QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC ĐỐI VỚI HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ Luật Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 142/TTr-STP ngày 16 tháng 12 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2021.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC ĐỐI VỚI HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 95/2020/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Định)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về quản lý, trách nhiệm phối hợp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các sở, ban, ngành tỉnh.

2. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện); Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt là Phòng Tư pháp cấp huyện).

3. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã).

4. Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định.

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Bình Định: Là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử do các tổ chức có liên quan tạo lập nhằm mục đích quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên cơ sở quy định pháp luật về công chứng, chứng thực phù hợp với tình hình thực tế của địa phương, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực, đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng giao dịch, phòng ngừa tranh chấp (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực).

2. Thông tin ngăn chặn: Là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, yêu cầu ngừng công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, tổ chức, cá nhân.

3. Văn bản ngăn chặn: Là văn bản làm căn cứ pháp lý để công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét việc không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch có liên quan.

4. Thông tin giải tỏa ngăn chặn: Là thông tin bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền có nội dung hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch: Là thông tin do công chứng viên hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Định, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đã thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch.

6. Người quản trị: Là người quản lý máy chủ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

7. Tài khoản: Là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực được cấp để truy cập vào hệ thống, gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 4. Cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

1. Tòa án nhân dân các cấp gửi văn bản áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, văn bản liên quan đến việc thực hiện các biện pháp ngăn chặn và các văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các văn bản nêu trên đến Sở Tư pháp.

2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp gửi văn bản có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

3. Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp gửi văn bản có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

4. Các cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, Công an các cấp gửi văn bản ngăn chặn, văn bản giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

5. Các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các cấp gửi văn bản thu hồi, hủy bỏ, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác cần cung cấp thông tin đến Sở Tư pháp.

6. Các tổ chức và cá nhân khác có liên quan gửi văn bản có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đến Sở Tư pháp.

7. Ngay trong ngày ban hành văn bản có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4, khoản 5 và khoản 6 Điều này phải cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định.

Điều 5. Nguyên tắc thực hiện

1. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào những mục đích trái pháp luật.

2. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người yêu cầu công chứng, chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác theo quy định của Bộ luật Dân sự, Luật Công chứng và quy định pháp luật có liên quan.

3. Các hoạt động cập nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, lưu trữ, bổ sung, thẩm tra, xác minh, quản lý thông tin theo Quy chế này là hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người có yêu cầu công chứng, chứng thực.

4. Việc quản lý, phối hợp và khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đúng phạm vi, trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động; đúng quy định của pháp luật và các quy định của Quy chế này.

Điều 6. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để thực hiện các công việc không được giao.

2. Sửa, xóa bỏ thông tin hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Thay đổi quy trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi chưa được cơ quan có thẩm quyền có ý kiến đồng ý bằng văn bản.

4. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 7. Nguồn dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh.

3. Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch, văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản nêu trên của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

4. Các nguồn thông tin khác về tài sản theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Lưu trữ và sao lưu

1. Việc lưu trữ và sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ về hợp đồng, giao dịch.

Chương II

CUNG CẤP, TIẾP NHẬN, KHAI THÁC, SỬ DỤNG THÔNG TIN CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 9. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Giám đốc, Phó Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh; Giám đốc, Phó giám đốc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai;

c) Trưởng phòng, công chức được giao trách nhiệm quản lý, theo dõi Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp;

d) Người quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

đ) Trưởng Tổ chức hành nghề công chứng;

e) Trưởng phòng, công chức được giao thực hiện công tác chứng thực hợp đồng, giao dịch của Phòng Tư pháp cấp huyện;

g) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

h) Công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã.

2. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản có quyền truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để tra cứu, cập nhật và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền.

3. Tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công cho người thuộc tổ chức, đơn vị mình thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

4. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp.

5. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước để tổ chức việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

Điều 10. Các trường hợp bị khóa tài khoản Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Tài khoản của tổ chức, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:

a) Theo đề nghị của người có thẩm quyền về việc khóa tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hoặc cơ quan thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Theo đề nghị của tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã;

c) Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản nhưng không bảo mật tên truy cập và mật khẩu để cho tổ chức, cá nhân khác truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực bằng tài khoản của mình hoặc để người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

d) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 6 của Quy chế này.

2. Tài khoản bị khóa sẽ được Sở Tư pháp xem xét mở lại tài khoản khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

Điều 11. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt các chương trình kiểm tra, bảo vệ trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Cử người thực hiện công chứng, chứng thực và những người khác tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực do Sở Tư pháp tổ chức.

3. Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; phối hợp chặt chẽ với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan.

4. Chịu trách nhiệm bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã được cung cấp. Thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài khoản.

5. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.

6. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Quyền và trách nhiệm của người sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Được sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực một cách đầy đủ, kịp thời cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia các lớp đào tạo sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đã được cung cấp.

5. Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Cung cấp và tiếp nhận thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch

a) Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng xác nhận và các thông tin khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch (nếu có);

b) Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch do công chức tại đơn vị mình chứng thực và các thông tin khác liên quan đến việc chứng thực hợp đồng, giao dịch (nếu có).

2. Sở Tư pháp tiếp nhận thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

a) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, văn bản liên quan đến việc thực hiện các biện pháp ngăn chặn và các văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các văn bản nêu trên của Tòa án các cấp;

b) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Viện Kiểm sát các cấp;

c) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản; thông tin giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa đảo chiếm đoạt tài sản của cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp;

d) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản của Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp;

đ) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử thu hồi, hủy bỏ, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác của sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các cấp;

e) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, tổ chức và cá nhân có thẩm quyền.

Điều 14. Cập nhật thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn

a) Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp được quy định tại Điều 4 của Quy chế này gửi về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Sở Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

b) Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin (trừ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ, tết theo quy định). Đối với những tổ chức hành nghề công chứng có làm việc ngày thứ Bảy thì cập nhật ngay trong ngày làm việc. Trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ của ngày làm việc thì văn bản phải được cập nhật ngay vào đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo;

c) Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ, kịp thời văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin và chịu trách nhiệm về hành vi không cập nhật, cập nhật không đầy đủ, kịp thời này.

2. Cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

a) Hợp đồng, giao dịch sau khi được công chứng, chứng thực, các công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã ký tên và đóng dấu phải cập nhật chính xác, đầy đủ, kịp thời vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi giao trả kết quả cho người yêu cầu công chứng, chứng thực;

b) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực phải được cập nhật ngay và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 15. Sửa chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Việc sửa chữa các thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực chỉ được thực hiện đối với các sai sót về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với các sai sót được phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (thông tin chưa được đưa lên mạng), người thực hiện cập nhật chủ động sửa chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

3. Đối với các sai sót được phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện việc xóa thông tin.

Điều 16. Tra cứu thông tin và sử dụng thông tin

1. Trước khi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, công chứng viên, công chức Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin để công chứng viên, cán bộ Phòng Tư pháp cấp huyện, công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch về tài sản.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Thực hiện việc quản trị, quản lý máy chủ tại cơ quan được kết nối với máy chủ tại Sở Thông tin và Truyền thông; cấp và khóa tài khoản theo Quy chế này; thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin định kỳ.

Điều 18. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 19. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin

1. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 4 của Quy chế này.

2. Công an tỉnh, các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin theo quy định tại các khoản 4, 5 Điều 4 của Quy chế này.

Điều 20. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế.

Điều 21. Trách nhiệm các tổ chức hành nghề công chứng

1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Áp dụng bắt buộc thông tin của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vào việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức mình;

b) Thực hiện ngay việc cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng vừa giải quyết xong của tổ chức mình vào Cơ sở dữ liệu chung của tỉnh;

c) Trường hợp không truy cập và không cập nhật thông tin theo yêu cầu nêu trên thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; áp dụng và sử dụng an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tại tổ chức mình;

b) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc bảo mật tài khoản và các nội dung khác liên quan đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trong phạm vi được phân quyền;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa và xóa thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của tổ chức mình. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

d) Bảo đảm điều kiện để Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực vận hành tốt tại tổ chức mình;

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

3. Công chứng viên và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

a) Nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

b) Sửa chữa và xóa các thông tin nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quyết định của Trưởng tổ chức hành nghề công chứng;

c) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa chữa và xóa các thông tin do mình nhập, sửa chữa và đã xóa trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực;

d) Tra cứu các thông tin ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp.

Điều 22. Trách nhiệm Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã

Tham gia sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và cập nhật các thông tin chứng thực về hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch đã chứng thực để nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.

Điều 23. Điều khoản thi hành

Các sở, ban, ngành tỉnh, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế này để phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên tổ chức thực hiện, đảm bảo sự hoạt động của Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hiệu quả, đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.