ỦY BAN DÂN TỘC
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 63/QĐ-UBDT

Hà Nội, ngày 27 tháng 02 năm 2018

Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục VT&LTNN (Bộ Nội vụ);
- Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT;
- Các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm UBDT;
- Trang tin điện tử UBDT;
- Lưu: VT, VTLT (03 bản).

KT. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM
THỨ TRƯỞNG, PHÓ CHỦ NHIỆM




Nông Quốc Tuấn

Số TT

Tên nhóm hồ sơ, tài liệu

Thời hạn bảo quản

A. TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

I. Tài liệu tổng hợp:

1.

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan:

- Về chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, trụ sở, địa chỉ, đổi dấu, thông báo chữ ký...)

05 năm

2.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định, hướng dẫn những vấn đề chung của Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

3.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định, chế độ, lề lối làm việc của Ủy ban Dân tộc và các Vụ, đơn vị

Vĩnh viễn

4.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn ISO trong hoạt động quản lý của Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

5.

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan Ủy ban Dân tộc chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

6.

Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của Ủy ban Dân tộc

- Tổng kết năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng

5 năm

7.

Kế hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm:

- Của cơ quan cấp trên

10 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

- Của đơn vị chức năng

10 năm

8.

Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng:

- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

20 năm

- Của đơn vị chức năng

5 năm

9.

Kế hoạch, báo cáo công tác tuần, tháng:

- Của cơ quan cấp trên

5 năm

- Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

10 năm

- Của đơn vị chức năng

5 năm

10.

Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất

10 năm

11.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

12.

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ, quy chế, quy định, hướng dẫn những vấn đề chung cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

13.

Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan:

- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

Vĩnh viễn

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

10 năm

14.

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo cơ quan (báo cáo, thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu nhân các sự kiện lớn... của cơ quan)

Vĩnh viễn

15.

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp của cơ quan, đơn vị

10 năm

16.

Biên bản hoặc thông báo kết luận tại các cuộc họp giữa Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc với:

- Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND tỉnh và tương đương

Vĩnh viễn

- Cơ quan, tổ chức khác

10 năm

17.

Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan thư ký lãnh đạo:

- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

Vĩnh viễn

- UBND tỉnh và tương đương

20 năm

- Cơ quan, tổ chức khác

10 năm

18.

Hồ sơ, công văn trao đổi về những vấn đề chung

10 năm

II. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

19.

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

20.

Tập văn bản về quy hoạch, kế hoạch, thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

21.

Công văn trao đổi, hướng dẫn về công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê, điều tra

10 năm

22.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản, chế độ/ quy định về quy hoạch, kế hoạch, thống kê của cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

23.

Hồ sơ xây dựng quy hoạch/chiến lược phát triển của Ủy ban Dân tộc đã được phê duyệt

Vĩnh viễn

24.

Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan Ủy ban Dân tộc đã được phê duyệt

Vĩnh viễn

25.

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

26.

Hồ sơ thẩm định, phê duyệt quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của đối tượng thuộc phạm vi quản lý của cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

27.

Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án quy hoạch, chiến lược, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của đối tượng thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của cơ quan Ủy ban Dân tộc

- Tổng kết

Vĩnh viễn

- Sơ kết

10 năm

- Định kỳ (tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm)

5 năm

28.

Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy hoạch, chiến lược, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan, hoặc các đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan Ủy ban Dân tộc

20 năm

29.

Chỉ tiêu, kế hoạch phát triển của cơ quan Ủy ban Dân tộc hàng năm:

- Cơ quan ban hành và cơ quan thực hiện

Vĩnh viễn

- Cơ quan nhận để biết

05 năm

30.

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của cơ quan, đơn vị:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

31.

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị:

- Hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

5 năm

32.

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

33.

Báo cáo điều tra cơ bản, điều tra chuyên đề của cơ quan Ủy ban Dân tộc:

- Báo cáo tổng hợp

Vĩnh viễn

- Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra

10 năm

34.

Báo cáo phân tích và dự báo

Vĩnh viễn

III. Tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị nội bộ

35.

Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

36.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định về công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo của Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

37.

Hồ sơ xây dựng và phê duyệt đề án tổ chức của cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

38.

Hồ sơ về thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các vụ, đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

39.

Hồ sơ về hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các vụ, đơn vị trực thuộc

Vĩnh viễn

40.

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ và công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

41.

Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan

Vĩnh viễn

42.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viên chức của cơ quan

Vĩnh viễn

43.

Hồ sơ xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế của cơ quan

Vĩnh viễn

44.

Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

Vĩnh viễn

45.

Hồ sơ về công tác quy hoạch cán bộ của cơ quan

20 năm

46.

Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ của cơ quan

70 năm

47.

Hồ sơ kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

70 năm

48.

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch của cơ quan:

- Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

20 năm

- Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi, chấm thi

5 năm

49.

Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền được giao quản lý của cơ quan

Vĩnh viễn

50.

Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

70 năm

51.

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội...) cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

70 năm

52.

Hồ sơ tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan

10 năm

53.

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan

20 năm

54.

Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ

10 năm

55.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan

10 năm

IV. Tài liệu lao động, tiền lương

56.

Tập văn bản về công tác lao động, tiền lương gửi chung đến cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

57.

Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

58.

Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của cơ quan

Vĩnh viễn

59.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của cơ quan

Vĩnh viễn

60.

Báo cáo tổng hợp tình hình lao động và tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hàng năm của cơ quan

Vĩnh viễn

61.

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động và giải pháp khắc phục:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

20 năm

62.

Hợp đồng lao động vụ việc

05 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

63.

Hồ sơ nâng lương, ngạch, bậc của cán bộ, công chức, viên chức

20 năm

64.

Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương, chế độ phụ cấp của cơ quan

Vĩnh viễn

65.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác lao động, tiền lương, phụ cấp

10 năm

V. Tài liệu tài chính, kế toán, tài sản, trang thiết bị

66.

Tập văn bản về công tác tài chính, kế toán, tài sản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

67.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, chính sách, văn bản hướng dẫn về tài chính, kế toán và tài sản

Vĩnh viễn

68.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, chính sách về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của cơ quan

Vĩnh viễn

69.

Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, tài sản, kế toán của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

05 năm

70.

Kế hoạch tài chính, trang cấp tài sản trung, dài hạn của cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý

20 năm

71.

Hồ sơ lập, phân bổ, phê duyệt, giao dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan

Vĩnh viễn

72.

Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A

Vĩnh viễn

73.

Hồ sơ, tài liệu về đất đai, công sở và cơ sở hạ tầng của cơ quan

Vĩnh viễn

74.

Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định định kỳ, đột xuất của đơn vị:

- Báo cáo tổng hợp

20 năm

- Phiếu kiểm kê, đánh giá

05 năm

75.

Sổ sách kế toán của cơ quan, đơn vị:

- Sổ tổng hợp

20 năm

- Sổ chi tiết

10 năm

76.

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

10 năm

77.

Tài liệu kế toán dùng cho quản lý điều hành của các đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

05 năm

78.

Báo cáo đối chiếu thanh toán công nợ của các vụ, đơn vị

20 năm

79.

Hồ sơ đấu thầu, thực hiện mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ của cơ quan

20 năm

80.

Hồ sơ, tài liệu về chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản của cơ quan:

- Nhà đất

Vĩnh viễn

- Tài sản khác

20 năm

81.

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra công tác tài chính, kế toán tại cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

10 năm

82.

Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

10 năm

83.

Hồ sơ kiểm toán nội bộ:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

10 năm

84.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán, tài sản

10 năm

VI. Tài liệu xây dựng cơ bản

85.

Tập văn bản về công tác xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

86.

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản chế độ, chính sách, quy định, hướng dẫn về đầu tư xây dựng cơ bản của cơ quan

Vĩnh viễn

87.

Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

05 năm

88.

Hồ sơ các công trình xây dựng cơ bản của cơ quan:

- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt, công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa

Vĩnh viễn

- Công trình nhóm B, C, sửa chữa lớn và các bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công, hoàn công

Theo tuổi thọ của công trình

- Cải tạo, nâng cấp các công trình của cơ quan

Theo tuổi thọ của công trình

89.

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình của cơ quan

15 năm

90.

Hồ sơ, công văn trao đổi về xây dựng cơ bản

10 năm

VII. Tài liệu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin

91.

Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ, ứng dụng CNTT gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

92.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, chính sách, quy định, quy chế hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan

Vĩnh viễn

93.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo đề tài, đề án khoa học, công nghệ cấp bộ, ngành do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

94.

Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ và công tác ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

05 năm

95.

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng khoa học của cơ quan

Vĩnh viễn

96.

Hồ sơ thực hiện chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

- Cấp Nhà nước, bộ, ngành

Vĩnh viễn

- Cấp cơ sở

20 năm

97.

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận:

- Cấp Nhà nước, bộ, ngành

Vĩnh viễn

- Cấp cơ sở

10 năm

98.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các định mức, tiêu chuẩn của cơ quan

Vĩnh viễn

99.

Hồ sơ xây dựng, triển khai chương trình, đề án ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học công nghệ của cơ quan

Vĩnh viễn

100.

Hồ sơ đấu thầu và tổ chức thực hiện chương trình, đề án, kế hoạch ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin của cơ quan

20 năm

101.

Hồ sơ nghiệm thu kết quả thực hiện chương trình, đề án ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan

20 năm

102.

Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của cơ quan

Vĩnh viễn

103.

Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học

20 năm

104.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin.

10 năm

VIII. Tài liệu hợp tác quốc tế

105.

Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

106.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế, quy định về hợp tác quốc tế của cơ quan

Vĩnh viễn

107.

Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của cơ quan

Vĩnh viễn

108.

Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì thực hiện

Vĩnh viễn

109.

Hồ sơ về thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài

Vĩnh viễn

110.

Hồ sơ xây dựng phương án, nội dung cam kết, thỏa thuận về hợp tác tài chính trong đàm phán hội nhập kinh tế quốc tế, gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

111.

Hồ sơ tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê....)

Vĩnh viễn

112.

Hồ sơ đóng niên liễm, đóng góp kinh phí cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế

Vĩnh viễn

113.

Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

114.

Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện hợp tác quốc tế của cơ quan

Vĩnh viễn

115.

Báo cáo kết quả tuân thủ các quy định của Nhà nước, của cơ quan trong lĩnh vực hợp tác quốc tế và kiến nghị các giải pháp thúc đẩy hoạt động

Vĩnh viễn

116.

Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện các cam kết quốc tế của cơ quan

Vĩnh viễn

117.

Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào:

- Ký kết hợp tác

Vĩnh viễn

- Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát...

20 năm

118.

Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài đối với cơ quan, cá nhân (người đứng đầu cơ quan):

- Quan trọng

Vĩnh viễn

- Thông thường

20 năm

119.

Hồ sơ về tổ chức tuyên truyền, cung cấp thông tin hợp tác quốc tế trong lĩnh vực quản lý được giao của cơ quan

10 năm

120.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

IX. Tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

121.

Tập văn bản về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi hết hiệu lực

122.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, quy trình, hướng dẫn thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của cơ quan Ủy ban dân tộc

Vĩnh viễn

123.

Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo (định kỳ, đột xuất, theo chuyên đề) của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

5 năm

124.

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của cơ quan:

- Hàng năm

20 năm

- Quý, 6 tháng

5 năm

125.

Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân của cơ quan:

- Báo cáo năm

Vĩnh viễn

- Tài liệu khác

5 năm

126.

Hồ sơ thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về quản lý tài chính tại cơ quan, đơn vị theo thẩm quyền được phân cấp:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

15 năm

127.

Hồ sơ thanh tra thực hiện chính sách, pháp luật, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Ủy ban Dân tộc:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

15 năm

128.

Hồ sơ tiếp nhận, xử lý, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo:

- Vụ việc nghiêm trọng

Vĩnh viễn

- Vụ việc khác

15 năm

129.

Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong các lĩnh vực thuộc thẩm quyền được giao của thanh tra Ủy ban Dân tộc

15 năm

130.

Hồ sơ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện các kết luận, kiến nghị thanh tra của cơ quan có thẩm quyền

15 năm

131.

Hồ sơ ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, xác minh việc thực hiện minh bạch tài sản, thu nhập đối với các tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc

20 năm

132.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

10 năm

X. Tài liệu thi đua, khen thưởng

133.

Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi hết hiệu lực

134.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan

Vĩnh viễn

135.

Hồ sơ Hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

136.

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng của cơ quan:

- Hàng năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- 6 tháng, 9 tháng

20 năm

- Tháng, quý

05 năm

137.

Hồ sơ khen thưởng (thường xuyên, đột xuất) cho tập thể, cá nhân:

- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ

Vĩnh viễn

- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

20 năm

- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác

10 năm

138.

Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài có quan hệ công tác và có đóng góp lớn với cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

139.

Hồ sơ kiểm tra thực hiện các quy định của Nhà nước về thi đua khen thưởng của cơ quan, đơn vị

15 năm

140.

Hồ sơ ban hành văn bản hướng dẫn, tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm của cơ quan

10 năm

141.

Hồ sơ, công văn trao đổi, cho ý kiến xử lý vướng mắc trong công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

XI. Tài liệu pháp chế

142.

Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi hết hiệu lực

143.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế của cơ quan

Vĩnh viễn

144.

Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

20 năm

145.

Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan chủ trì

10 năm

146.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chương trình, kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong các lĩnh vực theo thẩm quyền quản lý của cơ quan

Vĩnh viễn

147.

Báo cáo đánh của việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực được giao đối với cơ quan Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

148.

Hồ sơ ban hành văn bản thẩm định về pháp lý đối với văn bản quy phạm pháp luật trong các lĩnh vực theo thẩm quyền quản lý của cơ quan

Vĩnh viễn

149.

Báo cáo về công tác phổ biến giáo dục pháp luật về các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ cho đồng bào dân tộc thiểu số của Ủy ban Dân tộc.

Vĩnh viễn

150.

Hồ sơ về công tác kiểm tra văn bản; công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật

10 năm

- Kế hoạch, báo cáo:

+ Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

+ Tháng, 6 tháng

10 năm

- Hồ sơ về việc kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật liên quan theo quy định

05 năm

151.

Hồ sơ về công tác rà soát, hệ thống hóa văn bản:

- Dài hạn

Vĩnh viễn

- 6 tháng

10 năm

- Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật liên quan theo yêu cầu

05 năm

152.

Hồ sơ về công tác pháp luật liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhà nước được giao của cơ quan:

10 năm

- Kế hoạch, báo cáo:

+ Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

+ Tháng, 6 tháng

10 năm

- Hồ sơ về việc góp ý văn bản; hồ sơ vụ việc liên quan theo quy định

05 năm

153.

Hồ sơ, công văn trao đổi và cho ý kiến xử lý vướng mắc trong công tác pháp chế

10 năm

XII. Tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền

154.

Tập văn bản về xuất bản, báo chí, tuyên truyền và công tác sưu tầm tài liệu lịch sử gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi hết hiệu lực

155.

Hồ sơ xây dựng, ban hành chiến lược, quy hoạch về công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền của cơ quan

Vĩnh viễn

156.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định về công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền và công tác sưu tầm tài liệu lịch sử của cơ quan

Vĩnh viễn

157.

Hồ sơ hội nghị về công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền của cơ quan do cơ quan chủ trì tổ chức:

- Tổng kết năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Hội nghị khác

05 năm

158.

Kế hoạch, báo cáo công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền của cơ quan:

- Dài hạn, hàng năm

Vĩnh viễn

- Quý, 6 tháng

10 năm

159.

Kế hoạch, đề cương, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả công tác sưu tầm tư liệu, hiện vật về lịch sử truyền thống của cơ quan

20 năm

160.

Kế hoạch, hợp đồng in ấn, phát hành các loại ấn phẩm của cơ quan

10 năm

161.

Báo cáo kết quả phối hợp triển khai công tác thông tin tuyên truyền của cơ quan hàng năm

Vĩnh viễn

162.

Báo cáo kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ quan báo chí, xuất bản theo thẩm quyền được giao

15 năm

163.

Tài liệu, băng hình ghi âm, ghi hình việc đón tiếp lãnh đạo Đảng, Nhà nước đến thăm và làm việc nhân các sự kiện trọng đại của cơ quan

Vĩnh viễn

164.

Các bài viết, bài phát biểu, phỏng vấn các nhà lãnh đạo chủ chốt của Đảng, Nhà nước nhân các lễ kỷ niệm, các sự kiện trọng đại của cơ quan

Vĩnh viễn

165.

Tập lưu ấn phẩm các loại của cơ quan và các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc

Vĩnh viễn

166.

Tư liệu ảnh, bài viết về các hoạt động của Bộ trưởng và Lãnh đạo cơ quan tại các cuộc họp với các bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp về tài chính, ngân sách

Vĩnh viễn

167.

Hồ sơ công tác kiểm kê bảo quản tài liệu, hiện vật, hình ảnh sưu tầm

Vĩnh viễn

168.

Thông báo, kết luận của Bộ trưởng, Lãnh đạo Ủy ban và thủ trưởng các đơn vị thuộc Ủy ban về công tác báo chí, tuyên truyền của cơ quan

15 năm

169.

Điểm báo tuần, tháng, ngày do cơ quan chủ trì thực hiện

10 năm

170.

Hồ sơ các buổi họp báo của cơ quan về các vấn đề quản lý chuyên ngành theo thẩm quyền được giao

10 năm

171.

Bài viết của phóng viên, cộng tác viên:

- Bài được đăng

10 năm

- Bài không được đăng

5 năm

172.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác xuất bản, báo chí, tuyên truyền và sưu tập tài liệu về lịch sử cơ quan

10 năm

XIII. Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở

173.

Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở gửi chung các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

174.

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy trình/hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

Vĩnh viễn

175.

Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức

10 năm

176.

Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan:

- Năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

- Tháng, quý

10 năm

177.

Hồ sơ về công tác cải cách hành chính của cơ quan

20 năm

178.

Tập lưu văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan:

- Văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

- Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn, cho ý kiến xử lý, xác minh, báo cáo các mặt hoạt động

Vĩnh viễn

- Văn bản khác

50 năm

179.

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

180.

Hồ sơ xây dựng, ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan

Vĩnh viễn

181.

Hồ sơ xây dựng, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của cơ quan

Vĩnh viễn

182.

Hồ sơ xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ dự kiến

20 năm

183.

Hồ sơ về giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử của cơ quan vào Lưu trữ lịch sử

Vĩnh viễn

184.

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

20 năm

185.

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm của cơ quan

20 năm

186.

Hồ sơ về tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị của cơ quan

Vĩnh viễn

187.

Hồ sơ về giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan

Vĩnh viễn

188.

Hồ sơ quản lý con dấu của cơ quan (tính từ khi có giấy phép khắc con dấu mới thay thế)

20 năm

189.

Sổ sách theo dõi và phục vụ khai thác sách báo, tài liệu

10 năm

190.

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở, văn hóa công sở của cơ quan

Vĩnh viễn

191.

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức hàng năm của cơ quan

20 năm

192.

Hồ sơ về tổ chức thực hiện văn minh công sở

10 năm

193.

Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan

10 năm

194.

Hồ sơ về công tác quản trị trụ sở làm việc của cơ quan

20 năm

195.

Hồ sơ về sử dụng, vận hành, bảo dưỡng máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan

Theo tuổi thọ máy móc, thiết bị

196.

Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai, bão lũ... của cơ quan

10 năm

197.

Báo cáo về công tác phối hợp thường trực, bảo vệ cơ quan

10 năm

198.

Tài liệu, sổ sách ghi chép hàng ngày về công tác thường trực, bảo vệ trụ sở cơ quan

10 năm

199.

Hồ sơ, tài liệu về công tác y tế của cơ quan

10 năm

200.

Sổ sách cấp phát vật tư, văn phòng phẩm của cơ quan

05 năm

201.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở

10 năm

XIV. Tài liệu của tổ chức Đảng

202.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

203.

Hồ sơ các nhiệm kỳ Đại hội Đảng cơ quan

Vĩnh viễn

204.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

205.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

Vĩnh viễn

206.

Hồ sơ về thành lập, sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng

Vĩnh viễn

207.

Tập Thông báo kết luận các kỳ họp của Ban Thường vụ, Ban chấp hành Đảng ủy Bộ:

- Kết luận quan trọng

Vĩnh viễn

- Kết luận khác

15 năm

208.

Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cảm tình Đảng hàng năm

10 năm

209.

Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng

10 năm

210.

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, theo dõi, giám sát của các tổ chức Đảng

20 năm

211.

Báo cáo về công tác phát triển đảng viên

Vĩnh viễn

212.

Báo cáo đánh giá công tác phát thẻ Đảng viên

20 năm

213.

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên

70 năm

214.

Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản...)

20 năm

215.

Hồ sơ kỷ luật Đảng đối với Đảng viên

70 năm

216.

Hồ sơ của từng đảng viên

70 năm

217.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác Đảng

10 năm

XV. Tài liệu của tổ chức Công đoàn

218.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

219.

Hồ sơ các nhiệm kỳ Đại hội của tổ chức công đoàn cơ quan

Vĩnh viễn

220.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động công đoàn cơ quan:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

- Tháng, quý, 6 tháng

10 năm

221.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn của Đảng, Nhà nước, nghị quyết của tổ chức Công đoàn cấp trên, Công đoàn cơ quan

Vĩnh viễn

222.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn cơ quan

20 năm

223.

Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hàng năm

20 năm

224.

Hồ sơ chi các ngày lễ lớn, thăm hỏi, trợ cấp...

10 năm

225.

Sổ sách (đăng ký đoàn viên công đoàn, thu công đoàn phí, theo dõi thu chi Quỹ Công đoàn, sổ ghi biên bản...)

20 năm

226.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác công đoàn

10 năm

XVI. Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên

227.

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)

Đến khi văn bản hết hiệu lực

228.

Hồ sơ các nhiệm kỳ Đại hội Đoàn thanh niên cơ quan

Vĩnh viễn

229.

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác:

- Tổng kết năm, nhiệm kỳ

Vĩnh viễn

- Tháng, Quý, 6 tháng

10 năm

230.

Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên

Vĩnh viễn

231.

Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên

20 năm

232.

Sổ sách (đăng ký đoàn viên, thu chi Quỹ đoàn, sổ ghi biên bản...)

20 năm

233.

Hồ sơ, công văn trao đổi về công tác Đoàn

10 năm

B. TÀI LIỆU LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ

234.

Văn bản của cơ quan cấp trên chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác dân tộc

Vĩnh viễn

235.

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dân tộc hàng năm, nhiều năm

Vĩnh viễn

236

Hồ sơ các chương trình dự án của Ủy ban Dân tộc đối với các vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa và vùng có khó khăn đặc biệt

Vĩnh viễn

237

Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề về dân tộc trên địa bàn các tỉnh, huyện (vụ việc nghiêm trọng)

Vĩnh viễn

238

Hồ sơ hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác dân tộc

Vĩnh viễn

239

Bài phát biểu, bài viết, bài góp ý tham luận điển hình về công tác dân tộc của Ủy ban Dân tộc và các tỉnh

Vĩnh viễn

240

Hồ sơ thông báo của Ủy ban Dân tộc về các cuộc họp của ban nghiên cứu xây dựng các đề án dân tộc

20 năm

241

Tập Công văn, tờ trình của các địa phương về dự toán kinh phí và xác định trung tâm cụm xã vùng cao

20 năm

242

Tập Báo cáo kết quả chuyến đi công tác của các vụ đơn vị trong ủy ban

70 năm

243

Tập Công văn, thông báo của Ủy ban Dân tộc về trao đổi, chỉ đạo về công tác dân tộc

10 năm

244

Tập Báo cáo, phụ biểu thực hiện dự án chi tiết cấp báo, tạp chí cho vùng đồng bào dân tộc thiểu số

50 năm