• Lưu trữ
  • Thông báo
  • Ghi chú
  • Facebook
  • Google
    • 12

Văn bản pháp luật về Công tác văn thư


Văn bản pháp luật về Luật lưu trữ

 

Quyết định 381/QĐ-VKSTC năm 2017 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành

Tải về Quyết định 381/QĐ-VKSTC
Bản Tiếng Việt

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO

-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 381/QĐ-VKSTC

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2017

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

Căn cứ Luật Lưu trữ s 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014;

Căn cNghị đnh s110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định s 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định s 110/2004/NĐ-CP ; Nghđịnh số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy đnh chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu tr; Nghị đnh số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ vquản lý và sdụng con du; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kthuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV , ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn qun lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy đnh mã sngạch và tu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư s 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 ca Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký; thay thế Quyết định số 74/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác văn thư trong ngành Kiểm sát nhân dân) và Quyết định số 75/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2007 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân).

Điều 3. Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 


Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VKSNDTC;
- Cục VT & LTNN (
để phối hợp);
- L
ưu: VT, VP.

VIỆN TRƯỞNG




Lê Minh Trí

 

QUY CHẾ

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 38
1/QĐ-VKSTC ngày 10/10/2017 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, nội dung, quy trình nghiệp vụ, tổ chức biên chế của công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Quy chế này áp dụng đối với Viện kiểm sát nhân dân các cấp, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát quân scác cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quc phòng..

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngdưới đây được hiểu như sau:

1. Công tác văn thư: Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các cấp; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con du.

2. Công tác lưu trữ: Bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá tr, bảo qun, thng kê và sử dụng tài liu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Viện kiểm sát nhân dân các cp, phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài hồ sơ, tài liệu theo quy định của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan.

4. Văn bản đitất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bn, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, đơn vị phát hành.

5. Bn tho văn bản là bn được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

6. Bản gc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, ththức văn bản được Viện kiểm sát các cấp ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

7. Bản chính văn bản là bn hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Viện kiểm sát các cấp ban hành.

8. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo ththức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.

9. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.

10. Bản sao lục là bản sao đầy đ chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.

11. Ký tt/nháy là chữ ký ngắn, nhỏ của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được kiểm tra, rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức; kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản đúng pháp luật.

12. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đi tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ ca cơ quan, tổ chức, cá nhân.

13. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

14. Hoạt động lưu tr là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

15. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biu thống kê; âm bn, dương bản phim, nh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện t; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.

16. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vhoạt động thực tin, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bng bản sao hợp pháp.

17. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

18. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

19. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác đnh những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

20. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trcủa cơ quan, tổ chức.

21. Lưu trlịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

22. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

23. Bản sao bo him tài liệu lưu tr là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nht định nhằm lưu gibản sao đó dự phòng khi có ri ro xảy ra đi với tài liệu lưu tr.

Điều 3. Tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ

1. Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức quản lý văn thư theo quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chun nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

2. Người được b trí làm lưu trữ phải có đ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức quản lý lưu trữ theo quy định tại Thông tư s 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ Quy định mã sngạch và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu tr.

Điều 4. Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1. Tổ chức văn thư, lưu trcủa Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

Viện kiểm sát nhân dân các cấp căn cứ biên chế được giao và khi lượng công việc để thành lập đơn vị cấp phòng hoặc bộ phận văn thư, lưu trvà bố trí công chức, viên chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ.

2. Hệ thống văn thư của Viện kiểm sát nhân dân các cấp gồm:

a) Văn thư cơ quan: Văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nhân dân tối cao thuộc Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; văn thư chuyên trách của các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; Văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; văn thư chuyên trách Viện kiểm sát nhân dân tnh, thành phố trực thuộc trung ương.

b) Văn thư đơn v: Văn thư chuyên trách đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Văn thư kiêm nhiệm đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

3. Hệ thng Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống nhất phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngành và thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Bộ máy chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được cơ cấu thuộc các đơn vị: Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Phòng Tham mưu tổng hợp ca các đơn vị thuộc Viện kim sát nhân dân ti cao, Văn phòng hoặc bộ phận thống kê, kế toán, văn thư, lưu trvà các nhiệm vụ khác thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trcủa Vin kiểm sát nhân dân các cấp phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành và của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Điều 6. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ của Viện kim sát cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Chỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tnh, thành phtrực thuộc trung ương gp Viện trưng cấp mình tổ chức và quản lý thống nhất công tác văn thư, công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Bồi dưng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình và Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, Ngành.

3. Thủ trưởng các đơn vị cấp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân cấp cao; Trưng phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm qun lý công tác văn thư, công tác lưu trữ và phân công công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác văn thư, công tác lưu trữ của đơn vị theo quy định của Nhà nước và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

4. Công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu u trữ phải thực hiện nghiêm chnh quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 7. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư, Lưu trữ cơ quan, đơn vị

1. Giúp Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tham mưu xây dựng, trình lãnh đạo Viện ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Tham mưu việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao về công tác văn thư, lưu trữ;

c) Tham mưu xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngn hạn, hng năm v công tác văn thư, lưu trữ;

2. Thực hiện công tác văn thư của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:

a) Qun lý văn bản đi, văn bản đến;

b) Quản lý ssách, cơ sở dữ liệu về văn bản;

c) Quản lý, sử dụng con du của cơ quan và các loại con dấu khác được giao;

d) Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

đ) Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.

3. Thực hiện công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, gồm các công việc sau:

a) Hưng dẫn kiểm tra việc lập hồ sơ; lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

b) Phân loại, chnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

c) Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;

đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

đ) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

e) Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Điều 8. Chế độ báo cáo công tác văn thư, Lưu trữ

Chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân thực hiện theo Thông tư s09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thng kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Chương III

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 9. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Hình thc, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật (Thông tư): Thực hiện theo quy đnh của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: Thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân.

3. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định sau khi thỏa thuận thng nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện theo quy định tại Khoản 3, Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và thực hiện theo quy định của pháp luật ttụng hình sự, dân sự, hành chính và các ttụng tư pháp khác; văn bản về tài chính, thng kê, xây dựng cơ bản theo quy định của pháp luật hiện hành.

4. Hình thức, thể thức và kthuật trình bày văn bản của tổ chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sn H Chí Minh.

5. Hình thức, thể thc và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài hình thành trong hoạt động đi ngoại quốc tế của ngành Kiểm sát nhân dân thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Điều 10. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Thtrưởng đơn vị giao cho một đơn vị trực thuộc hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì phi hp với các đơn vị liên quan soạn thảo.

2. Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hin các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung, đề xuất độ mật, độ khẩn văn bản cn soạn thảo.

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.

c) Soạn thảo văn bản.

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đu cơ quan việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chnh bản tho.

đ) Trình duyệt bản tho văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của người được giao nhiệm vụ đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của người đứng đầu cơ quan.

3. Căn cvào đối tượng nhận, người soạn thảo văn bản dự kiến slượng văn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định.

4. Đối với trường hợp các đơn vị được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm sát nhân dân tối cao thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 và Nghị định s 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 11. Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Khi trình duyệt bản thảo phi đính kèm các văn bản, tài liệu có liên quan. Khi trình ký văn bản chính thức phải kèm theo bản thảo đã được duyệt.

3. Trường hợp dự thảo đã được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung đối với dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 12. Đánh máy văn bản

Việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường do công chức, viên chức được giao giải quyết công việc thực hiện. Trường hợp văn bản được dự thảo bng bản viết tay và giao cho người đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản tho đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hi lại người soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.

Điều 13. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Thủ trưởng đơn vhoặc cá nhân chtrì soạn thảo văn bản phải kim tra và chu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt/nháy vào vị trí cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

2. Thủ trưởng đơn vị đề xuất mức độ khẩn; đi chiếu quy định của pháp luật vbảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu chmức độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết đnh.

3. Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra ln cuối và chịu trách nhiệm về hình thức, th thc, kỹ thuật trình bày, thủ tục, ban hành văn bản, số lượng bản phát hành của cơ quan và phi ký tắt/nháy vào vị trí cuối cùng ở ththức “Nơi nhận”.

4. Văn bn quy phạm pháp luật phải được Thtrưởng đơn vị chủ trì việc soạn thảo, Vụ trưởng Vụ pháp chế và Quản lý khoa học Viện kiểm sát nhân dân tối cao ký tt/nháy trước khi trình ký chính thức.

Điều 14. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của Nhà nước và Quy chế làm việc của Viện kiểm sát nhân dân các cấp. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan; Phó Viện trưởng ký thay Viện trưởng các văn bản thuộc nh vực được phân công phụ trách và chu trách nhiệm trước Viện trưởng và trước pháp luật.

2. Việc ký thừa ủy quyền văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định.

3. Không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phi đ ký văn bản.

4. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chký của người có thm quyn thực hiện như sau:

a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, cụ thể:

- Ký thay mặt (TM): Trường hợp văn bản do tập thể thông qua, quyết định thì phải ghi chữ viết tắt “TM(thay mặt) vào trước tên tập thlãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

- Ký thay (KT): Trường hợp cấp Phó ký thay cấp Trưng những văn bản trong lĩnh vực đã được phân công phụ trách thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của cấp Trưng;

- Ký tha lệnh (TL.): Trường hợp Viện trưng ủy nhiệm cho lãnh đạo dưới mình một cấp ký một số văn bản nhất đnh mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký (chđối với văn bản hành chính thì phải ghi chữ viết tt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Trường hợp người đứng đầu cơ quan y quyền cho người đứng đu đơn vị trong cơ quan ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký, trong một thời gian nhất định, việc giao ký thừa y quyền phải bằng văn bản của người ủy quyn, người được ủy quyn ký không được y quyền cho người khác; phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyn) vào trước chức vụ của người ủy quyn;

b) Chức vụ của người ký

- Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chghi chức vụ như Viện trưởng, Phó Viện trưởng…, không ghi lại tên cơ quan ban hành văn bản, trừ các văn bản liên ngành;

- Chức danh ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn như: Ban, Hội đồng của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đng không được phép sử dụng con du của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đng được phép sử dụng con du của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới.

c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (GS, PGS, TS, ThS...) trước họ và tên của người ký.

5. Người có thẩm quyền ký văn bản có trách nhiệm kiểm tra đảm bảo đúng số lượng bản ký trực tiếp, số lượng bản phát hành, việc ký gửi văn bản vượt cấp (nếu có).

6. Người có đủ thẩm quyền ký văn bản, nhưng văn bản đó trái pháp luật hoặc người ký văn bản không đúng thẩm quyền sbị xem xét trách nhiệm tùy theo tính chất mức độ, hậu qumà văn bản đã gây ra, có thbị kluật, bồi thường dân sự hoặc btruy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, trích sao và sao lục.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư s 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Việc sao y bản chính, trích sao, sao lục văn bản do viện trưởng hoặc người được ủy quyền quyết định.

4. Bn sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiện đúng quy định pháp luật, có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (photocopy cdấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 của Điều này thì chcó giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không sao, chp, chuyển phát ra ngoài cơ quan nhng ý kiến ghi bên lvăn bản. Trường hợp nhng ý kiến của lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi bên lvăn bản cn thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thchế hóa bng văn bản hành chính.

7. Việc sao, chụp tài liệu, bút lục trong hsơ vụ án phải được sự đồng ý và ký duyệt của lãnh đạo Viện và Thtrưởng đơn vị nghiệp vụ.

8. Đối với điện mật, đơn vị hoặc cá nhân mun sao, chụp phi được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và liên hệ với Phòng hoặc bộ phận Cơ yếu đthực hiện sao, chụp tài liệu. Đơn vị, cá nhân khi chưa được phép không sao, chụp điện mật cơ yếu.

9. Nghiêm cấm việc sao, chụp nguyên văn c du và chữ ký trong văn bản chính để gửi lên cơ quan cấp trên hoặc cơ quan khác, trừ trường hợp có yêu cu của các cơ quan này. Văn bản có ghi ý kiến của người có trách nhiệm thì không sao, chụp nguyên ý kiến đó để gửi cơ quan khác, trtrường hợp được người ghi ý kiến đó cho phép.

10. Các loại bản sao, chụp cả dấu và chữ ký của văn bản do Cơ quan ban hành mà có chứng thực, chữ ký của người có thẩm quyền, đóng du cơ quan (sao y bản chính) sẽ có giá trị pháp lý như bản chính, văn bản qua Fax không có giá trị pháp lý. Trường hợp cần thông tin nhanh, các cơ quan, đơn vị có th gi văn bản bằng Fax nhưng đng thời phải gửi ngay văn bản chính thức.

Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan, đơn vị đlàm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và qun lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Xử lý và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào trong gilàm việc Văn thư cơ quan tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhn và ký nhận. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đến phi được phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu Đến”, ghi số, ngày đến và đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sdữ liệu quản lý văn bn đến trên máy vi tính tại Văn thư cơ quan, Đi với bản Fax, phải đóng du “Đến” trước khi trình người có thm quyn. Đối với văn bn được chuyn qua mạng phải in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.

3. Văn thư cơ quan được phép bóc các bì gửi đến (tr bì có tên riêng đơn vị trực thuộc, cá nhân và văn bản mật). Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được ni mạng nội b hoc mạng Internet. Việc bóc bì văn bản mật do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cp quy định cụ thể.

4. Đơn thư khiếu nại tcáo của công dân gửi đến qua đường bưu điện, Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, đóng dấu “Đến” trên bì, sau đó vào sổ chuyển bì (ghi đmã số bảo đảm nếu có) để chuyển giao đơn vị, cá nhân liên quan giải quyết theo thẩm quyền.

5. Văn bản đến phải được đăng ký, chuyển giao ngay trong ny, nếu văn bản đến vào cuối gilàm việc buổi chiu thì chuyn giao chậm nhất là đu gi sáng ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng du ch các mc độ: “Thượng khẩn”, “Khẩn”, “Hỏa tốc" “Ha tc hẹn giờ" (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyn giao ngay sau khi nhận được, kcả ngoài giờ hành chính.

6. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi trả lại nơi gửi những văn bản không đúng địa ch, không đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư hoặc văn bản rách, nhàu nát.

Điều 18. Thẩm quyền xử lý văn bản đến

a) Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Viện trưởng, Phó Viện trưởng, chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng và tương đương, Trưởng phòng Hành chính.

b) Viện kiểm sát nhân n cấp cao: Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.

c) Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh: Viện trưởng, Phó Vin trưởng, Chánh Văn phòng.

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Viện trưởng, Phó Viện trưởng.

Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, Văn thư phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyn trở lại Văn thư đđăng ký bổ sung vào S đăng ký văn bản đến hoặc vào các trưng tương ứng trong cơ sdữ liệu quản lý văn bản đến. Văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Viện phải chuyển ngay đến các đơn vị liên quan để thực hiện.

a) Đối với Văn thư cơ quan:

- Đối với nhng văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo viện thì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Viện xin ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Sau khi lãnh đạo Viện có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc s theo dõi, chuyn ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị, cá nhân liên quan phối hợp (nếu có);

- Đối vi những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức thì Văn thư cơ quan cập nhật vào phần mm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi và chuyển ngay đến các đơn vị, tổ chức đó đ giải quyết. Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư cơ quan trong ngày làm việc;

- Sau khi đăng ký văn bản đến trên phần mềm Qun lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi, các văn bản khẩn phải được chuyển ngay khi tiếp nhận đến địa chỉ ghi trên văn bản đgiải quyết.

- Khi có đin mật gửi đến, Văn thư cơ quan vào sổ theo dõi hoặc trên phần mm Qun lý văn bản điều hành, chuyển ngay đến lãnh đạo viện hoặc Chánh Văn phòng xử lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư cơ quan chuyển điện mật ngay đến đơn vị, tổ chức, cá nhân được giao trách nhiệm xử lý. Khi xử lý xong, các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải chuyển trđiện mật cho Văn thư Cơ quan để làm thủ tục trả lại Cơ yếu theo chế độ bo mật.

b) Đối với Văn thư đơn vị

- Đi với những văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Văn thư trình Thủ trưởng đơn vxin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị, Văn thư cập nhật vào sổ chuyển giao văn bản đến hoặc trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành và chuyn văn bản đến bphận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;

- Đối với thư gửi cá nhân, báo, tạp chí,... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trực tiếp tới người nhận;

- Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển trả lại Văn thư cơ quan những văn bản chuyển nhầm địa chđến đxử lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị, tổ chức khác.

2. Văn bản khn do bảo vệ cơ quan tiếp nhận ngoài giờ hành chính, người tiếp nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoc người có trách nhiệm để xử lý.

3. Văn bản khẩn do bộ phận trực nghiệp vụ hoặc bảo vệ cơ quan tiếp nhận ngày ngh, ngày lễ, tết, người tiếp nhận phải thông báo ngay vi Trưởng ca trực đ báo cáo lãnh đạo Viện trực trong ngày chỉ đạo x lý theo quy định.

Điều 20. Đề xuất giải quyết văn bản đến

1. Phiếu trình giải quyết văn bản đến: Dùng để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Khi trình người đứng đầu cơ quan xem xét, quyết đnh phương án giải quyết một vấn đề hay sự việc gì đó; đơn vị, cá nhân phi đính kèm phiếu trình giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Mu phiếu trình giải quyết văn bản đến quy định tại Phụ lục VII Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

2. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thực hiện phi lưu bản gốc phiếu trình giải quyết văn bản đến vào hồ sơ công việc.

Điều 21. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, Th trưng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn, yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm giúp Viện trưởng thực hiện đúng quy đnh của Nhà nước và của Viện kiểm sát nhân dân ti cao về tiếp nhận, qun lý văn bản đến.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của đơn vị.

3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm cập nhật thông tin đơn vị, cá nhân được phân công giải quyết văn bản trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ theo dõi; giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.

4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Vin về tình hình, tiến độ và kết qugiải quyết văn bản đến của các đơn vị đ thông báo, nhc nh, đôn đốc các đơn vị giải quyết văn bản đến đúng tiến độ.

5. Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện trưởng phải trực tiếp xem xét và xlý văn bản đến; trường hợp vng mặt giao Phó Viện trưởng xử lý văn bản đến.

6. Văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân thời hạn giải quyết theo quy đnh của Bluật ttụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân sự, luật ttụng hành chính và các quy định khác của pháp luật liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ngành.

Mục 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 22. Trình tự giải quyết văn bản đi

Tt cả văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kim tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bn, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 23. Đăng ký văn bản đi

Tt cả văn bản đi ca Viện kiểm sát các cấp khi phát hành phải đăng ký tại Văn thư cơ quan, đơn vị. Việc ghi s, ký hiệu và ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của cơ quan, đơn vị do Văn thư cơ quan thống nht qun lý. Riêng một số quyết định cá biệt (nâng lương, bnhiệm, tuyển dụng.,.) do đơn vị tham mưu về công tác tổ chức cán bộ của Viện kiểm sát các cấp soạn thảo có thể lấy số của đơn vị, nhưng phải lập sổ để theo dõi, quản lý và thực hiện chế độ nộp lưu theo quy định.

2. Văn thư cơ quan kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bn, nếu sai trả lại đơn vị soạn thảo để sửa lại đúng quy định mới đăng ký phát hành văn bản đi.

3. Việc đăng ký svà ngày, tháng của văn bản tại Văn thư cơ quan thực hiện sau khi người có thẩm quyền ký đã ký chính thức vào văn bản.

4. Việc ghi s, ngày, tháng, năm văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

5. Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

6. Văn bản mật đi phải được đăng ký riêng.

7. Cách thc đăng ký văn bản đi thực hiện như sau:

a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Căn cứ tng s và slượng mi loại văn bản đi hng năm, Viện kiểm sát các cấp quy định cụ thviệc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính: Sử dụng chương trình Qun lý văn bản điều hành, thực hiện theo Công văn s139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trưng mạng.

Điều 24. Nhân bản, đóng dấu văn bản

1. Nhân bn:

a) Số lượng văn bản cần nhân bn đ phát hành được xác định tại nơi nhận văn bản. Nếu gửi văn bản đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, tchức soạn thảo văn bản phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị.

h) Nơi nhận phi được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến đơn v, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng.

c) Việc nhân bản được thực hiện như sau: văn thư cơ quan chịu trách nhim nhân bản các văn bản do lãnh đạo Viện ký ban hành; văn thư đơn vị chu trách nhiệm nhân bản các văn bản do đơn v ký ban hành.

d) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn bản khi nhân bản phát hành.

đ) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của người có thm quyn và quy định của pháp luật vbảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu:

Việc đóng dấu trên văn bản hành chính, đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và tuân thcác quy định sau:

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Đóng du giáp lai là dùng con dấu đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản gồm 02 tờ tr lên đtrên tất cả các tờ đều có thông tin về con du nhằm đảm bo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản, Mỗi dấu đóng giáp lai tối đa 05 trang văn bản.

d) Đóng du treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo n văn bản không khng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chnhằm khng định văn bản được đóng du treo là một bộ phận của văn bản chính.

đ) Việc đóng du bút lục hồ sơ vụ án: du ni các loại th, chng minh của Ngành thực hiện theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật:

a) Việc đóng dấu các độ khn (KHN, THƯỢNG KHN, HA TỐC, HỎA TC HẸN GI) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNVĐiều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

b) Việc đóng du các độ mật (MT, TUYỆT MT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy đnh tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định s 33/2002/NĐ-CP và Quyết định số 393/QĐ-VKSTC .

c) Vị trí đóng du độ khẩn, dấu độ mật và du phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNVĐiều 16 Quyết định số 393/QĐ-VKSTC.

Điều 25. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện như sau:

a) Đối với văn bản giấy: Lựa chọn bì, vào bì; đóng du mc đkhẩn, mật (nếu có).

b) Đi vi văn bản điện t: Vào sổ và đính kèm bản điện tử đã được đăng ký trên phần mềm Qun lý văn bản điều hành, gửi đến nơi nhận.

2. Chuyn phát văn bản đi do Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị thực hiện như sau:

a) Nhng văn bản đãm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phát hành chậm nht sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản.

b) Đối với những văn bản chỉ mức độ khẩn phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ gửi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kim tra và ký nhận vào s.

d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bn cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong nội bộ và bên ngoài, Văn thư phải cập nhật trên phần mềm Quản lý văn bản điều hành hoặc sổ để theo dõi và phải được ký xác nhận việc giao nhận văn bản.

đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể chuyển bằng máy Fax hoặc chuyn qua mạng nhưng phải gửi ngay bản chính đ cơ quan hu quan lưu vào hồ sơ công việc.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định lại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của cnh phủ; Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an và quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về bo vệ bí mật nhà nước.

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

a) Văn thư cơ quan, Văn thư đơn v có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

b) Lập Stheo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi, đơn vị soạn tho phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn thư cơ quan; khi nhận lại, phải kiểm tra, đi chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc tht lạc.

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị tht lạc, không có ngưi nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc người có thẩm quyền để x lý.

Điều 26. Lưu văn bản đi

1. Đối với văn bản đi do Văn thư cơ quan phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 03 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, được sắp xếp theo th tự đăng ký; 01 bản chính lưu tại Văn thư đơn vị; 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc và được chuyển giao cho Lưu tr cơ quan theo thời hạn quy định.

2. Đối với văn bản đi do Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại Văn thư đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

3. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại Văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước, được sắp xếp theo số thứ t và bo qun trong cặp, hộp. Tuyệt đối không mang ra khỏi cơ quan; trưng hp cn khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị.

4. Các văn bản ln ngành không lấy stại Văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.

5. Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phục vkịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu của Thủ trưởng đơn vị.

Mục 4: LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Điều 27. Xây dựng Danh mục hồ sơ

Việc xây dựng Danh mục hồ sơ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp thc hiện theo Thông tư s07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể;

1. Mục đích của việc lập Danh mục hồ sơ:

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị và cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ.

b) Giúp cho cơ quan, đơn vị chủ động trong việc tổ chức lập hsơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đon văn thư được chặt chẽ và khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vvà cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đi với việc lập hồ sơ và chuẩn bị np lưu hsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trđể lưu trữ và phục vụ sdụng.

2. Căn cứ chyếu để lập Danh mục hồ sơ bao gm:

a) Các văn bản quy đnh về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc;

b) Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và công chức, nhân viên cơ quan nói chung;

c) Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị;

đ) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị;

đ) Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hằng năm của cơ quan, các đơn vị trực thuộc và của mỗi cá nhân;

e) Danh mục hồ sơ của những năm trước;

g) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, đơn vị (nếu có).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ gồm các bưc sau:

a) Xây dựng khung đmục của Danh mục hồ sơ

- Khung đề mục của Danh mục hsơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của đơn vị chuyên môn. Căn cứ tình hình thực tế hoạt động của đơn vị đchọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đm việc lặp hồ sơ được đy đủ, chính xác và thuận tiện;

- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao hằng năm;

Trong đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của h.

b) Xác định nhng hồ sơ cn lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập.

- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ thực hiện theo quy định tại Thông tư s 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và h sơ: Scủa hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bt đầu tsố 01 (ví dụ: 01/VKS.../Tên đơn v/n hồ sơ/năm) hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đu từ số 01.

4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ:

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thnhất: Văn thư cơ quan, đơn vị dự thảo Danh mục h sơ trên cơ sở Quyết định giao nhiệm vụ hng năm, lấy ý kiến đóng góp của các đơn v, cá nhân liên quan; hn thiện dự thảo trình Chánh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ để trình lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư cơ quan; Văn thư cơ quan tng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, bổ sung, chnh sa (nếu cn); hoàn thiện dự thảo trình Chánh Văn phòng hoặc người được giao nhiệm vụ để trình lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp duyệt, ký ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gi các đơn vị, cá nhân ln quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực hiện, nếu có hsơ dự kiến chưa sát vi thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó kịp thời sa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình đVăn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị.

Điều 28. Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc:

a) Mhồ sơ: Hằng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc được giao, mỗi công chức, viên chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tu đhồ sơ, Trong quá trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.

b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào h sơ.

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình thợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho phù hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ:

- Khi công việc giải quyết xong hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phi kiểm tra xem xét, bổ sung nhưng văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phi phn ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, t chc hình thành hồ sơ.

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tdin biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bo qun tương đi đồng đều.

Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý và sử dụng con dấu

Viện trưng Viện kiểm sát nhân dân các cp quán triệt thực hiện đúng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính ph, cùng các quy định khác của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao liên quan đến việc qun lý và sử dụng con dấu, c th:

a) Quản lý con du:

- Chánh Văn phòng Viện kim sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm trước viện trưởng cấp mình vviệc quản lý, sdụng con dấu của đơn vị. Thtrưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân ti cao có con du riêng chu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc quản lý và sử dụng con du của đơn vị. Viện trưởng Viện kiểm sát cấp huyện chịu trách nhiệm trước Viện trưởng cấp trên trực tiếp về việc quản lý, sdụng con dấu của Vin kiểm sát cấp mình.

- Con dấu của đơn vị phải được giao bng quyết định cho Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị quản lý và sử dụng. Người được giao quản lý, sử dụng con dấu chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị việc quản và sử dụng con dấu của đơn vị và có trách nhiệm thực hiện nhng quy đnh sau:

+ Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bo quản, sử dụng con du. Con du phải được bảo quản an toàn trong và ngoài giờ làm việc;

+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bng văn bản của người có thẩm quyền.

- Quản lý dấu trực nghiệp vụ ngoài giờ hành chính và ngày nghỉ, lễ, tết:

+ Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Do Văn thư cơ quan qun lý, sử dụng;

+ Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, huyện: Do Văn thư cơ quan hoặc cán bộ trực nghip vụ trực tiếp quản lý; phải được giao nhận bằng văn bản và tuân thủ quy định tại Điều này.

- Khit dấu bị mòn hoặc biến dạng, người được giao quản lý, sử dụng con dấu phải báo cáo Thtrưởng đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất phải báo cáo ngay với Viện trưởng cấp mình; đồng thời thông báo với cơ quan Công an nơi xảy ra mt con dấu đ lp biên bản. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi xảy ra mất con du phải có báo cáo nhanh vViện kiểm sát nhân dân tối cao đbiết, chđạo.

- Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập phải nộp con du cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mi; trường hợp giải th, đơn vị cấp trên trực tiếp phải thu hồi con dấu theo quy định.

b) Sử dụng con dấu:

- Cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có ý kiến của người có thẩm quyền.

- Người được giao qun lý, sử dụng con dấu phải tự kiểm tra trước khi đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị mình.

- Không đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trưc khi ký, đóng du sn trên giy trng, đóng du vào văn bản chụp lại mà không có bản gc để đi chiếu hoặc đóng dấu lên các văn bản có ch ký của người không có thẩm quyền.

Mục 6: TRAO ĐỔI VĂN BẢN

Điều 30. Trao đổi văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân

1. Người ký văn bản, căn cứ yêu cầu giải quyết công việc và mi quan hệ công tác đquyết định việc gi văn bản đến nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết và thi hành biết.

2. Việc gửi văn bản hành chính từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo nguyên tắc gi cấp trực tiếp. Trong trường hợp đặc biệt cn gửi vượt cấp hoặc do cấp trên yêu cầu tcó thể gửi vượt cấp nhưng phải gi 01 bản cho cấp trên trực tiếp để biết.

3. Việc gửi văn bản chuyên ngành phải bo đảm đúng trình tự ttụng theo quy định của pháp luật.

Điều 31. Trao đổi văn bản ngoài ngành Kiểm sát nhân dân

Thtrưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao khi trao đổi văn bản vi ngành khác đgiải quyết công việc phải gửi một bản đến lãnh đạo Viện phụ trách để báo cáo. Trường hợp cn thiết đặt chế độ trao đi tài liệu tin tức với cơ quan ngoài ngành phải được sự đồng ý của lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Chương IV

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 32. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Vin trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

a) Chỉ đạo chung và y quyền cho Chánh Văn phòng giúp Viện trưởng chđạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định.

b) Ban nh theo thẩm quyn các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan.

2. Trách nhiệm ca Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân các cấp:

a) Tham mưu, giúp Viện trưởng chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

c) Chịu trách nhiệm trước Viện trưởng vviệc thực hiện công tác lập hồ và giao nộp hsơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

3. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan, đơn vị: Văn thư cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, công chức, viên chức của đơn vlập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị theo đúng quy định.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức:

a) Trực tiếp lập hsơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.

b) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào Lưu trữ cơ quan.

c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

d) Cán b, công chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy đnh hiện hành. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị, tổ chức phải có đề ngh bng văn bản và phải được sự đồng ý của Th trưng đơn vị, nhưng thời hạn gilại không quá 01 năm.

đ) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghhưởng chế độ bảo hiểm xã hội phi bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang đơn vị khác.

Điều 33. Thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ theo dõi văn thư phải giao nộp vào Lưu tr cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc.

b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ (gm các báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đ tài đã được nghiệm thu): Sau 01 năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.

c) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán.

d) Đối với tài liệu nh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu điện tử khác; Sau 03 tháng, ktừ khi công việc kết thúc.

đ) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại điểm a, khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phi được Viện trưởng Vin kim sát cùng cấp đng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, Thời hạn gilại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

2. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trcơ quan, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bn giao, nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, gi01 bản và bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản.

Điều 34. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hằng năm, công chức, viên chức lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.

2. Phối hợp với các đơn v, cán bộ, công chức, viên chức c định những loại hsơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bhồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hsơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hsơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 35. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được la chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vt mang tin khác.

2. Tài liệu lưu trữ điện t phi đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khnăng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.

3. Tài liệu được shóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được s hóa.

4. Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tthực hiện theo quy định của Chính ph.

Điều 36. Quản lý hồ sơ; tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể

1. Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải được chnh lý, thống kê và chuyển giao Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa gii quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận và giải quyết tiếp.

2. Nếu một đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác thì các hsơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa gii quyết xong thuộc chức năng của đơn vnào sẽ do đơn vị đó tiếp nhận và giải quyết.

3. Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho lưu tr cơ quan, các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn v nào thì đơn vị đó tiếp nhận.

4. Nếu đơn vị giải thể thì h sơ, tài liệu của đơn vị đó chuyển giao về Lưu trữ cơ quan (nếu Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới gii th thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ nộp lưu vào Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp trên trực tiếp; hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước thì nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền cùng cấp).

Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 37. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1. Chnh lý hsơ, tài liệu là việc tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khi tài liệu đưa ra chnh lý theo phương án phân loại khoa học trong đó sa cha hoặc phục hi, lập mới những hồ sơ, tài liệu, đơn vị bảo quản, xác đnh giá trhồ sơ, tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, làm các công cụ tra cứu để phục vụ yêu cu khai thác, bo quản hsơ, tài liệu an toàn có hiệu quả. Đđạt được mục đích trên cần thực hiện theo các bước sau:

a) Nghiên cứu và biên tập lịch sử đơn vị hình thành phông và lch sử phông.

b) Bổ sung tài liệu, hồ sơ trước khi chnh lý.

c) Xây dựng phương án phân loại và chọn phương án phân loại.

d) Viết hướng dn chnh lý, hưng dn xác định giá trị và tiến hành chnh lý.

đ) Quy trình chnh lý hồ sơ, tài liệu thực hiện theo văn bản hướng dẫn chnh lý hồ sơ, tài liệu hiện hành của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

e) Tài liu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các nguyên tắc chỉnh lý, phải đạt yêu cầu cơ bản được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 15 Luật Lưu trữ năm 2011.

2. Hồ sơ, tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải được chỉnh lý hoàn chnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

3. Chánh văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kim sát nhân dân tnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

Điều 38. Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu

1. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để bo qun và loại ra nhng tài liệu, hồ sơ hết giá trị đhủy, phải do Hội đồng xác định giá trị thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy định tại Quy chế này. Các đơn vị và cá nhân không được tự ý hủy hồ sơ, tài liệu.

2. Việc xác định giá trị hsơ, tài liệu căn cứ vào các nguyên tc, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề ra và căn cứ vào các quy định, hướng dn của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao nhằm giải quyết những vn đsau:

- Xác định thành phần hồ sơ, tài liệu có giá trđể nộp lưu vào lưu trữ;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

- Thực hiện các yêu cầu về xử lý tài liệu không có giá trị.

3. Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hiện các giai đoạn sau:

a) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn văn thư.

b) Xác đnh giá trhồ sơ, tài liệu lưu trữ ở lưu trữ cơ quan.

c) Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong lưu trữ lịch sử.

4. Việc xác đnh giá trị hồ sơ, tài liệu căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện trưng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành và những quy định hiện hành của pháp luật vcông tác lưu trữ.

Điều 39. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1. Hội đng xác đnh giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Lưu trữ: Thư ký Hội đồng;

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên;

- Đại diện đơn vị có hsơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

2. Hội đng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp cao:

- Phó Viện trưởng: Chủ tch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: y viên;

- Đại diện đơn vị có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: y viên;

- Đại diện Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp tnh:

- Phó Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

- Đại diện đơn vị có hsơ, tài liệu, khi xét hủy: y viên.

4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyn:

- Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện đơn vị, bộ phận có hsơ, tài liệu, khi xét hủy: Ủy viên.

5. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

- Thủ trưởng: Chtịch Hội đồng;

- Trưng phòng tham mưu tng hợp: Thư ký Hội đồng;

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: Ủy viên;

- Đại diện đơn vcó hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: y viên;

- Đại diện phòng Lưu trViện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

6. Hội đồng xác đnh giá trị tài liệu của Tạp chí kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật:

- Tổng biên tập: Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Trị sự - Hành chính: Thư ký Hội đng;

- Cán bộ văn thư - lưu trữ: Ủy viên;

- Đại diện bộ phận có hsơ, tài liệu, khi xét hủy: y viên;

- Đại diện phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân ti cao: Ủy viên.

7. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Trưng Đại học Kiểm sát Hà Nội và Trưng Đào tạo, bồi dưng nghiệp vụ kiểm sát ti thành phố Hồ Chí Minh:

- Hiệu trưởng: Chủ tịch Hội đồng;

- Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính: Thư ký Hội đồng;

- Đại diện bộ phận có hồ sơ, tài liệu, khi xét hủy: y viên;

- Cán bộ văn thư - lưu trữ nhà trưng: Ủy viên;

- Đại diện phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Ủy viên.

Điều 40. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Xem xét đối chiếu danh mục các tài liệu được giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị đ nghhủy. Đối với danh mục tài liệu hết giá trđể loại hủy cn xem xét lại thực tế tài liệu.

2. Hội đồng tho luận tập thvà biểu quyết theo đa số những hồ sơ, tài liệu dự kiến loại ra; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bn; lập biên bản và có đủ chữ ký của các thành viên.

3. Thông qua biên bản, trình cấp có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị.

4. Đối vi nhng hồ sơ, tài liệu trước năm 1954 và hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 của chính quyền Việt Nam Cộng hòa do Viện kiểm sát nhân dân các cấp đang qun lý chỉ được phép hy sau khi có sự thẩm định trực tiếp của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân n ti cao và quyết định cho phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

5. Đi với h sơ, tài liệu nghiệp vụ kiểm sát khi hết thời hạn bảo quản, được Hội đng xác đnh giá trị thẩm định và được phép của cơ quan có thm quyền cho phép hủy, thực hiện theo Điều 41, Điều 42 của Quy chế này.

6. Trên cơ sở đề nghị của Hi đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp quyết đnh thời hạn bo qun tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu Lưu trữ cơ quan đgiao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trtheo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011.

Điều 41. Thẩm quyền hủy tài liệu hết giá trị của Viện kiểm sát nhân dân các cấp

1. Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Quyết đnh hủy hsơ, tài liệu quản lý nhà nước tại kho lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân ti cao sau khi có văn bản thm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2. Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tạp chí Kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật, Trưng Đại học Kiểm sát Hà Nội, Trưng Đào tạo, Bi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát ti Thành phHồ Chí Minh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Quyết định việc hủy hsơ, tài liệu quản nhà nước sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

3. Viện kiểm sát nhân dân cấp tnh, huyện: Quyết định việc hủy hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh, thành phố.

Điều 42. Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy

1. Việc thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi hủy thực hiện theo Quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011, cụ thể: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân trong Danh mục cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sđề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cn hy, Người đứng đu cơ quan, đơn vị không trong Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lch sử đề nghLưu trữ của cơ quan, đơn vị cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liu hết giá trị cn hy.

Căn cứ kết quả thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến của cơ quan thực hiện nhiệm vụ qun lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp hoặc cấp trên trực tiếp (đối với đơn vị không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử), người có thẩm quyn quy định tại Điều 40 Quy chế này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.

2. Nội dung thẩm định tài liệu hết giá trị: Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thm định, cơ quan lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu h sơ đ thm tra về thủ tục xét hủy và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đi chiếu với thực tế tài liệu (nếu cn) và trả lời bng văn bản về ý kiến thẩm định.

3. Thời gian thẩm đnh tài liệu hết giá trị không quá 30 ngày, ktừ ngày nhận được hồ sơ đ nghthẩm định.

Điều 43. Tổ chức hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị

1. Hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trđược thực hiện theo các bước sau:

a) Đóng gói tài liệu hết giá trị:

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị giữa người quản lý kho hồ sơ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

c) Thực hiện tiêu hủy tài liệu tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé nh; hoặc chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;

d) Việc hủy h sơ, tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. Lập biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phi được thực hiện đối với toàn bộ hsơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bhủy không thkhôi phục lại được

3. Nghiêm cấm việc lợi dụng hủy hồ sơ, tài liệu để sử dụng vào mục đích khác hoặc chuyển giao hồ sơ, tài liệu cần hủy cho những đối tượng khác.

Điều 44. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị được lập thành hồ sơ. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:

a) T trình về việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

b) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trtài liệu;

c) Danh mục tài liệu hết giá trị (kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết gtrị);

d) Biên bản họp Hi đng xác đnh giá trị tài liệu;

đ) Biên bản hp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

e) Văn bản đề nghthẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

g) Văn bản thm đnh, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

h) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

i) Bn bản bàn giao hủy tài liệu hết giá tr;

k) Biên bản hủy tài liệu hết giá tr;

l) Các tài liệu có liên quan khác (nếu có).

2. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản ít nhất là 20 năm tại Lưu trữ cơ quan kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 45. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thời gian giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia và các Lưu trữ lịch sử của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được thực hiện theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011Khoản 1, 2 Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011, cụ th như sau:

1. Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Thời hạn nộp hồ sơ quản lý nhà nước vào Trung tâm Lưu trquốc gia III sau 10 năm, ktừ năm công việc kết thúc.

2. Viện kiểm sát nhân dân cấp cao: Thời hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia tại thành phố HNội và Thành phố Hồ Chí Minh sau 10 năm, kể tnăm công việc kết thúc.

3. Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh: Thi hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào lưu trữ lch scó thẩm quyn (cùng cấp) sau 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

4. Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện: Thời hạn nộp lưu hồ sơ quản lý nhà nước vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh sau 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

Mục 3: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 46. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm chđạo xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cn thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo qun an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sdụng tài liệu lưu trữ.

2. Trường hợp cơ quan, đơn vị không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kin bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại Khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật.

Điều 47. Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phi đảm bảo an toàn h sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cn thiết theo quy định đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu.

3. Chánh văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cp huyện có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy đnh về bảo quản hsơ, tài liệu lưu trữ; b trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng, chng cháy, n, phòng chng thiên tai, chng kgian đột nhập, bảo mật đối với kho lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu tr duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức chuyên trách, kiêm nhiệm công tác lưu trữ trong toàn Ngành có trách nhiệm: B trí, sp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trhồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho được đựng trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nm được slượng, chất lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

Điều 48. Sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân được sử dụng để phục vụ công tác nghiệp vụ, nghiên cứu khoa học, tổng kết kinh nghiệm trong hoạt động Kiểm sát và đáp ứng nhu cu khai thác chính đáng của cán bộ, công chức, viên chc trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Cán Bộ, công chức, viên chức trong ngành Kiểm sát nhân dân đều có quyền được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trcủa ngành Kiểm sát nhân dân theo quy định của pháp luật và vin kiểm sát nhân dân tối cao để nghiên cứu, học tập đđáp ứng nhu cu công tác, vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

3. Thủ tục khai thác:

- Người mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải xut trình giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu hồ sơ, tài liệu khai thác và phải được lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc lãnh đạo Văn phòng đồng ý. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan phải có đơn xin sử dụng hồ sơ, tài liệu và xuất trình chng minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp hoặc lãnh đạo Văn phòng đồng ý.

- Khi tiếp nhận thông tin yêu cu khai thác hsơ, tài liệu, công chức, viên chức làm lưu trữ cơ quan căn cứ nhiệm vụ, quyền hạn được giao để phục vụ hoặc từ chi phục v khai thác.

- Khi giao và nhận hồ sơ, tài liệu phải kiểm tra chi tiết về tình trạng, số lượng, chất lượng, strang hiện có trong mi hồ sơ cần mượn và phải ghi vào smượn.

- Nếu thấy hồ sơ, tài liệu bị hư hỏng, rách nát phải lập biên bản ngay và giao cho người có thm quyn giải quyết, chcó người chịu trách nhiệm bảo qun được phép ly hồ sơ, tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cho mượn theo quy định.

Điều 49. Thẩm quyền, trách nhiệm của Viện kiểm sát nhân dân các cấp, đơn vị và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền phê duyệt cho nghiên cứu h sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành Kim sát nhân dân được quy định như sau:

a) Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát nhân dân các cấp được phép cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong ngành Kiểm sát nhân dân mượn hồ tài liệu có nội dung không hạn chế sử dụng theo quy định của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

b) Lãnh đạo văn phòng, Trưởng phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao được phép cho mượn hồ sơ lưu trữ đang qun lý.

c) Công chức, viên chức lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện được phép cho mượn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát sau khi được Viện trưởng của cấp có h sơ, tài liệu đng ý bng văn bn.

2. Đối với tài liệu Tuyệt mật”, “Tối mật”, trước khi cho khai thác, sử dụng tài liệu phải được s đng ý bng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3. Đối với tài liệu có độ “Mậtvà hạn chế sử dụng, trước khi cho khai thác sử dụng tài liệu phi được sự đồng ý bng Văn bản của Vụ trưởng hoặc tương đương của các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh.

4. Nghiêm cm mọi hình thức chiếm dụng, truyền tin, sao chụp mọi tài liệu “Tuyệt mật, “Tối mật”, “Mt” và tài liệu hạn chế sử dụng khi không được phép bng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

Điều 50. Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài, người ngoài Ngành nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của ngành Kiểm sát nhân dân

Đưa tài liệu ra nước ngoài và người nước ngoài, người ngoài Ngành nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của ngành Kiểm sát nhân dân được quy định như sau:

1. Cán bộ, công chức, viên chức trong ngành Kiểm sát nhân dân khi đi học hoặc công tác nước ngoài, mun đưa tài liệu hồ sơ lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân ra khỏi biên giới Việt Nam phải được phép bng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chđược mang bản sao.

2. Người nước ngoài cần nghiên cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có độ Mật của ngành Kiểm sát nhân dân phải được sự đng ý bng văn bản của viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chđọc tại phòng hồ sơ, tài liệu của cấp kiểm sát đang trực tiếp quản lý hồ sơ, tài liệu đó.

3. Người nước ngoài muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ “Tối mật” của ngành Kiểm sát nhân dân thì phải được phép bng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, sau khi Viện trưởng đã có báo cáo và được Thủ tướng Chính phủ đồng ý bằng văn bản.

4. Người ngoài ngành Kiểm sát nhân dân chỉ được mang tài liệu, hồ sơ ra khỏi phòng quản lý hồ sơ của cơ quan, đơn vị khi có sự đồng ý bng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cùng cp.

Điều 51. Sao tài liệu Lưu trữ, chứng thực lưu trữ

1. Lãnh đạo Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao được quyn chứng thực tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao và được thu phí chng thực theo quy định của Bộ Tài chính.

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tnh được quyền chng thực tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp mình và thu phí chứng thực theo quy đnh của Bộ Tài chính.

3. Viện trưởng Viện kim sát cấp huyện được quyền chứng thực tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp huyện và thu phí chứng thực theo quy định của Bộ Tài chính.

4. Người được cấp bản sao tài liu lưu trữ, bản chứng thực lưu trphải nộp lệ phí.

5. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chng thực lưu trữ có giá trị như tài liu lưu trữ gc trong các quan hệ, giao dịch.

Điều 52. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ của Viện kiểm sát các cấp nếu có Phòng đọc, phải xây dựng Nội quy Phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọc gồm các nội dung sau:

a) Thời gian phục vụ độc gi;

b) Các giấy tờ độc gicần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;

c) Nhng vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc gikhông được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

e) Ngoài các quy định trên, đc giả cn thực hiện nghiêm chnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chng cháy ncủa cơ quan.

3. Công chức, viên chức lưu trViện kiểm sát các cấp phi lập các snhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sđăng ký độc giđể quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liu.

Điều 53. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Chiếm đoạt, làm mt hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

2. Làm gi, sửa cha, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

3. Mua bán, chuyn giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

4. Sdụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép. Mang hsơ, tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan khi không được sự đồng ý của người có thẩm quyền.

Điều 54. Thống kê công tác lưu trữ

1. Thống kê lưu trữ là việc sử dụng các biện pháp và hệ thống sthống kê nhm cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch và chế độ qun lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ gồm:

a) Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm lưu trữ.

b) Thống kê lưu trữ phải định kthực hiện chế độ thống kê lưu trữ; số liệu báo cáo thống kê lưu trữ đnh k hng năm được tính từ 0 gi ngày 01/01 đến hết ngày 31/12.

2. Việc gửi báo cáo thống kê công tác lưu trữ được quy định như sau:

a) Viện kiểm sát nhân dân tối cao gửi báo cáo thống kê về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

b) Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tạp chí Kiểm sát, Báo Bảo vệ pháp luật, Trưng Đại học Kiểm sát Hà Nội, Trưng Đào tạo, bi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Thành ph HChí Minh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao gửi báo cáo thống kê về Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Phòng Lưu trữ) để theo dõi chỉ đạo.

c) Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh gi báo cáo thng kê cho Trung tâm Lưu tr lch sử cùng cấp, đồng thời gửi Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua Phòng Lưu trữ) để theo dõi chỉ đạo.

d) Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện gửi báo cáo thống kê cho lưu trữ thuộc Ủy ban nhân n cấp huyện, đồng thời gửi Viện kiểm sát nhân dân tỉnh (qua Văn phòng) để theo dõi chỉ đạo và tổng hợp báo cáo.

Mục 4: QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 55. Trách nhiệm quản lý thực hiện công tác lưu trữ

1. Viện trưng Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình theo đúng quy định của pháp luật và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; chđạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

2. Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân ti cao, Viện kiểm sát nhân n cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tnh, thành phtrực thuộc trung ương giúp Viện trưởng tchức, qun lý thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Viện trưng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bồi dưng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của Viện kiểm sát nhân dân cấp mình và Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới; xây dựng đề án, kế hoạch công tác lưu trữ của đơn vị, cơ quan, Ngành.

3. Thtrưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Viện trưởng các Viện, đơn vị thuộc Viện kim sát nhân dân cấp cao; Trưởng phòng Viện kiểm sát nhân dân tnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ, phân công công chức, viên chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ đơn vị theo quy định của Nhà nước và viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

4. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao đng của Viện kiểm sát nhân dân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện đúng Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.

Điều 56. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan

1. Nhiệm vụ của Phòng Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao:

Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Viện trưng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quản lý, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của ngành Kiểm sát nhân dân; xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện quy chế, quy định nghip vụ lưu trữ; xây dựng kế hoạch, chương trình công tác hằng năm; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ; phối hợp với các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân địa phương và các cơ quan chuyên môn đào tạo, bồing nghiệp vụ cho người làm công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân; phối hợp với Thanh tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao xem xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xlý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ trong Ngành; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao; tchức sơ kết, tổng kết và đnghị khen thưng về công tác lưu trữ; thực hiện một số dch vụ công theo quy đnh ca Luật Lưu trữ; phối hợp thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế về công tác lưu trữ.

2. Nhiệm vụ của Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện:

Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Văn thư cơ quan, các đơn vị, bộ phận và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch s; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ Văn thư cơ quan các đơn vị, bộ phận (phòng, tổ nghiệp vụ) và cá nhân vào Lưu trữ cơ quan Lưu trữ lch s; tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu đ khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan; giao nộp hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước có giá trị lch sử vào các Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân ti cao; bảo quản an toàn và tổ chức phục vụ khai thác thông tin hồ sơ, tài liệu theo yêu cu nghiên cứu; thực hiện chế độ báo cáo thống kê tng hợp công tác lưu trữ định ktheo quy định của pháp luật và Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 57. Kinh phí hoạt động công tác lưu trữ

Hằng năm, Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân ti cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện căn cứ các quy định của Nhà nước và Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo Viện lập dự toán kinh phí sử dụng vào công tác u trtheo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 58. Hiệu lực thi hành

Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân có hiệu lực thi hành từ ngày ký; các quy định trước đây về công tác văn thư, lưu trữ trái vi Quy chế này đều bãi b.

Điều 59. Tổ chức thực hiện

1. Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân, định kỳ báo cáo Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo quy định.

2. Thtrưởng các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phtrực thuộc trung ương và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ph biến, quán triệt và tổ chức thực hiện Quy chế trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

3. Cán bộ, công chức, viên chức Viện kiểm sát nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện nghiêm Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh, vướng mắc, cần điều chnh, bổ sung, các đơn vị phản ánh về Viện kiểm sát nhân dân ti cao (qua Văn phòng Vin kiểm sát nhân dân tối cao) để được hướng dn hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung./.

 

Điều 15. Chỉnh lý tài liệu

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

b) Được xác định thời hạn bảo quản;

c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;

g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 28. Huỷ tài liệu hết giá trị
...
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 21. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;

2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 39. Kinh phí cho công tác lưu trữ

1. Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

d) Chỉnh lý tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

2. Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân trong nước và tổ chức, cá nhân ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 4. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:
...
3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 15. Các thành phần khác
...
2. Kỹ thuật trình bày
...
b) Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 15. Các thành phần khác
...
2. Kỹ thuật trình bày
...
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 15. Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ của ngành khác

1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức.

2. Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật lưu trữ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 16. Các thành phần khác

1. Thể thức

- Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

- Dấu chỉ mức độ khẩn

- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 4 mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (hội nghị)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Fax; địa chỉ Trang tin điện tử (Website).

- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả - rập.

2. Kỹ thuật trình bày

- Dấu chỉ mức độ mật:

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật chỉ được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 (Phụ lục II).

- Dấu chỉ mức độ khẩn:

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b (Phụ lục II).

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website):

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành:

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Phụ lục văn bản:

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Số trang văn bản:

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV; Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính của Viện kiểm sát nhân dân được minh họa tại Phụ lục VII kèm theo quy định này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Điều 16. Các thành phần khác

1. Thể thức

- Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.

- Dấu chỉ mức độ khẩn

- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 4 mức sau: Khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

- Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (hội nghị)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

- Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Fax; địa chỉ Trang tin điện tử (Website).

- Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

- Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả - rập.

2. Kỹ thuật trình bày

- Dấu chỉ mức độ mật:

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật chỉ được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11 (Phụ lục II).

- Dấu chỉ mức độ khẩn:

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b (Phụ lục II).

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành:

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website):

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành:

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Phụ lục văn bản:

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Số trang văn bản:

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

Mẫu chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV; Mẫu trình bày một số loại văn bản hành chính của Viện kiểm sát nhân dân được minh họa tại Phụ lục VII kèm theo quy định này.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Văn bản gốc
Lược Đồ
Liên quan nội dung
Tải về


Trích lược
Số hiệu: 381/QĐ-VKSTC   Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Viện kiểm sát nhân dân tối cao   Người ký: Lê Minh Trí
Ngày ban hành: 10/10/2017   Ngày hiệu lực: Đã biết
Ngày công báo: Đang cập nhật   Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Văn thư, lưu trữ   Tình trạng: Đã biết
Từ khóa: Quyết định 381/QĐ-VKSTC

1.865

Thành viên
Đăng nhập bằng Google
374405