QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH VÀ PHÂN CẤP VIỆC IN, PHÁT HÀNH SỔ, BIỂU MẪU HỘ TỊCH"

BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;
Căn cứ Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài và Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP;
Căn cứ mục tiêu và yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính theo Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước của Chính phủ;
Nhằm tạo thuận tiện cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong đăng ký hộ tịch;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hành chính tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án "Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch" với những nội dung chính sau:

I. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu trước mắt

Cắt giảm những sổ, biểu mẫu hộ tịch không cần thiết bằng cách gộp chung và bỏ một số sổ, biểu mẫu hộ tịch, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và các cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch, đồng thời hướng tới việc cắt giảm thủ tục hành chính theo mục tiêu và yêu cầu Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước (Đề án 30). Tuy nhiên, đề án Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch chỉ mang tính chất quá độ, khi việc đăng ký hộ tịch qua mạng internet được triển khai rộng rãi, thì phải nghiên cứu xây dựng một Đề án thay thế.

2. Mục tiêu lâu dài

Xây dựng lộ trình đăng ký hộ tịch qua mạng internet, theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc qua hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch; sau khi đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Thực hiện kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu được cấp bản sao ở bất kỳ trung tâm đăng ký hộ tịch nào.

II. NỘI DUNG ĐỀ ÁN

1. Giảm số lượng sổ, biểu mẫu hộ tịch đang phát hành

1.1. Giảm số lượng sổ hộ tịch từ 16 sổ còn 05 sổ (giảm 68,7%)

05 sổ hộ tịch được gộp từ 16 sổ hộ tịch hiện hành, theo hướng:

- Bỏ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch. Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch sẽ được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh trước đây. Trường hợp người dân còn giữ được bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ, thì hướng dẫn người dân làm thủ tục đăng ký lại việc sinh trước khi làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.

- Gộp chung 02 loại sổ (Sổ đăng ký việc giám hộ; Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) theo hướng đóng chung một sổ, tách 02 phần khác nhau để ghi riêng cho từng loại việc đăng ký.

- Sử dụng cùng một loại sổ hộ tịch cho một loại việc đăng ký, không phân biệt dùng để đăng ký sự kiện hộ tịch trong nước hay có yếu tố nước ngoài và cũng không phân biệt được dùng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước hay các Cơ quan đại diện Việt Nam.

1.2. Giảm số lượng biểu mẫu hộ tịch

1.2.1. Đối với những biểu mẫu có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch

Những biểu mẫu hộ tịch được cấp có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch bao gồm bản chính và bản sao (Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Giấy chứng tử; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con; Quyết định công nhận việc giám hộ; Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ; Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch...). Do biểu mẫu (bản chính và bản sao) hiện hành được thiết kế in riêng cho từng cơ quan đăng ký hay cấp lại (Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam), và riêng cho từng sự kiện đăng ký (đăng ký đúng hạn, đăng ký lại, cấp lại...), nên mặc dù chỉ có 06 việc hộ tịch mà có tới 66 bản chính và bản sao. Để giảm bớt số lượng bản chính và bản sao, thì các loại biểu mẫu (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử) sẽ được thiết kế lại theo hướng sử dụng chung 01 biểu mẫu để đăng ký cho một loại việc hộ tịch, không phân biệt cơ quan đăng ký cũng như sự kiện đăng ký. Riêng các biểu mẫu bản chính, bản sao các quyết định, do yêu cầu phải mẫu hóa, nên vẫn được giữ nguyên số lượng biểu mẫu hiện hành.

Trên cơ sở thiết kế lại nội dung biểu mẫu, số lượng biểu mẫu bản chính và bản sao sẽ giảm đáng kể so với hiện hành; cụ thể là:

- Giảm số lượng biểu mẫu bản chính, từ 34 biểu mẫu còn 18 biểu mẫu (giảm 47,1%).

- Giảm số lượng biểu mẫu bản sao, từ 32 biểu mẫu còn 20 biểu mẫu (giảm 37,5%).

1.2.2. Đối với biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch

Trong số 25 biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch đang phát hành, có 23 biểu mẫu tờ khai sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP), 02 biểu mẫu tờ khai sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài (sau đây gọi chung là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP). Để cải cách thủ tục hành chính, thì người dân có thể tự khai theo nội dung tương ứng với từng sự kiện hộ tịch cần đăng ký, mà không nhất thiết phải mẫu hóa các biểu mẫu tờ khai để phát hành thống nhất.

Theo đó, số biểu mẫu tờ khai dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP sẽ giảm từ 23 biểu mẫu, còn 02 biểu mẫu; biểu mẫu Tờ khai đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP sẽ sử dụng chung với biểu mẫu Tờ khai đăng ký kết hôn sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã; 02 biểu mẫu Đơn xin nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài sẽ thiết kế thành 01 biểu mẫu Tờ khai đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Số lượng biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch sẽ giảm từ 25 biểu mẫu còn 04 biểu mẫu (giảm 84%).

1.2.3. Đối với các biểu mẫu hộ tịch khác

Trong số 16 biểu mẫu hộ tịch khác đang phát hành, có 11 biểu mẫu dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, 05 biểu mẫu dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP. Các biểu mẫu sẽ giảm theo hướng:

- Bỏ biểu mẫu Giấy chứng sinh.

- Bỏ 02 biểu mẫu Giấy cử giám hộ.

- Bỏ biểu mẫu Lý lịch cá nhân dùng để làm thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài (do quy định của Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP về thủ tục đăng ký kết hôn đã bỏ loại giấy tờ này).

- Bỏ 02 biểu mẫu Đơn xin nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài (đã thiết kế thành 01 biểu mẫu tờ khai).

- Thiết kế gộp chung 02 mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã (không phân biệt người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cư trú ở trong nước hay đang cư trú ở nước ngoài).

Theo đó, số biểu mẫu hộ tịch khác sẽ giảm từ 16 biểu mẫu còn 09 biểu mẫu (giảm 43,7%).

2. Chuyển tất cả các bản sao in màu, có hoa văn hiện hành sang đen trắng

Bản sao giấy tờ hộ tịch được cấp từ sổ đăng ký hộ tịch cũng có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch, nhưng chỉ được sử dụng một lần và không được dùng để sao theo thủ tục chứng thực; do đó, không nhất thiết phải in màu, có hoa văn như một số bản sao hiện hành. Theo đó, tất cả các bản sao (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử; kể cả bản sao Giấy chứng nhận kết hôn và Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài) in màu, có hoa văn hiện hành sẽ chuyển sang đen trắng, không có hoa văn.

3. Phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

3.1. Các sổ, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành

3.1.1. Bộ Tư pháp in, phát hành 05 sổ hộ tịch

05 sổ hộ tịch được dùng chung cho đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP và Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục I Danh mục I kèm theo.

Lý do Bộ Tư pháp thống nhất in, phát hành sổ hộ tịch là: trên cơ sở xác định tầm quan trọng của sổ đăng ký hộ tịch là hồ sơ gốc, là căn cứ để cấp lại bản chính, cấp bản sao từ sổ hộ tịch và cấp xác nhận về hộ tịch; do đó, yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch phải được đặt lên hàng đầu để bảo đảm cho việc lưu trữ và sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, đa số các địa phương chưa có cơ sở in, đáp ứng yêu cầu về quy cách, chất lượng sổ hộ tịch; mặt khác in số lượng ít, giá thành cao, nên mặc dù hiện tại Bộ đã phân cấp cho Sở Tư pháp tự in các loại sổ hộ tịch để sử dụng tại địa phương, nhưng đa số Sở Tư pháp (61/63 Sở Tư pháp tỉnh, thành phố, trong đó có cả các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng...) đã hợp đồng lại với Nhà xuất bản Tư pháp in sổ hộ tịch. Để khắc phục khó khăn của địa phương trong việc in sổ hộ tịch như đã nêu ở trên, đồng thời bảo đảm chất lượng sổ hộ tịch, Bộ Tư pháp sẽ in và phát hành các loại sổ hộ tịch để sử dụng thống nhất tại các cơ quan đăng ký hộ tịch.

3.1.2. Bộ Tư pháp in, phát hành 05 biểu mẫu bản chính

05 biểu mẫu bản chính bao gồm:

- 03 biểu mẫu bản chính (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử), sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục II Danh mục I kèm theo.

- 02 biểu mẫu bản chính (Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con), sử dụng để đăng ký việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, theo Mục III Danh mục I kèm theo.

Lý do Bộ Tư pháp thống nhất in, phát hành 05 biểu mẫu bản chính là: các bản chính giấy tờ hộ tịch chỉ được cấp một lần khi đăng ký (trừ bản chính Giấy khai sinh được cấp lại). Bản chính giấy tờ hộ tịch được các cơ quan tiếp nhận hồ sơ cá nhân dùng để đối chiếu khi có nghi ngờ về tính xác thực của bản sao, bản chính còn được sử dụng để sao theo thủ tục chứng thực; vì vậy, bản chính giấy tờ hộ tịch phải in bằng giấy tốt để sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, xét trong số các bản chính, thì có 03 loại bản chính: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử là các loại giấy tờ hộ tịch quan trọng, gắn liền với nhiều quyền dân sự của mỗi cá nhân và được sử dụng nhiều nhất (không chỉ ở trong nước mà cả ở nước ngoài), nên Bộ Tư pháp cần thống nhất in và phát hành. Đối với 02 bản chính (Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con) dùng để đăng ký việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, do được sử dụng chủ yếu ở nước ngoài, số lượng ít nên tiếp tục được Bộ Tư pháp in và phát hành.

3.2. Các biểu mẫu được đăng tải trên trang “Thủ tục hành chính” Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp

46 biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn (bao gồm các biểu mẫu bản chính còn lại và tất cả các biểu mẫu bản sao) được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp (www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch và người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được quyền tự truy cập để in và sử dụng miễn phí; cụ thể là:

- 40 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục I Danh mục II kèm theo.

- 06 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, theo Mục II Danh mục II kèm theo.

Trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không có điều kiện tự in các biểu mẫu hộ tịch nêu trên, thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm cung cấp miễn phí cho người đó.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Cơ chế bảo đảm thực hiện Đề án

1.1. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp

1.1.1. Trách nhiệm của Vụ Hành chính tư pháp

- Thiết kế lại nội dung của các sổ, biểu mẫu hộ tịch cho phù hợp với yêu cầu của việc gộp chung sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Bảo đảm nội dung sổ, biểu mẫu hộ tịch trước khi in, phát hành;

- Chủ trì, phối hợp với Nhà Xuất bản Tư pháp, Cục Công nghệ thông tin đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp các loại biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch tự truy cập để in và sử dụng miễn phí;

- Kiểm tra, giám sát việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch tại Nhà Xuất bản Tư pháp và việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại các địa phương;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan, phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc phát sinh liên quan đến việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch thuộc chức năng quản lý của đơn vị trong quá trình tổ chức thực hiện.

1.1.2. Trách nhiệm của Nhà Xuất bản Tư pháp

- Tổ chức in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp theo đúng các quy định hiện hành. Bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của địa phương về số lượng, chất lượng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Phối hợp với Vụ Hành chính tư pháp, Cục Công nghệ thông tin thiết kế chuẩn các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch tự truy cập để in và sử dụng miễn phí;

- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch trước các cơ quan chức năng theo quy định;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch.

1.1.3. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Bảo đảm đăng tải đầy đủ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp các biểu mẫu hộ tịch để các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuận tiện trong việc truy cập khi có yêu cầu. Tạo điều kiện thuận tiện để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể tự truy cập để in và sử dụng miễn phí các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn.

1.2. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

- Dự báo kịp thời nhu cầu sử dụng (05 sổ và 05 biểu mẫu bản chính hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp) của các Cơ quan đại diện Việt Nam gửi Nhà Xuất bản Tư pháp; bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ yêu cầu sử dung sổ, biểu mẫu hộ tịch của các Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Kiểm tra việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam; kịp thời giải quyết vướng mắc và uốn nắn những thiếu sót (nếu có) trong quá trình thực hiện.

1.3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.3.1. Bố trí đủ kinh phí cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch. Đối với những địa phương chưa có điều kiện sử dụng Internet, thì bố trí kinh phí để in các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng biểu mẫu hộ tịch của địa phương;

1.3.2. Chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát và nắm rõ tình hình sử dung internet trong phạm vi địa phương. Đối với những địa phương đã có điều kiện sử dụng internet, thì hướng dẫn chung Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã trong địa phương cách thức truy cập mạng internet để in và sử dụng các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn; đối với những địa phương chưa có điều kiện sử dụng internet, thì Sở Tư pháp chủ động tổ chức in, phát hành các biểu mẫu hộ tịch này, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng biểu mẫu hộ tịch trong địa phương;

1.3.3. Dự báo kịp thời nhu cầu sử dụng (05 sổ và 05 biểu mẫu bản chính hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp) của các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương gửi Nhà Xuất bản Tư pháp; bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ yêu cầu sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương;

1.3.4. Bảo đảm sử dụng đúng mục đích khoản kinh phí được cấp cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch để cấp phát cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương; hướng dẫn thống nhất việc cấp miễn phí (không thu tiền) cho người dân các giấy tờ hộ tịch, kể cả các việc hộ tịch có thu lệ phí (lệ phí bao gồm tiền mua biểu mẫu hộ tịch);

1.3.5. Bảo đảm thanh toán kịp thời tiền mua sổ, biểu mẫu hộ tịch từ Nhà Xuất bản Tư pháp;

1.3.6. Kiểm tra việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trong địa phương; kịp thời giải quyết vướng mắc và uốn nắn những thiếu sót (nếu có) trong quá trình thực hiện.

Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nhiệm vụ 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, 1.3.6 nói tại điểm này.

2. Lộ trình thực hiện

- Giai đoạn 1 (từ năm 2010 đến hết năm 2011)

+ Từ Quý I/2010, Bộ Tư pháp thực hiện in 05 sổ hộ tịch theo mẫu sổ mới. Đối với những nơi (kể cả cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước hay các Cơ quan đại diện Việt Nam) đã sử dụng hết sổ cũ, thì sẽ mua sổ mới để sử dụng; trường hợp đã mua sổ hộ tịch (theo mẫu cũ) mà chưa sử dụng hết, thì tiếp tục sử dụng cho đến hết.

+ Đối với các biểu mẫu hộ tịch: Để thống nhất thời hạn chấm dứt việc sử dụng các biểu mẫu hộ tịch cũ (bao gồm cả bản chính và bản sao), các Sở Tư pháp và các Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm rà soát số biểu mẫu hiện còn (đã mua từ Nhà Xuất bản tư pháp), báo cáo Bộ Tư pháp. Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc điều chuyển và in bổ sung, đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng các biểu mẫu hộ tịch cũ trong quý I và Quý II năm 2010; bắt đầu từ quý III năm 2010 (ngày 01/7/2010), các cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thống nhất sử dụng biểu mẫu mới (thay thế các biểu mẫu hộ tịch hiện hành).

- Giai đoạn 2 (từ năm 2012 đến hết năm 2014)

+ Năm 2012: Xây dựng Đề án triển khai việc ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu về hộ tịch trên cơ sở phần mềm do Dự án hỗ trợ thể chế cho Việt Nam (ISP) tài trợ đã được triển khai tại 18 phường thuộc quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, cung cấp trang thiết bị và triển khai ở các quận nội thành thuộc 05 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng).

+ Năm 2013 đền hết năm 2014: Vận hành thí điểm đăng ký hộ tịch qua mạng Internet tại một số tỉnh, thành phố, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch qua mạng ở các địa phương đã triển khai nối mạng; theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc (qua hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch); sau khi đăng ký hộ tịch, người dân chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu cấp bản sao ở bất kỳ trung tâm đăng ký hộ tịch nào trong số các địa phương đã thực hiện kết nối.

- Giai đoạn 3 (từ năm 2015 trở đi)

 Đánh giá và mở rộng đăng ký hộ tịch qua mạng Internet tới các tỉnh, thành phố khác và tiến tới thống nhất chuyển hướng quản lý hộ tịch bằng dữ liệu điện tử thay cho sổ, biểu mẫu hộ tịch như hiện nay, người dân sẽ được hưởng dịch vụ đăng ký hộ tịch qua mạng Internet.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực thi hành, những quy định về việc ban hành 16 sổ và 107 biểu mẫu hộ tịch[1] theo các văn bản sau đây sẽ hết hiệu lực:

- 07 sổ, 49 biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- 07 sổ, 32 biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ, biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam;

- 02 sổ, 11 biểu mẫu hộ tịch Quyết định số 15/2003/QĐ-BTP ngày 12/02/2003 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành biểu mẫu hộ tịch, sổ hộ tịch có yếu tố nước ngoài;

- 03 biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP;

- 12 biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP ngày 31/12/2008 của liên bộ Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP;

16 sổ và 107 biểu mẫu hộ tịch nêu trên được thay thế 05 sổ hộ tịch và 52 biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Đề án..

2. Thời hạn sử dụng các sổ, biểu mẫu hộ tịch mới sẽ được thưc hiện theo hướng dẫn triển khai lộ trình giai đoạn 1 thực hiện Đề án

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Hành chính tư pháp, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tài chính, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Giám đốc Nhà xuất bản Tư pháp Bộ Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc Sở Tư pháp và Thủ trưởng các Cơ quan đại diện Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

ĐỀ ÁN

CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH VÀ PHÂN CẤP VIỆC IN, PHÁT HÀNH SỔ, BIỂU MẪU HỘ TỊCH

I. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

1. Tầm quan trọng của sổ, biểu mẫu hộ tịch

Sổ hộ tịch (dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch) là tài liệu gốc, là căn cứ pháp lý để phục vụ cho công tác tra cứu, sao lục, cấp giấy xác nhận về tình trạng hộ tịch của cá nhân; do đó, sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài, phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước. Mặt khác, sổ hộ tịch còn là nguồn để xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, phục vụ cho việc đăng ký hộ tịch qua mạng Internet sau này.

Biểu mẫu hộ tịch được cơ quan đăng ký hộ tịch dùng để cấp cho người đi đăng ký hộ tịch gọi là giấy tờ hộ tịch. Giấy tờ hộ tịch là bằng chứng công nhận các sự kiện hộ tịch, từ đó làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của cá nhân. Giấy tờ hộ tịch còn được dùng để chứng minh về tình trạng nhân thân cơ bản của mỗi cá nhân, gắn với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời (như Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn...). Việc in, phát hành và sử dụng thống nhất sổ, biểu mẫu hộ tịch là yếu tố quan trọng đầu tiên để bảo đảm quản lý Nhà nước về công tác hộ tịch.

2. Thực trạng hoạt động in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

2.1. Thực trạng hoạt động in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

Tổng số sổ, biểu mẫu hộ tịch hiện đang phát hành là 16 sổ hộ tịch và 107 biểu mẫu hộ tịch[2] (trong số 107 biểu mẫu rời, có 34 biểu mẫu bản chính, 32 biểu mẫu bản sao, 25 biểu mẫu tờ khai và 16 biểu mẫu khác (theo bản phụ lục 1 đính kèm), trong đó:

- 14 sổ hộ tịch và 96 biểu mẫu hộ tịch dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi chung là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) được ban hành theo các văn bản sau:       

+ Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ, biểu mẫu hộ tịch, ban hành kèm theo 07 sổ, 49 biểu mẫu hộ tịch;

+ Quyết định số 04/2007/QĐ-BTP ngày 13/6/2007 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành sổ, biểu mẫu hộ tịch sử dụng tại các Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện Việt Nam), ban hành kèm theo 07 sổ, 32 biểu mẫu hộ tịch;

+ Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 02/6/2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, ban hành kèm theo 03 biểu mẫu hộ tịch;

+ Thông tư liên tịch số 11/2008/TTLT-BTP ngày 31/12/2008 của liên bộ Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, ban hành kèm theo 12 biểu mẫu hộ tịch.

- 02 sổ hộ tịch và 11 biểu mẫu hộ tịch dùng để đăng ký kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10 tháng 7 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài (sau đây gọi chung là Nghị định số 68/2002/NĐ-CP), được ban hành theo Quyết định số 15/2003/QĐ-BTP ngày 12/02/2003 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành biểu mẫu hộ tịch, sổ hộ tịch có yếu tố nước ngoài.

Trách nhiệm in, phát hành từng loại sổ, biểu mẫu hộ tịch nêu trên được phân định cụ thể như sau:

- Bộ Tư pháp in và phát hành 02 loại Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài và 39 biểu mẫu hộ tịch;

- Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Sở Tư pháp) in và phát hành 07 sổ hộ tịch và 39 biểu mẫu hộ tịch;

- Cơ quan đại diện Việt Nam in và phát hành 07 sổ hộ tịch và 11 biểu mẫu hộ tịch;

- Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp 18 biểu mẫu hộ tịch (cơ quan đăng ký hộ tịch, người dân có thể tự truy cập để in và sử dụng các biểu mẫu này).

2.2. Những thuận lợi và khó khăn trong việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

In, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý hộ tịch. Trong những năm qua, cùng với việc hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch, thì các sổ, biểu mẫu hộ tịch cũng ngày càng được cải tiến (cả về nội dung và hình thức), bước đầu đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước về hộ tịch và yêu cầu đăng ký hộ tịch của cá nhân. Quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch có nhiều thuận lợi, song cũng có không ít khó khăn; cụ thể là:

Thuận lợi:

- Các biểu mẫu hộ tịch in màu, có hoa văn tập trung về một đầu mối (Bộ Tư pháp) đã bảo đảm sử dụng thống nhất tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã); Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Sở Tư pháp và các Cơ quan đại diện Việt Nam cùng một loại biểu mẫu hộ tịch.

- Biểu mẫu hộ tịch in màu, có hoa văn bảo đảm cả về hình thức và chất lương đã nâng cao vị thế của công tác hộ tịch; giúp các cơ quan tiếp nhận giấy tờ hộ tịch dễ dàng phát hiện được giấy tờ hộ tịch giả, góp phần hình thành nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại.

- In số lượng lớn, giá thành hạ, đồng thời thống nhất cùng một giá biểu mẫu hộ tịch.

Khó khăn:

- Do các sổ hộ tịch được thiết kế để sử dụng riêng đối với từng cơ quan đăng ký: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam (sau đây goi chung là cơ quan đăng ký hộ tịch), đồng thời có những loại việc hộ tịch rất ít yêu cầu đăng ký, nhưng cũng được phát hành riêng 01 số (như Sổ đăng ký việc giám hộ, Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) hoặc có những việc hộ tịch có thể ghi chú vào sổ hộ tịch có sẵn, nhưng cũng phát hành sổ riêng (như việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; xác định lại giới tính; bổ sung hộ tịch có thể ghi chú vào sổ đã đăng ký khai sinh trước đây), nên dẫn đến lãng phí khi sử dụng và làm tăng số lượng sổ hộ tịch phát hành (có tới 16 loại sổ hộ tịch),

- Tương tự như sổ hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch được thiết kế in riêng cho từng cơ quan đăng ký hộ tịch, thậm chí cùng một cơ quan đăng ký, cùng một loại việc hộ tịch. nhưng các biểu mẫu sử dụng cũng khác nhau để phân biệt giữa đăng ký đúng hạn, đăng ký lại, cấp lại..., nên số lượng biểu mẫu phát hành quá lớn: 14 biểu mẫu Giấy khai sinh, 16 biểu mẫu Giấy chứng nhận kết hôn...

- Theo quy định hiện hành có quá nhiều biểu mẫu hộ tịch có hoa văn (38 biểu mẫu), trong đó có cả bản sao được Bộ Tư pháp (Nhà Xuất bản Tư pháp)[3] thống nhất in và phát hành. Trong khi đó, nhu cầu sử dụng bản sao, đặc biệt là bản sao Giấy khai sinh của các địa phương quá lớn, nhưng do yêu cầu phải sử dụng thống nhất mẫu do Bộ Tư pháp in, phát hành, nên đã gây khó khăn cho các cơ quan đăng ký hộ tịch khi cần sử dụng bản sao Giấy khai sinh. Tình trạng Bộ Tư pháp không đáp ứng kịp thời bản sao Giấy khai sinh như trong thời gian qua không những tạo bức xúc cho người dân, mà còn gây áp lực cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

- Do phần lớn các thủ tục đăng ký hộ tịch đều phải có tờ khai và được thiết kế theo mẫu, nên hiện tại đang phát hành quá nhiều biểu mẫu tờ khai (có tới 25 biểu mẫu tờ khai), trong khi người dân có thể tự khai với cơ quan đăng ký hộ tịch về những thông tin cần đăng ký mà không cần phải mẫu hóa.

- Việc phân cấp cho địa phương in các loại sổ hộ tịch với yêu cầu phải in bìa cứng, giấy tốt để bảo đảm lưu trữ lâu dài đã gây khó khăn cho một số địa phương, đặc biệt là các tỉnh miền núi, do không có cơ sở in lớn nên không bảo đảm yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch. Mặc khác, do in số lượng ít, nên giá thành cao.

Với những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch như đã nêu trên cho thấy quy định hiện hành về việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý Nhà nước, chưa tạo thuận lợi cho người dân cũng như các cơ quan đăng ký hộ tịch; do đó chưa đáp ứng được yêu cầu về cải cách hành chính trong tình hình hiện nay. Để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, giảm thiểu thủ tục đăng ký hộ tịch, đồng thời khắc phục những hạn chế đã nêu trên, thì việc ban hành Đề án Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch, nhằm tiến tới ổn định lâu dài công tác in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch trong những năm tiếp theo, đồng thời hướng tới nền hành chính chuyên nghiệp, đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển công nghệ thông tin là rất quan trọng và cần thiết.     

II. MỤC TIÊU

1. Mục tiêu trước mắt

Cắt giảm những sổ, biểu mẫu hộ tịch không cần thiết bằng cách gộp chung và bỏ một số sổ, biểu mẫu hộ tịch, nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và các cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch, đồng thời hướng tới việc cắt giảm thủ tục hành chính theo mục tiêu và yêu cầu Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý Nhà nước (Đề án 30). Tuy nhiên, đề án Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch chỉ mang tính chất quá độ, khi việc đăng ký hộ tịch qua mạng internet được triển khai rộng rãi, thì phải nghiên cứu xây dựng một Đề án thay thế.

2. Mục tiêu lâu dài

Xây dựng lộ trình đăng ký hộ tịch qua mạng internet, theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc qua hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch; sau khi đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Thực hiện kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu được cấp bản sao ở bất kỳ trung tâm đăng ký hộ tịch nào.

III. NỘI DUNG ĐỀ ÁN

1. Giảm số lượng sổ, biểu mẫu hộ tịch đang phát hành

1.1. Giảm số lượng sổ hộ tịch từ 16 sổ còn 05 sổ (giảm 68,7%)

 05 sổ hộ tịch được gộp từ 16 sổ hộ tịch hiện hành, theo hướng:

- Bỏ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch. Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch sẽ được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh trước đây. Trường hợp người dân còn giữ được bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ, thì hướng dẫn người dân làm thủ tục đăng ký lại việc sinh trước khi làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.

- Gộp chung 02 loại sổ (Sổ đăng ký việc giám hộ; Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) theo hướng đóng chung một sổ, tách 02 phần khác nhau để ghi riêng cho từng loại việc đăng ký.

- Sử dụng cùng một loại sổ hộ tịch cho một loại việc đăng ký, không phân biệt dùng để đăng ký sự kiện hộ tịch trong nước hay có yếu tố nước ngoài và cũng không phân biệt được dùng tại các cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước hay các Cơ quan đại diện Việt Nam.

1.2. Giảm số lượng biểu mẫu hộ tịch

1.2.1. Đối với những biểu mẫu có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch

Những biểu mẫu hộ tịch được cấp có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch bao gồm bản chính và bản sao (Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận kết hôn; Giấy chứng tử; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con; Quyết định công nhận việc giám hộ; Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ; Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch...). Do biểu mẫu (bản chính và bản sao) hiện hành được thiết kế in riêng cho từng cơ quan đăng ký hay cấp lại (Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Tư pháp, Cơ quan đại diện Việt Nam), và riêng cho từng sự kiện đăng ký (đăng ký đúng hạn, đăng ký lại, cấp lại...), nên mặc dù chỉ có 06 việc hộ tịch mà có tới 66 bản chính và bản sao. Để giảm bớt số lượng bản chính và bản sao, thì các loại biểu mẫu (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử) sẽ được thiết kế lại theo hướng sử dụng chung 01 biểu mẫu để đăng ký cho một loại việc hộ tịch, không phân biệt cơ quan đăng ký cũng như sự kiện đăng ký. Riêng các biểu mẫu bản chính, bản sao các quyết định, do yêu cầu phải mẫu hóa, nên vẫn được giữ nguyên số lượng biểu mẫu hiện hành.

Trên cơ sở thiết kế lại nội dung biểu mẫu, số lượng biểu mẫu bản chính và bản sao sẽ giảm đáng kể so với hiện hành; cụ thể là:

- Giảm số lượng biểu mẫu bản chính, từ 34 biểu mẫu còn 18 biểu mẫu (giảm 47,1%).

- Giảm số lượng biểu mẫu bản sao, từ 32 biểu mẫu còn 20 biểu mẫu (giảm 37,5%).

1.2.2. Đối với biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch

Trong số 25 biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch đang phát hành, có 23 biểu mẫu tờ khai sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, 02 biểu mẫu tờ khai sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP. Để cải cách thủ tục hành chính, thì người dân có thể tự khai theo nội dung tương ứng với từng sự kiện hộ tịch cần đăng ký, mà không nhất thiết phải mẫu hóa các biểu mẫu tờ khai để phát hành thống nhất.

Theo đó, số biểu mẫu tờ khai dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP sẽ giảm từ 23 biểu mẫu, còn 02 biểu mẫu; biểu mẫu Tờ khai đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP sẽ sử dụng chung với biểu mẫu Tờ khai đăng ký kết hôn sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã; 02 biểu mẫu Đơn xin nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài sẽ thiết kế thành 01 biểu mẫu Tờ khai đăng ký việc nhận cha, mẹ, con. Số lượng biểu mẫu tờ khai đăng ký hộ tịch sẽ giảm từ 25 biểu mẫu còn 04 biểu mẫu (giảm 84%).

1.2.3. Đối với các biểu mẫu hộ tịch khác

Trong số 16 biểu mẫu hộ tịch khác đang phát hành, có 11 biểu mẫu dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, 05 biểu mẫu dùng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP. Các biểu mẫu sẽ giảm theo hướng:

- Bỏ biểu mẫu Giấy chứng sinh.

- Bỏ 02 biểu mẫu Giấy cử giám hộ.

- Bỏ biểu mẫu Lý lịch cá nhân dùng để làm thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài (do quy định của Nghị định số 69/2006/NĐ-CP ngày 21 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2002/NĐ-CP về thủ tục đăng ký kết hôn đã bỏ loại giấy tờ này).

- Bỏ 02 biểu mẫu Đơn xin nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài (đã thiết kế thành 01 biểu mẫu tờ khai).

- Thiết kế gộp chung 02 mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sử dụng tại Ủy ban nhân dân cấp xã (không phân biệt người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cư trú ở trong nước hay đang cư trú ở nước ngoài).

Theo đó, số biểu mẫu hộ tịch khác sẽ giảm từ 16 biểu mẫu còn 09 biểu mẫu (giảm 43,7%).

2. Chuyển tất cả các bản sao in màu, có hoa văn hiện hành sang đen trắng

Bản sao giấy tờ hộ tịch được cấp từ sổ đăng ký hộ tịch cũng có giá trị chứng minh sự kiện hộ tịch, nhưng chỉ được sử dụng một lần và không được dùng để sao theo thủ tục chứng thực; do đó, không nhất thiết phải in màu, có hoa văn như một số bản sao hiện hành. Theo đó, tất cả các bản sao (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử; kể cả bản sao Giấy chứng nhận kết hôn và Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài) in màu, có hoa văn hiện hành sẽ chuyển sang đen trắng, không có hoa văn.

3. Phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch

3.1. Các sổ, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành

3.1.1. Bộ Tư pháp in, phát hành 05 sổ hộ tịch

05 sổ hộ tịch được dùng chung cho đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP và Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục I Danh mục I kèm theo.

Lý do Bộ Tư pháp thống nhất in, phát hành sổ hộ tịch là: trên cơ sở xác định tầm quan trọng của sổ đăng ký hộ tịch là hồ sơ gốc, là căn cứ để cấp lại bản chính, cấp bản sao từ sổ hộ tịch và cấp xác nhận về hộ tịch; do đó, yêu cầu về chất lượng của sổ hộ tịch phải được đặt lên hàng đầu để bảo đảm cho việc lưu trữ và sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, đa số các địa phương chưa có cơ sở in, đáp ứng yêu cầu về quy cách, chất lượng sổ hộ tịch; mặt khác in số lượng ít, giá thành cao, nên mặc dù hiện tại Bộ đã phân cấp cho Sở Tư pháp tự in các loại sổ hộ tịch để sử dụng tại địa phương, nhưng đa số Sở Tư pháp (61/63 Sở Tư pháp tỉnh, thành phố, trong đó có cả các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng...) đã hợp đồng lại với Nhà xuất bản Tư pháp in sổ hộ tịch. Để khắc phục khó khăn của địa phương trong việc in sổ hộ tịch như đã nêu ở trên, đồng thời bảo đảm chất lượng sổ hộ tịch, Bộ Tư pháp sẽ in và phát hành các loại sổ hộ tịch để sử dụng thống nhất tại các cơ quan đăng ký hộ tịch.

3.1.2. Bộ Tư pháp in, phát hành 05 biểu mẫu bản chính

05 biểu mẫu bản chính bao gồm:

- 03 biểu mẫu bản chính (Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử), sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục II Danh mục I kèm theo.

- 02 biểu mẫu bản chính (Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con), sử dụng để đăng ký việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, theo Mục III Danh mục I kèm theo.

Lý do Bộ Tư pháp thống nhất in, phát hành 05 biểu mẫu bản chính là: Các bản chính giấy tờ hộ tịch chỉ được cấp một lần khi đăng ký (trừ bản chính Giấy khai sinh được cấp lại). Bản chính giấy tờ hộ tịch được các cơ quan tiếp nhận hồ sơ cá nhân dùng để đối chiếu khi có nghi ngờ về tính xác thực của bản sao, bản chính còn được sử dụng để sao theo thủ tục chứng thực; vì vậy, bản chính giấy tờ hộ tịch phải in bằng giấy tốt để sử dụng lâu dài. Tuy nhiên, xét trong số các bản chính, thì có 03 loại bản chính: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy chứng tử là các loại giấy tờ hộ tịch quan trọng, gắn liền với nhiều quyền dân sự của mỗi cá nhân và được sử dụng nhiều nhất (không chỉ ở trong nước mà cả ở nước ngoài), nên Bộ Tư pháp cần thống nhất in và phát hành. Đối với 02 bản chính (Giấy chứng nhận kết hôn; Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con) dùng để đăng ký việc kết hôn; nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, do được sử dụng chủ yếu ở nước ngoài, số lượng ít nên tiếp tục được Bộ Tư pháp in và phát hành.

3.2. Các biểu mẫu được đăng tải trên trang “Thủ tục hành chính” Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp

46 biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn (bao gồm các biểu mẫu bản chính còn lại và tất cả các biểu mẫu bản sao) được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp (www.moj.gov.vn), cơ quan đăng ký hộ tịch và người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được quyền tự truy cập để in và sử dụng miễn phí; cụ thể là:

- 40 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, theo Mục I Danh mục II kèm theo.

- 06 biểu mẫu hộ tịch sử dụng để đăng ký các sự kiện hộ tịch theo quy định tại Nghị định số 68/2002/NĐ-CP, theo Mục II Danh mục II kèm theo.

Trong trường hợp người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không có điều kiện tự in các biểu mẫu hộ tịch nêu trên, thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm cung cấp miễn phí cho người đó.

Tổng hợp về tỷ lệ % số sổ, biểu mẫu hộ tịch giảm so với quy định hiện hành:

- Giảm 54,4% tổng số sổ, biểu mẫu hộ tịch (từ 123 sổ và biểu mẫu hộ tịch, còn 56 sổ và biểu mẫu hộ tịch (theo bản phụ lục 2 đính kèm); trong đó:

+ Giảm 68,7% số lượng sổ hộ tịch (từ 16 sổ còn 05 sổ).

+ Giảm 47,1% số lượng biểu mẫu bản chính (từ 34 biểu mẫu còn 18 biểu mẫu).

+ Giảm 37,5% số lượng biểu mẫu bản sao (từ 32 biểu mẫu còn 20 biểu mẫu).

+ Giảm 84% tờ khai đăng ký hộ tịch (từ 25 biểu mẫu còn 04 biểu mẫu).

+ Giảm 43,7% các biểu mẫu khác (từ 16 biểu mẫu còn 09 biểu mẫu).

- Giảm 94,3% mẫu in màu, có hoa văn chuyển sang đen trắng, không có hoa văn (từ 38 biểu mẫu còn 05 biểu mẫu).

- Giảm 94,4% mẫu trước đây do Nhà nước (Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, các Cơ quan đại diện Việt Nam) độc quyền in, phát hành, nay được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch và người dân có thể tự in để sử dụng miễn phí (từ 89 biểu mẫu, còn 05 biểu mẫu).

Với việc giảm số lượng sổ, biểu mẫu hộ tịch hiện hành để phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch theo Đề án sẽ tiết kiệm được 01 khoản kinh phí khá lớn: 6.885.375.000đ/1 năm (số tiền này chưa tính đến việc bỏ tờ khai), trong đó:

- Các biểu mẫu bản sao in màu, có hoa văn chuyển sang đen trắng, không có hoa văn sẽ tiết kiệm được 5.630.000.000đ/1 năm[4].

- Bỏ 02 sổ (bỏ sổ thay đổi, cải chính hộ tịch và gộp 02 sổ đăng ký việc giám hộ/đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, sẽ tiết kiệm được 1.255.375.000đ/1 năm[5].

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Cơ chế bảo đảm thực hiện Đề án

1.1. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp

1.1.1. Trách nhiệm của Vụ Hành chính tư pháp

- Thiết kế lại nội dung của các sổ, biểu mẫu hộ tịch cho phù hợp với yêu cầu của việc gộp chung sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Bảo đảm nội dung sổ, biểu mẫu hộ tịch trước khi in, phát hành;

- Chủ trì, phối hợp với Nhà Xuất bản Tư pháp, Cục Công nghệ thông tin đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp các loại biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch tự truy cập để in và sử dụng miễn phí;

- Kiểm tra, giám sát việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch tại Nhà Xuất bản Tư pháp và việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại các địa phương;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan, phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc phát sinh liên quan đến việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch thuộc chức năng quản lý của đơn vị trong quá trình tổ chức thực hiện.

1.1.2. Trách nhiệm của Nhà Xuất bản Tư pháp

- Tổ chức in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp theo đúng các quy định hiện hành. Bảo đảm đáp ứng đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của địa phương về số lượng, chất lượng sổ, biểu mẫu hộ tịch;

- Phối hợp với Vụ Hành chính tư pháp, Cục Công nghệ thông tin thiết kế chuẩn các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch tự truy cập để in và sử dụng miễn phí;

- Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch trước các cơ quan chức năng theo quy định;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan phát hiện và khắc phục kịp thời những hạn chế, vướng mắc phát sinh trong quá trình in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch.

1.1.3. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Bảo đảm đăng tải đầy đủ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp các biểu mẫu hộ tịch để các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuận tiện trong việc truy cập khi có yêu cầu. Tạo điều kiện thuận tiện để các cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể tự truy cập để in và sử dụng miễn phí các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn.

1.2. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao

- Dự báo kịp thời nhu cầu sử dụng (05 sổ và 05 biểu mẫu bản chính hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp) của các Cơ quan đại diện Việt Nam gửi Nhà Xuất bản Tư pháp; bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ yêu cầu sử dung sổ, biểu mẫu hộ tịch của các Cơ quan đại diện Việt Nam;

- Kiểm tra việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại các Cơ quan đại diện Việt Nam; kịp thời giải quyết vướng mắc và uốn nắn những thiếu sót (nếu có) trong quá trình thực hiện.

1.3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.3.1. Bố trí đủ kinh phí cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch. Đối với những địa phương chưa có điều kiện sử dụng Internet, thì bố trí kinh phí để in các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng biểu mẫu hộ tịch của địa phương;

1.3.2. Chỉ đạo Sở Tư pháp rà soát và nắm rõ tình hình sử dung internet trong phạm vi địa phương. Đối với những địa phương đã có điều kiện sử dụng internet, thì hướng dẫn chung Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã trong địa phương cách thức truy cập mạng internet để in và sử dụng các biểu mẫu hộ tịch đen trắng, không có hoa văn; đối với những địa phương chưa có điều kiện sử dụng internet, thì Sở Tư pháp chủ động tổ chức in, phát hành các biểu mẫu hộ tịch này, đáp ứng đầy đủ yêu cầu sử dụng biểu mẫu hộ tịch trong địa phương;

1.3.3. Dự báo kịp thời nhu cầu sử dụng (05 sổ và 05 biểu mẫu bản chính hộ tịch thuộc trách nhiệm in, phát hành của Bộ Tư pháp) của các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương gửi Nhà Xuất bản Tư pháp; bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ yêu cầu sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương;

1.3.4. Bảo đảm sử dụng đúng mục đích khoản kinh phí được cấp cho việc mua sổ, biểu mẫu hộ tịch để cấp phát cho các cơ quan đăng ký hộ tịch trong địa phương; hướng dẫn thống nhất việc cấp miễn phí (không thu tiền) cho người dân các giấy tờ hộ tịch, kể cả các việc hộ tịch có thu lệ phí (lệ phí bao gồm tiền mua biểu mẫu hộ tịch);

1.3.5. Bảo đảm thanh toán kịp thời tiền mua sổ, biểu mẫu hộ tịch từ Nhà Xuất bản Tư pháp;

1.3.6. Kiểm tra việc phát hành, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trong địa phương; kịp thời giải quyết vướng mắc và uốn nắn những thiếu sót (nếu có) trong quá trình thực hiện.

Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện các nhiệm vụ 1.3.3, 1.3.4, 1.3.5, 1.3.6 nói tại điểm này.

2. Lộ trình thực hiện

- Giai đoạn 1 (từ năm 2010 đến hết năm 2011)

+ Từ Quý I/2010, Bộ Tư pháp thực hiện in 05 sổ hộ tịch theo mẫu sổ mới. Đối với những nơi (kể cả cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước hay các Cơ quan đại diện Việt Nam) đã sử dụng hết sổ cũ, thì sẽ mua sổ mới để sử dụng; trường hợp đã mua sổ hộ tịch (theo mẫu cũ) mà chưa sử dụng hết, thì tiếp tục sử dụng cho đến hết.

+ Đối với các biểu mẫu hộ tịch: Để thống nhất thời hạn chấm dứt việc sử dụng các biểu mẫu hộ tịch cũ (bao gồm cả bản chính và bản sao), các Sở Tư pháp và các Cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm rà soát số biểu mẫu hiện còn (đã mua từ Nhà Xuất bản tư pháp), báo cáo Bộ Tư pháp. Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc điều chuyển và in bổ sung, đáp ứng đủ yêu cầu sử dụng các biểu mẫu hộ tịch cũ trong quý I và Quý II năm 2010; bắt đầu từ quý III năm 2010 (ngày 01/7/2010), các cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ thống nhất sử dụng biểu mẫu mới (thay thế các biểu mẫu hộ tịch hiện hành).

- Giai đoạn 2 (từ năm 2012 đến hết năm 2014)

+ Năm 2012: Xây dựng Đề án triển khai việc ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu về hộ tịch trên cơ sở phần mềm do Dự án hỗ trợ thể chế cho Việt Nam (ISP) tài trợ đã được triển khai tại 18 phường thuộc quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, cung cấp trang thiết bị và triển khai ở các quận nội thành thuộc 05 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Hải Phòng).

+ Năm 2013 đền hết năm 2014: Vận hành thí điểm đăng ký hộ tịch qua mạng Internet tại một số tỉnh, thành phố, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch qua mạng ở các địa phương đã triển khai nối mạng; theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ lưu trữ hồ sơ gốc (qua hệ thống mạng và hệ thống sổ hộ tịch); sau khi đăng ký hộ tịch, người dân chỉ nhận bản sao các giấy tờ hộ tịch (bỏ việc cấp bản chính). Kết nối thông tin giữa các trung tâm đăng ký hộ tịch, người dân có thể yêu cầu cấp bản sao ở bất kỳ trung tâm đăng ký hộ tịch nào trong số các địa phương đã thực hiện kết nối.

- Giai đoạn 3 (từ năm 2015 trở đi)

Đánh giá và mở rộng đăng ký hộ tịch qua mạng Internet tới các tỉnh, thành phố khác và tiến tới thống nhất chuyển hướng quản lý hộ tịch bằng dữ liệu điện tử thay cho sổ, biểu mẫu hộ tịch như hiện nay, người dân sẽ được hưởng dịch vụ đăng ký hộ tịch qua mạng Internet.

DANH MỤC BIỂU MẪU

(Kèm theo Đề án Cải cách thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch và phân cấp việc in, phát hành sổ, biểu mẫu hộ tịch)

Danh mục I: Các loại sổ, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp in, phát hành

Danh mục II: Các biểu mẫu hộ tịch được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Tư pháp

PHỤ LỤC 1

CÁC LOẠI SỔ, BIỂU MẪU HỘ TỊCH ĐANG PHÁT HÀNH

- 16 Sổ hộ tịch

- 34 biểu mẫu bản chính

- 32 Biểu mẫu bản sao

- 25 Biểu mẫu tờ khai

- 16 Biểu mẫu khác