nước.

2. Cung cấp hoặc để lộ hồ sơ giấy, tài khoản người dùng cho cá nhân, tổ chức khi không được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.

3. Truy cập trái phép vào Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, người lao động của Bộ Tư pháp. Khai thác hồ sơ điện tử không đúng thẩm quyền hoặc khi chưa được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép.

Chương II

THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 6. Thẩm quyền của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ

1. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ giúp Bộ trưởng quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của:

a) Công chức của các Cục, Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Đảng - Đoàn thể.

b) Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự.

c) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp thuộc Cục.

d) Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ.

2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ được quyền khai thác đối với hồ sơ điện tử của viên chức, người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động không thời hạn tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ.

Điều 7. Thẩm quyền của Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự

Tổng cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự giúp Bộ trưởng quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của công chức, viên chức từ Phó Tổng cục trưởng trở xuống của Tổng cục Thi hành án dân sự; Cục trưởng, Phó Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và công chức giữ ngạch chấp hành viên cao cấp và tương tương thuộc Cục Thi hành án dân sự.

Chỉ đạo, hướng dẫn Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự thực hiện quản lý hồ sơ đối với công chức, viên chức từ cấp Trưởng phòng trở xuống; các công chức, viên chức giữ ngạch chấp hành viên trung cấp và tương đương trở xuống thuộc đơn vị mình; hồ sơ công chức, viên chức của các Chi cục Thi hành án dân sự trực thuộc.

Điều 8. Thẩm quyền của Cục trưởng thuộc Bộ

Cục trưởng các Cục thuộc Bộ giúp Bộ trưởng quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của viên chức của Cục.

Điều 9. Thẩm quyền của Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ

Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ giúp Bộ trưởng quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của viên chức, người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động thuộc đơn vị mình (trừ đối tượng quy định tại điểm d khoản 1 Điều 6 Quy chế này).

Điều 10. Thẩm quyền của Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin

Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin giúp Bộ trưởng quản lý tài khoản người dùng trên Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp, đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định về an ninh, an toàn bảo mật thông tin cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức và các yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật, liên thông dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

Chương III

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẤY CỦA CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 11. Thành phần hồ sơ công chức, viên chức

1. Thành phần hồ sơ giấy của công chức thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 11/2012/TT-BNV).

2. Thành phần hồ sơ giấy của viên chức thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 10 Thông tư số 07/2019/TT-BNV ngày 1/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ viên chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 07/2019/TT-BNV).

3. Đối với hồ sơ của người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng, lao động không xác định thời hạn, thành phần hồ sơ giấy được thực hiện theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này tùy thuộc vào tổ chức của đơn vị sử dụng lao động (đơn vị hành chính hay đơn vị sự nghiệp) và không phải lập Quyển "Lý lịch công chức, viên chức".

Điều 12. Biểu mẫu quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Biểu mẫu quản lý hồ sơ công chức được thực hiện theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ công chức, viên chức.

2. Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức được thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Điều 13. Xây dựng, xác nhận hồ sơ công chức, viên chức

1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu hoặc ký kết hợp đồng lao động, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức quy định tại các điều 6, 7, 8, 9 Quy chế này có trách nhiệm hướng dẫn công chức, viên chức kê khai, hoàn chỉnh hồ sơ gốc theo quy định tại Điều 11 Quy chế này; tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức, viên chức tự kê khai; đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì xác nhận, đóng dấu và đưa vào quản lý.

2. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức, viên chức được thực hiện theo quy định tại điểm a và điểm b khoản 4 Điều 9 Thông tư số 11/2012/TT-BNV; khoản 5 Điều 10 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Điều 14. Chế độ bổ sung, sửa chữa thông tin hồ sơ công chức, viên chức

1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức, viên chức

Định kỳ hàng năm, trước ngày 31/12 của năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ hướng dẫn công chức, viên chức kê khai bổ sung hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư số 11/2012/TT-BNV; khoản 1 Điều 12 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

2. Chế độ lập mới do hồ sơ công chức, viên chức bị hư hỏng, thất lạc

Trường hợp phát hiện hồ sơ công chức, viên chức bị hư hỏng, thất lạc, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho cơ quan sử dụng công chức, viên chức để cơ quan sử dụng công chức, viên chức hướng dẫn công chức, viên chức kê khai và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 1 Thông tư số 06/2019/TT-BNV ngày 01/6/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2012/TT-BNV (sau đây gọi tắt là Thông tư số 06/2019/TT-BNV) và khoản 3 Điều 12 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Kết quả thẩm tra, xác minh hồ sơ mới phải được lập thành văn bản và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức, viên chức xem xét, quyết định.

Điều 15. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức, viên chức

1. Trường hợp tiếp nhận công chức, viên chức từ cơ quan, đơn vị khác về, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định tiếp nhận, Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ có trách nhiệm yêu cầu cơ quan, đơn vị đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức bàn giao đầy đủ hồ sơ công chức, viên chức đó.

2. Trường hợp công chức, viên chức được điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, bổ nhiệm chức vụ, ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp làm thay đổi thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức giữa các đơn vị thuộc Bộ, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định của cơ quan có thẩm quyền, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức cho đơn vị mới có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức đó.

3. Trường hợp công chức, viên chức được biệt phái đến cơ quan, đơn vị khác, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định biệt phái, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm sao 01 bộ hồ sơ của công chức, viên chức giao cho cơ quan, đơn vị mới có thẩm quyền quản lý công chức, viên chức đó để theo dõi nếu có yêu cầu của cơ quan tiếp nhận công chức, viên chức.

4. Trường hợp công chức, viên chức được thuyên chuyển công tác đến cơ quan, đơn vị khác của nhà nước, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định thuyên chuyển, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức cho cơ quan, đơn vị nơi công chức, viên chức chuyển đến công tác.

5. Hồ sơ công chức, viên chức khi chuyển giao, tiếp nhận đối với các trường hợp quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 11/2012/TT-BNVkhoản 2 Điều 13 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

6. Việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức đối với trường hợp công chức, viên chức nghỉ hưu, chuyển công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị của nhà nước, thôi việc, bị kỷ luật buộc thôi việc, từ trần được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 12 Thông tư số 11/2012/TT-BNVkhoản 3 Điều 13 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Điều 16. Xác nhận, sao y bản chính, sao lục tài liệu trong hồ sơ công chức, viên chức

1. Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện việc xác nhận lý lịch, sao lục tài liệu hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Vụ.

2. Văn phòng Bộ thực hiện sao y bản chính đối với các tài liệu do Bộ Tư pháp ban hành đối với hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của Vụ Tổ chức cán bộ.

3. Thủ trưởng đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức thực hiện việc xác nhận lý lịch, sao y bản chính, sao lục tài liệu hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị theo quy định.

Điều 17. Nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức

Việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ công chức, viên chức được thực hiện theo quy định tại Điều 13, Điều 14 Thông tư số 11/2012/TT-BNVĐiều 14, Điều 15 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Điều 18. Chế độ báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Chậm nhất vào ngày 31 tháng 01 hàng năm, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức của năm trước liền kề của đơn vị gửi về Vụ Tổ chức cán bộ để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.

2. Nội dung báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 11/2012/TT-BNVkhoản 2 Điều 16 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

Chương IV

CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Điều 19. Lập mới, cập nhật, sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức

1. Lập mới hồ sơ điện tử công chức, viên chức

Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày hồ sơ giấy của công chức, viên chức được xác nhận theo quy định tại Điều 13 Quy chế này, đơn vị quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm tạo lập, cập nhật thông tin trong hồ sơ của công chức, viên chức vào Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp. Việc tạo lập, cập nhật hồ sơ điện tử bao gồm điền đầy đủ thông tin vào các trường dữ liệu của Phần mềm quản lý hồ sơ và số hóa đảm bảo thống nhất định dạng kỹ thuật; giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc; sắp xếp theo trình tự khoa học; phản ánh đầy đủ, chính xác thông tin của hồ sơ giấy; bảo mật; có khả năng truy cập, khai thác cùng các trường thông tin khác của hồ sơ điện tử.

2. Cập nhật hồ sơ điện tử công chức, viên chức

a) Đối với thông tin thay đổi trên cơ sở giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài ban hành như các quyết định về đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, nâng lương, nhận xét đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, kết luận về những vấn đề liên quan đến cá nhân và gia đình công chức, viên chức thì cơ quan quản lý hồ sơ điện tử có trách nhiệm cập nhật thông tin vào hồ sơ điện tử của người đó trong vòng 15 ngày, kể từ ngày tiếp nhận tài liệu.

b) Các thông tin về thi đua, khen thưởng ở mức cao (danh hiệu thi đua từ Chiến sỹ thi đua cấp bộ ngành trở lên; hình thức khen thưởng từ Bằng khen Bộ trưởng trở lên) của công chức, viên chức thì Vụ Thi đua - Khen thưởng chịu trách nhiệm cập nhật trên phần mềm thi đua-khen thưởng trong vòng 15 ngày kể từ ngày ban hành văn bản, quyết định.

c) Đối với thông tin thay đổi từ phía cá nhân công chức, viên chức bao gồm lý lịch, quan hệ xã hội, quan hệ gia đình, tài sản, thu nhập thì công chức, viên chức có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan quản lý hồ sơ để cập nhật và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, nhất quán của thông tin do mình cung cấp. Việc cập nhật được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày cơ quan quản lý hồ sơ nhận được thông tin do công chức, viên chức cung cấp.

3. Sửa chữa hồ sơ điện tử công chức, viên chức

Trường hợp phát hiện thông tin trong hồ sơ điện tử không thống nhất với hồ sơ giấy thì cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức phải cập nhật, bổ sung, sửa chữa theo hồ sơ giấy và rà soát, kiểm tra, phê duyệt trước khi sử dụng.

Điều 20. Phê duyệt hồ sơ điện tử của công chức, viên chức

Hồ sơ điện tử của công chức, viên chức sau khi được lập, cập nhật phải được rà soát, kiểm tra và phê duyệt bằng chữ kỹ số trên Phần mềm quản lý hồ sơ theo thẩm quyền đã được quy định tại các Điều 6, 7, 8, 9 của Quy chế này.

Điều 21. Khai thác hồ sơ điện tử của công chức, viên chức

Cơ quan quản lý công chức, viên chức, cơ quan sử dụng công chức, viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử của công chức, viên chức để phục vụ yêu cầu công tác cán bộ. Yêu cầu khai thác hồ sơ điện tử phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ.

Điều 22. Lưu trữ

1. Hồ sơ điện tử được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ, máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu điện tử của Bộ Tư pháp, dữ liệu điện tử được sao lưu hàng ngày để phục vụ các yêu cầu của công tác cán bộ và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức.

2. Việc lưu trữ phải tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về bí mật thông tin cá nhân, an toàn an ninh mạng.

Điều 23. Chuyển, tiếp nhận hồ sơ điện tử

1. Trường hợp công chức, viên chức được bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, chuyển đổi công tác đến cơ quan, đơn vị khác thuộc Bộ mà dẫn tới việc thay đổi về thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức thì cùng với việc chuyển giao hồ sơ giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Quy chế này, cơ quan đang quản lý hồ sơ công chức, viên chức có văn bản gửi Cục Công nghệ thông tin đề nghị chuyển giao quyền truy cập tài khoản hồ sơ điện tử của công chức, viên chức sang cơ quan, đơn vị mới có thẩm quyền quản lý.

2. Trường hợp tiếp nhận công chức, viên chức từ cơ quan ngoài Bộ Tư pháp thì trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận chuyển giao hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ điện tử của công chức, viên chức, phê duyệt, lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

3. Trường hợp công chức, viên chức được biệt phái; thuyên chuyển đến cơ quan, đơn vị khác của nhà nước; nghỉ hưu; chuyển công tác ra khỏi cơ quan, đơn vị của nhà nước; thôi việc; bị kỷ luật buộc thôi việc; chết thì hồ sơ điện tử của công chức, viên chức đó vẫn được lưu trữ trên Phần mềm quản lý hồ sơ.

Chương V

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG THỰC HIỆN QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC

Điều 24. Trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ

1. Tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của Thông tư số 11/2012/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV , Quy chế này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành, hoàn thiện các quy định của Bộ Tư pháp về quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động và tổ chức thực hiện.

3. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Tham mưu với Bộ trưởng xem xét, xử lý kỷ luật cơ quan, đơn vị và cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và bảo quản hồ sơ công chức.

4. Tổng hợp nhu cầu, đề xuất với các cơ quan chức năng hoặc chủ trì phối hợp với cơ quan chức năng, cơ quan chuyên môn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử cho các đơn vị thuộc Bộ.

5. Chủ trì phối hợp với Cục Công nghệ thông tin tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về công chức, viên chức trên Phần mềm quản lý hồ sơ. Tổ chức thực hiện việc quản lý hồ sơ điện tử của công chức, viên chức của Bộ.

6. Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo về công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định Thông tư số 11/2012/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV .

Điều 25. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

1. Tham mưu giúp Bộ trưởng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng kỹ thuật để vận hành ổn định, thông suốt, an toàn Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp và đáp ứng các yêu cầu quy chuẩn kỹ thuật của cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.

2. Chủ động phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và các cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức để tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Bộ các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài khoản người dùng, đảm bảo tuân thủ chặt chẽ quy định về an ninh, an toàn bảo mật thông tin cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức và đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu đổi mới, tăng cường quản lý công chức, viên chức của Đảng, Chính phủ và của Bộ Tư pháp, góp phần phát huy tối đa hiệu quả khai thác hồ sơ công chức, viên chức trong hệ thống Phần mềm quản lý hồ sơ, hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống.

3. Thực hiện việc quản lý tài khoản người dùng kịp thời, chặt chẽ, thuận lợi theo thẩm quyền được giao. Thực hiện cấp, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền truy cập vào Phần mềm quản lý hồ sơ trên cơ sở đề nghị bằng văn bản của cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức.

4. Phân công công chức, viên chức có năng lực, trình độ, phẩm chất phù hợp thực hiện công tác quản lý tài khoản người dùng. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý tài khoản người dùng tuân thủ chặt chẽ quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật về an toàn, bảo mật thông tin, an ninh mạng.

5. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác quản lý hồ sơ điện tử, quản lý tài khoản người dùng để đảm bảo việc vận hành Phần mềm quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp được an toàn, thông suốt.

6. Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trong việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác quản lý hồ sơ của Bộ Tư pháp.

Điều 26. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị được giao thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của Quy chế này.

2. Phân công, bố trí công chức, viên chức phù hợp trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Tạo điều kiện thuận lợi về trang bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức.

3. Tổ chức cho công chức, viên chức kê khai, thẩm tra, xác minh và xác nhận hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật và Quy chế này. Định kỳ chỉ đạo rà soát để loại bỏ những tài liệu thừa, trùng lặp, không có nội dung liên quan trong hồ sơ; kịp thời phát hiện tài liệu bị hư hỏng, thất lạc, sai sót và báo cáo cấp có thẩm quyền để bổ sung, sửa chữa theo quy định.

4. Thông báo cho công chức, viên chức biết kết luận thẩm tra, xác minh về các dữ liệu trong hồ sơ do công chức, viên chức tự khai trong trường hợp thông tin không thống nhất hoặc không chính xác.

5. Xử lý kỷ luật hoặc phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trong việc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật đối với tổ chức hoặc cá nhân có sai phạm trong kê khai, quản lý và khai thác hồ sơ công chức, viên chức.

6. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử công chức, viên chức của cơ quan cấp trên.

7. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 31 tháng 1 năm sau hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền báo cáo tình hình quản lý hồ sơ công chức, viên chức của năm trước theo quy định của Thông tư số 11/2012/TT-BNV và Thông tư số 07/2019/TT-BNV gửi về Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Bộ Nội vụ.

8. Phối hợp chặt chẽ với Vụ Tổ chức cán bộ, Cục Công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo đúng phạm vi thẩm quyền được giao trong Quy chế này.

Điều 27. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ trực tiếp quản lý, sử dụng công chức, viên chức

1. Tổ chức để công chức, viên chức thực hiện chế độ kê khai, bổ sung các tài liệu trong thành phần hồ sơ theo quy định và theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2. Giao nộp hoặc yêu cầu công chức, viên chức của đơn vị giao nộp đầy đủ, kịp thời các văn bản thuộc thành phần hồ sơ cho đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức để lưu trữ và thực hiện các chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức theo quy định.

3. Tích cực phối hợp với cơ quan quản lý hồ sơ công chức, viên chức khi có yêu cầu.

Điều 28. Trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý tài khoản người dùng, quản lý hồ sơ công chức, viên chức

1. Công chức, viên chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 11/2012/TT-BNVĐiều 20 Thông tư số 07/2019/TT-BNV.

2. Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác hồ sơ điện tử, quản lý tài khoản người dùng có trách nhiệm bảo đảm bí mật, an toàn thông tin hồ sơ điện tử và tài khoản người dùng. Không tiết lộ, cung cấp thông tin hồ sơ, thông tin tài khoản người dùng nếu không được sự đồng ý của người có thẩm quyền bằng văn bản. Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ điện tử và độ mật của Phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức.

Điều 29. Trách nhiệm của công chức, viên chức đối với hồ sơ cá nhân

1. Công chức, viên chức có trách nhiệm đối với hồ sơ cá nhân theo quy định tại Điều 21 Thông tư số 11/2012/TT-BNVĐiều 21 Thông tư số 07/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

2. Công chức, viên chức muốn khai thác hồ sơ điện tử cá nhân phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ và phải bảo đảm bí mật thông tin tài khoản được cấp, sử dụng tài khoản đúng mục đích, đúng thẩm quyền.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 30. Trách nhiệm triển khai thực hiện Quy chế

1. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các đơn vị trong việc thực hiện Quy chế; định kỳ hàng năm, báo cáo Bộ trưởng về tình hình, kết quả thực hiện Quy chế; đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, thay thế Quy chế cho phù hợp với các quy định mới của pháp luật có liên quan và yêu cầu thực tiễn.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm phổ biến công khai Quy chế này đến công chức, viên chức của đơn vị và tổ chức thực hiện.

Điều 31. Tổ chức bàn giao hồ sơ công chức, viên chức để thực hiện quản lý theo Quy chế này

1. Thủ trưởng các đơn vị đang thực hiện quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ công chức, viên chức đối với các hồ sơ không thuộc thẩm quyền đơn vị quản lý kể từ thời điểm Quy chế này có hiệu lực thi hành cho các đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức quy định tại Chương II Quy chế này.

Thời hạn bàn giao hồ sơ là 02 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ ký đầy đủ của người giao, người nhận và Thủ trưởng đơn vị giao, đơn vị nhận hồ sơ.

2. Thủ trưởng các đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức, viên chức có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan nhận bàn giao hồ sơ công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý hồ sơ của đơn vị mình theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 32. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Quy chế này được khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua - khen thưởng.

2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 33. Điều khoản thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quy chế Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động của Bộ Tư pháp được ban hành kèm theo Quyết định số 1052 /QĐ-BTP ngày 06 tháng 5 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, đề nghị Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ phản ánh về Vụ Tổ chức cán bộ để nghiên cứu, xử lý hoặc báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định./.

Điều 9. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức

1. Đối với công chức tuyển dụng lần đầu

Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, cơ quan quản lý hồ sơ công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp và báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức để xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời hướng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc gồm:

a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận;

b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân công chức, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức. Sơ yếu lý lịch do công chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ “Quyển lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của công chức được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xác minh, chứng nhận. Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” theo mẫu 2C-BNV/2008 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06 tháng 10 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV);

c) Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu được trích từ Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức tóm tắt, xác nhận và đóng dấu để phục vụ cho công tác quản lý cán bộ, công chức khi có yêu cầu;

d) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ phải do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt theo quy định của pháp luật và có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;

đ) Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.

2. Đối với công chức đang công tác

Các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 1 của Điều này và các thành phần hồ sơ khác quy định đối với công chức đang công tác gồm:

a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu do công chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức. Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan quản lý công chức xác minh và chứng nhận;

b) Các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của công chức;

c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá công chức hàng năm của cơ quan sử dụng công chức;

d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

đ) Bản kê khai tài sản đối với các đối tượng công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định hiện hành;

e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến công chức và gia đình công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức;

h) Đối với công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của công chức.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 9. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ công chức
...

4. Những thành phần hồ sơ gốc của công chức quy định tại Điểm a, Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này do Bộ Nội vụ thống nhất ban hành theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức (sau đây viết tắt là Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV) và Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV. Hồ sơ gốc của công chức thuộc tài liệu lưu trữ lịch sử, thời hạn bảo quản vĩnh viễn, trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ công chức thực hiện như sau:

a) Khi công chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc như quy định tại Khoản 1 Điều này thì cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm yêu cầu công chức trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện không có hoặc thiếu các thành phần hồ sơ gốc phải hoàn chỉnh, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư này về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức;

b) Trường hợp không thể hoàn chỉnh bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Điểm a Khoản này thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ khác, hoặc lập mới hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này như đối với công chức tuyển dụng lần đầu.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 11. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức

1. Chế độ bổ sung hồ sơ công chức

Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ công chức, cơ quan quản lý công chức hướng dẫn công chức kê khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ công chức, cụ thể như sau:

a) “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức” phải được cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý công chức xác nhận để bổ sung vào thành phần hồ sơ công chức;

b) Trường hợp các thông tin phát sinh do công chức tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý công chức và trước pháp luật.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 12. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức
...

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày công chức có quyết định chuyển ngạch, điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc cán bộ, công chức cấp xã được xét chuyển thành công chức từ cấp huyện trở lên.

Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 7 và Khoản 8 Điều 1 Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo biểu mẫu quy định tại Khoản 2 Điều 1 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV;

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý công chức thực hiện.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 12. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức
...

3. Công chức nghỉ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”, các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm công chức thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

b) Đối với công chức từ trần gia đình công chức được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức lưu giữ, bảo quản;

c) Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý công chức đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 13. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức

1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức gồm:

a) Cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức và cơ quan quản lý hồ sơ công chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức, công chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch hành chính của bản thân.

2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ công chức:

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” quy định tại Khoản 9 Điều 1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ công chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ công chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ công chức khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý.

3. Nhiệm vụ của công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức phê duyệt;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 của Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ công chức phê duyệt.

Điều 14. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ công chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản và không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin công chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);

d) Việc lưu trữ hồ sơ công chức cần tiến hành song song với việc lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan) và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác.

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ công chức được thực hiện như sau:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản. Những tài liệu hư hỏng (tài liệu bị phai mờ, rách nát) thì phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ công chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ công chức do người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu hồ sơ công chức, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ công chức.

4. Chế độ bảo quản hồ sơ công chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa, thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ công chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể và chỉnh lý lại hồ sơ;

d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính như quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều này thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ;

đ) Công chức làm công tác quản lý hồ sơ được hưởng chế độ bồi dưỡng độc hại theo các quy định về các chế độ độc hại của nhà nước.

5. Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm bảo quản và quản lý hồ sơ công chức theo các quy định cụ thể của điều này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 15. Trình tự, thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức
...

2. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức

Cơ quan quản lý công chức định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ công tác quản lý hồ sơ công chức như sau:

a) Đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ công chức gồm:

Cơ quan quản lý hồ sơ công chức định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ công chức theo Thông tư này, Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV và Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV, sau đó tổng hợp để cơ quan quản lý công chức báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định hiện hành;

Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;

Cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm đề nghị, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chế và báo cáo cơ quan quản lý công chức của Bộ Nội vụ để phối hợp thực hiện;

Cơ quan quản lý công chức Bộ Nội vụ tổng hợp tình hình thực hiện, bổ sung hoàn thiện các quy chế quản lý hồ sơ công chức để trình cấp có thẩm quyền ban hành thống nhất toàn quốc.

b) Nội dung báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ công chức của cơ quan, đơn vị và đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ cho công tác quản lý đội ngũ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị gồm:

Báo cáo số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do thất lạc, hư hỏng), hồ sơ công chức bổ nhiệm, xét chuyển, điều động, luân chuyển, biệt phái, chuyển công tác và hồ sơ cán bộ, công chức cấp xã xét chuyển thành công chức cấp huyện trở lên;

Báo cáo số lượng hồ sơ công chức thôi việc, buộc thôi việc, nghỉ hưu, mất sức và từ trần;

Báo cáo số lượng hồ sơ hư hỏng, thất lạc và sửa chữa dữ liệu thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.

c) Báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác quản lý hồ sơ gồm:

Khu vực bảo quản hồ sơ, nơi cất và lưu giữ hồ sơ công chức;

Diện tích bảo quản, lưu giữ hồ sơ công chức;

Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ công chức;

Kinh phí hàng năm cho công tác quản lý hồ sơ công chức, nguồn, kế hoạch, tiến độ cấp kinh phí, đề xuất kiến nghị về kinh phí.

d) Số lượng, chất lượng công chức và công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức:

Số lượng và trình độ (trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, tin học) đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức;

Số lượng, chất lượng các lớp tập huấn chuyên môn về công tác quản lý hồ sơ công chức hàng năm và định kỳ do cơ quan tự tổ chức.

đ) Kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 20. Thẩm quyền và trách nhiệm của công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức

1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ điện tử công chức.

2. Tổ chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ công chức bảo đảm kịp thời, chính xác.

3. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ sơ.

4. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh, chính xác.

5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ công chức và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức xem xét, xử lý.

6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.

7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức.

8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ công chức để có biện pháp giải quyết kịp thời.

9. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 21. Trách nhiệm và quyền của công chức đối với hồ sơ cá nhân

1. Công chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn của cơ quan quản lý công chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan sử dụng công chức và chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý, và sử dụng công chức về các thông tin mình kê khai. Trường hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì phải chịu trách nhiệm theo các quy định hiện hành.

2. Công chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan, tổ chức, đơn vị lưu giữ hồ sơ, trừ các tài liệu quy định tại Điểm e Khoản 2 Điều 9 của Thông tư này.

3. Công chức nếu đề nghị về việc điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình thì phải báo cáo với người đứng đầu cơ quan quản lý công chức và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của Thông tư này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 10. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức

1. Đối với viên chức tuyển dụng lần đầu

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm hướng dẫn viên chức kê khai, kiểm tra, xác minh các thông tin do viên chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền cấp. Người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức xác nhận, đóng dấu và nộp cho cơ quan quản lý hồ sơ viên chức để đưa vào hồ sơ quản lý. Hồ sơ này là hồ sơ gốc của viên chức.

Hồ sơ gốc bao gồm các thành phần sau đây:

a) Quyển “Lý lịch viên chức” theo mẫu HS01-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. Quyển “Lý lịch viên chức” phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của viên chức. Quyển “Lý lịch viên chức” do viên chức tự kê khai và được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) "Sơ yếu lý lịch viên chức" theo mẫu HS02-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. Sơ yếu lý lịch là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt thông tin về bản thân, mối quan hệ gia đình và xã hội của viên chức. Sơ yếu lý lịch do viên chức tự kê khai hoặc do người có trách nhiệm ghi từ quyển "Lý lịch viên chức” quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này và các tài liệu bổ sung khác của viên chức. Sơ yếu lý lịch viên chức được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

c) Bản sao giấy khai sinh có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

d) Phiếu lý lịch tư pháp của cơ quan có thẩm quyền cấp;

đ) Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên cấp còn giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật;

e) Bản sao có công chứng các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo, bồi dưỡng của viên chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền cấp. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ đào tạo do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì phải được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền của Bộ Giáo dục và Đào tạo công nhận;

g) Bản sao các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận viên chức có công chứng của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Trường hợp phát hiện có dấu hiệu sai phạm, nhầm lẫn về thông tin trong hồ sơ gốc của viên chức thì đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý đơn vị sự nghiệp công lập giải quyết theo quy định của pháp luật.

2. Đối với viên chức đang công tác

Ngoài hồ sơ gốc quy định tại Khoản 1 Điều này, thành phần hồ sơ khác của viên chức đang công tác, bao gồm:

a) "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" theo mẫu HS03-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" là tài liệu do viên chức kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức. "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức" phải được đơn vị sử dụng viên chức kiểm tra, xác minh và xác nhận;

b) Bản sao các quyết định về việc xét chuyển, bổ nhiệm, biệt phái, điều động, luân chuyển, thăng hạng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của viên chức.

c) Bản tự kiểm điểm, tự nhận xét, đánh giá hàng năm của viên chức có xác nhận của đơn vị sử dụng viên chức; bản nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý viên chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập);

d) Bản kê khai tài sản, bản kê khai tài sản bổ sung đối với đối tượng viên chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;

đ) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến viên chức và gia đình viên chức được phản ánh trong đơn, thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;

e) Văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của viên chức;

g) Viên chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ viên chức.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 11. Biểu mẫu quản lý hồ sơ viên chức

Các biểu mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức ban hành kèm theo Thông tư này, bao gồm:

1. Quyển lý lịch viên chức gồm 6 trang, ký hiệu: Mẫu HS01-VC/BNV.

2. Sơ yếu lý lịch viên chức gồm 4 trang, ký hiệu: Mẫu HS02-VC/BNV.

3. Phiếu bổ sung lý lịch viên chức gồm 2 trang, ký hiệu: Mẫu HS03-VC/BNV.

4. Phiếu giao nhận hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS04-VC/BNV.

5. Phiếu chuyển hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS05-VC/BNV.

6. Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS06-VC/BNV.

7. Phiếu theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ viên chức gồm 1 trang, ký hiệu: Mẫu HS07-VC/BNV.

8. Sổ đăng ký hồ sơ, sổ giao nhận hồ sơ và sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức.

a) Sổ đăng ký hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08a-VC/BNV;

b) Sổ giao nhận hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08b-VC/BNV;

c) Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và các trang ruột, ký hiệu: Mẫu HS08c-VC/BNV.9. Bì hồ sơ và các loại bìa kẹp

a) Bì hồ sơ viên chức được làm bằng chất liệu giấy không hút ẩm, có độ bền cao, có kích thước (250 x 340 mm), với độ dày từ 10mm đến 30mm. Ký hiệu: Mẫu HS09a-VC/BNV;

b) Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ dùng để liệt kê các thành phần tài liệu trong hồ sơ viên chức gồm 1 trang bìa và ít nhất 2 trang mục lục để liệt kê đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ được làm bằng chất liệu giấy duplex trắng khổ A3 (297 x 420 mm) để gập đôi; trang danh mục thành phần tài liệu trong hồ sơ được làm bằng giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm). Ký hiệu: Mẫu HS09b-VC/BNV;

c) Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, thăng hạng chức danh nghề nghiệp, điều động,...) gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy duplex trắng khổ A3 (297 x 420 mm) để gập đôi. Ký hiệu: Mẫu HS09c-VC/BNV;

d) Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá, đơn thư và các tài liệu xác minh khác gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy duplex trắng khổ A3 (297 x 420 mm) để gập đôi. Ký hiệu: Mẫu HS09d-VC/BNV.

10. “Trang bìa” quy định từ Khoản 1 đến Khoản 8 Điều này được làm bằng chất lượng giấy có độ bền cao, khổ A4 (210 x 297mm); “trang” quy định từ Khoản 1 đến Khoản 8 Điều này được làm bằng chất lượng giấy trắng khổ A4 (210 x 297mm).

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 10. Xây dựng hồ sơ, thành phần hồ sơ viên chức
...

5. Trường hợp thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc thì việc xây dựng, hoàn thiện hồ sơ gốc được thực hiện như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ viên chức thiếu các thành phần hồ sơ gốc hoặc không có hồ sơ gốc, đơn vị sử dụng viên chức có trách nhiệm yêu cầu viên chức phải hoàn thiện, bổ sung các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Thông tư này.

b) Trường hợp không thể hoàn thiện, bổ sung đầy đủ các thành phần hồ sơ gốc thì căn cứ vào giấy khai sinh gốc để hoàn thiện các thành phần hồ sơ khác hoặc lập mới hồ sơ viên chức theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 12. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ viên chức

1. Chế độ bổ sung hồ sơ viên chức

Định kỳ trước ngày 31 tháng 12 hàng năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước về hồ sơ viên chức, đơn vị sử dụng viên chức hướng dẫn viên chức kê khai, bổ sung những thông tin phát sinh trong năm liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình, xã hội theo "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức". Viên chức phải nộp bổ sung bản sao các văn bằng, chứng chỉ được cấp trong năm (nếu có) cùng với "Phiếu bổ sung lý lịch viên chức".

Trường hợp các thông tin phát sinh do viên chức tự kê khai không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 12. Chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ viên chức
...

3. Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ viên chức do đơn vị sử dụng viên chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, quyết định. Đơn vị sử dụng viên chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ viên chức như quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ viên chức thực hiện như sau:

a) Trường hợp các thành phần hồ sơ (quyển Lý lịch viên chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ) không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất các thành phần hồ sơ khác theo giấy khai sinh này; trường hợp trong hồ sơ viên chức không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch viên chức lập khi viên chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để thống nhất.

b) Việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ viên chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định bằng văn bản, sau khi có biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh của đơn vị sử dụng viên chức.

c) Không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với viên chức là đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam mà thống nhất xác định ngày, tháng, năm sinh (tuổi) của viên chức theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 13. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức
...

2. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày viên chức có quyết định tiếp nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc có quyết định xét chuyển thành công chức. Hồ sơ khi tiếp nhận phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo mẫu HS04-VC/BNV và mẫu HS05-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;

c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ theo mẫu HS08b-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ theo mẫu HS08a-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này và lập biên bản giao nhận;

đ) Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức thực hiện.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 13. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ viên chức
...

3. Viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới hoặc từ trần thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:

a) Trường hợp viên chức nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng làm việc thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" và các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc. Cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chỉ được xác nhận và cấp lại bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý viên chức và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;

b) Trường hợp viên chức chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị mới thì được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cũ lưu giữ, bảo quản và chỉ được chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản;

c) Đối với viên chức từ trần, gia đình viên chức được nhận 1 bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức". Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan quản lý hồ sơ viên chức lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm viên chức thôi việc.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 14. Nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức

1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức, gồm:

a) Cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan quản lý hồ sơ viên chức được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức để phục vụ yêu cầu công tác;

b) Trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, viên chức được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp bản sao "Sơ yếu lý lịch viên chức" của mình.

2. Khi nghiên cứu hồ sơ viên chức phải tuân thủ các quy định sau đây:

a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp cho người đến nghiên cứu hồ sơ viên chức, trong đó ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" theo mẫu HS06-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ viên chức;

c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;

d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ viên chức như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;

đ) Nếu muốn sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ viên chức thì phải báo cáo và được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức đồng ý. Việc sao chụp tài liệu do người trực tiếp quản lý hồ sơ viên chức tiến hành và bàn giao lại.

3. Nhiệm vụ của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức:

a) Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ viên chức theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận;

b) Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả bảo đảm đúng như khi cho mượn và vào phiếu theo dõi sử dụng, khai thác hồ sơ viên chức theo mẫu HS07-VC/BNV, sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ viên chức theo mẫu HS08c-VC/BNV ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Sao lục hồ sơ cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo "Phiếu nghiên cứu hồ sơ viên chức" đã được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chấp thuận.

Điều 15. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức

1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ viên chức phải thực hiện đầy đủ các bước sau đây:

a) Lập sổ hồ sơ;

b) Phân loại tài liệu;

c) Lập phiếu liệt kê tài liệu;

d) Lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ;

đ) Lập thư mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.

2. Lưu giữ hồ sơ viên chức phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự tên A, B, C hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy;

b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ viên chức phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để thuận tiện cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;

c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu viên chức nếu có). Ngoài ra còn lưu trữ và quản lý trên hệ thống máy vi tính;

d) Bảo đảm dễ bảo quản, không bị nhàu nát hoặc hư hỏng, thất lạc hồ sơ.

3. Quy trình lưu giữ hồ sơ viên chức được thực hiện theo các bước sau đây:

a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;

b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp hoặc thừa; chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu 1 bản; việc loại bỏ phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ viên chức và phải được lập thành biên bản, lưu trong hồ sơ gốc. Những tài liệu hư hỏng phải có biện pháp phục chế hoặc sao chép lại nội dung và lưu đồng thời với bản cũ;

c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ viên chức phải thành lập Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ viên chức do người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức quyết định thành lập. Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hồ sơ viên chức phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan quản lý hồ sơ viên chức cho phép hủy, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản tiêu hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ viên chức.

4. Chế độ bảo quản hồ sơ viên chức theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải bảo đảm các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và các quy định sau đây:

a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: tủ, két bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật; giá, kệ hồ sơ; bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió, thiết bị báo cháy, bình cứu hỏa; thuốc chống ẩm, mốc, mối, mọt, chuột, dán.... bảo đảm hồ sơ viên chức được lưu giữ lâu dài;

b) Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;

c) Định kỳ hàng năm kiểm tra tổng thể, có kế hoạch phun thuốc chống mối, mọt và chỉnh lý lại hồ sơ;

5. Người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức chịu trách nhiệm về việc bảo quản và quản lý hồ sơ viên chức theo quy định của Điều này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 16. Trình tự, thủ tục báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức

Định kỳ trước ngày 30 tháng 6 hàng năm, cơ quan Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện công tác quản lý hồ sơ viên chức của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của mình, gửi báo cáo về Bộ Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Nội dung, trình tự báo cáo công tác quản lý hồ sơ viên chức như sau:
...

2. Báo cáo thực trạng số lượng, chất lượng hồ sơ viên chức, đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ phục vụ công tác quản lý đội ngũ viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị, gồm:

a) Số lượng hồ sơ lập mới (hồ sơ tuyển dụng mới, kể cả hồ sơ lập mới do bị hư hỏng, thất lạc hoặc do sửa chữa thông tin trong hồ sơ), hồ sơ viên chức bổ nhiệm, xét chuyển, biệt phái, thay đổi chức danh nghề nghiệp và hồ sơ viên chức xét chuyển thành công chức hoặc thay đổi vị trí việc làm;

b) Số lượng hồ sơ viên chức được giải quyết nghỉ hưu, chấm dứt hợp đồng hoặc từ trần;

c) Số lượng hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc và hồ sơ đề nghị sửa chữa thông tin trong thành phần hồ sơ gốc.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 20. Quyền và trách nhiệm của người trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ viên chức

1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ, hồ sơ điện tử viên chức (nếu có).

2. Tổ chức việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ viên chức bảo đảm kịp thời, chính xác.

3. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ sơ.

4. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh, chính xác.

5. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ viên chức và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ viên chức xem xét, xử lý.

6. Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.

7. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ viên chức theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 Thông tư này.

8. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với cấp có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ viên chức để có biện pháp giải quyết.

9. Thường xuyên học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức.

10. Khi có sáng kiến, phát minh sáng tạo cải tiến về nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý hồ sơ viên chức có hiệu quả cao và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận thì được khen thưởng theo các quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

11. Khi công chức, viên chức vi phạm các quy định về công tác quản lý hồ sơ viên chức quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật có liên quan thì sẽ bị xử lý kỷ luật như sau:

a) Đối với công chức thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ luật đối với công chức;

b) Đối với viên chức thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ luật đối với viên chức.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 21. Trách nhiệm và quyền của viên chức đối với hồ sơ cá nhân

1. Viên chức có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực và thực hiện việc kê khai, bổ sung hồ sơ của mình theo hướng dẫn của đơn vị sử dụng viên chức hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý hồ sơ viên chức; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý viên chức, đơn vị sử dụng viên chức về các thông tin mình kê khai. Trường hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung thực thì tùy theo mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật theo các quy định về xử lý kỷ luật đối với viên chức và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Viên chức được quyền nghiên cứu hồ sơ của mình tại cơ quan quản lý hồ sơ viên chức, trừ các tài liệu quy định tại Điểm đ Khoản 2 Điều 10 Thông tư này.

3. Viên chức khi đi làm các thủ tục để điều chỉnh hồ sơ gốc hoặc khi đề nghị về việc điều chỉnh, bổ sung những thông tin trong hồ sơ của mình phải báo cáo với người đứng đầu đơn vị sử dụng viên chức và cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định của Thông tư này.

4. Viên chức có trách nhiệm cung cấp các thành phần tài liệu liên quan đến bản thân khi có phát sinh theo hướng dẫn hoặc yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 và Khoản 3 Điều 11 về chế độ bổ sung, sửa chữa dữ liệu hồ sơ công chức

1. Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 11 như sau:

“2. Trường hợp lập mới hồ sơ công chức khi hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc thực hiện như sau:

a) Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày phát hiện hồ sơ bị hư hỏng, thất lạc cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm hướng dẫn công chức kê khai và hoàn thiện các thành phần hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 Thông tư này.

b) Sau khi công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ, cơ quan sử dụng công chức có trách nhiệm kiểm tra thông tin trong các thành phần hồ sơ. Trường hợp các thành phần hồ sơ thống nhất thông tin thì người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức xác nhận, chịu trách nhiệm về các thông tin trong hồ sơ công chức và báo cáo cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định.

c) Trường hợp sau khi công chức kê khai, hoàn thiện hồ sơ nhưng giữa các thành phần hồ sơ không thống nhất thông tin thì cơ quan sử dụng công chức ban hành quyết định thực hiện việc kiểm tra, xác minh, sau đó báo cáo kết luận việc kiểm tra, xác minh để cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định thống nhất thông tin hồ sơ bằng văn bản. Việc kiểm tra, xác minh thực hiện như sau:

Nội dung kiểm tra, xác minh: trực tiếp kiểm tra, xác minh thực tế các thành phần hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền cấp hồ sơ, giấy tờ hộ tịch (hồ sơ gốc), hồ sơ Lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) gồm: trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ công chức không thống nhất với giấy tờ hộ tịch thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị cơ quan sử dụng công chức gửi văn bản đến cơ quan tư pháp cấp tỉnh trở lên kiểm tra, xác minh và đề nghị cơ quan tư pháp thông báo kết quả kiểm tra, xác minh bằng văn bản về cơ quan sử dụng công chức về giá trị pháp lý của giấy tờ hộ tịch; trường hợp các thông tin trong thành phần hồ sơ công chức không thống nhất với giấy tờ hồ sơ lý lịch đảng viên thì Đoàn kiểm tra, xác minh đề nghị cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác minh và thông báo kết quả về cơ quan sử dụng công chức. Trường hợp các văn bằng, chứng chỉ do các cơ quan, tổ chức, đơn vị nước ngoài cấp ngoài lãnh thổ Việt Nam thì Đoàn kiểm tra, xác minh báo cáo cơ quan sử dụng công chức gửi văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý văn bằng, chứng chỉ của Bộ Giáo dục và Đào tạo kiểm tra, xác minh.

Thời gian bắt đầu tiến hành kiểm tra, xác minh tính từ khi Quyết định kiểm tra, xác minh của cơ quan sử dụng công chức có hiệu lực. Thời gian kết thúc việc kiểm tra, xác minh sau 90 ngày kể từ khi bắt đầu kiểm tra, xác minh; trường hợp vì lý do bất khả kháng thì cơ quan sử dụng công chức cho phép gia hạn bằng văn bản; thời gian gia hạn không quá 30 ngày làm việc kể từ khi văn bản gia hạn có hiệu lực. Sau thời gian kiểm tra, xác minh không kết luận được việc kiểm tra, xác minh thì cơ quan sử dụng công chức báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định.

Thành phần Đoàn kiểm tra, xác minh gồm: Trưởng đoàn và các thành viên do người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức quyết định. Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong đoàn; các thành viên Đoàn kiểm tra, xác minh chịu trách nhiệm cá nhân về ý kiến kiểm tra, xác minh của mình. Hoạt động của Đoàn kiểm tra, xác minh phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, công khai, trung thực; biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh được Trưởng Đoàn kiểm tra, xác minh báo cáo cơ quan sử dụng công chức sau 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra, xác minh (bằng biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh) và chịu trách nhiệm về kết luận kiểm tra, xác minh của mình.

Trách nhiệm kiểm tra, xác minh: cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra, xác minh có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra, xác minh; trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân liên quan đến nội dung kiểm tra, xác minh làm sai lệch hồ sơ, giả mạo hồ sơ hoặc xác nhận, cấp giấy tờ, hồ sơ cho người không đủ điều kiện thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và pháp luật hiện hành”.

2. Sửa đổi, bổ sung Khoản 3 Điều 11 như sau:

“3. Trường hợp sửa chữa thông tin trong hồ sơ công chức do cơ quan sử dụng công chức thực hiện, sau đó báo cáo người đứng đầu cơ quan quản lý công chức xem xét, quyết định. Cơ quan sử dụng công chức phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh về những thông tin sửa chữa trong hồ sơ công chức như quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều này. Nội dung sửa chữa thông tin hồ sơ công chức thực hiện như sau:

a) Trường hợp các thành phần hồ sơ (quyển Lý lịch cán bộ, công chức, giấy khai sinh, sổ bảo hiểm xã hội, văn bằng, chứng chỉ) không thống nhất thì căn cứ giấy khai sinh gốc để hoàn thiện, bổ sung và thống nhất các thành phần hồ sơ khác theo giấy khai sinh này; trường hợp trong hồ sơ công chức không có giấy khai sinh thì căn cứ quyển Lý lịch cán bộ, công chức công chức lập khi công chức được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước để thống nhất.

b) Việc sửa chữa các thông tin trong hồ sơ công chức phải được người đứng đầu cơ quan quản lý công chức quyết định bằng văn bản, sau khi có biên bản kết luận việc kiểm tra, xác minh của cơ quan sử dụng công chức.

c) Không thực hiện việc sửa chữa, điều chỉnh ngày, tháng, năm sinh trong hồ sơ đối với công chức là đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam mà thống nhất xác định ngày, tháng, năm sinh (tuổi) của công chức theo tuổi khai trong hồ sơ lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng”.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Văn bản gốc
Lược Đồ
Tải về


Trích lược
Số hiệu: 1818/QĐ-BTP   Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Bộ Tư pháp   Người ký: Lê Thành Long
Ngày ban hành: 28/08/2020   Ngày hiệu lực: Đã biết
Ngày công báo: Đang cập nhật   Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Lao động, Bổ trợ tư pháp, Cán bộ, công chức, viên chức   Tình trạng: Đã biết
Từ khóa: Quyết định 1818/QĐ-BTP

133

Thành viên
Đăng nhập bằng Google
452728