• Lưu trữ
  • Thông báo
  • Ghi chú
  • Facebook
  • Google
    • 12

Văn bản pháp luật về Luật Giao dịch điện tử


 

Quyết định 388/QĐ-BGDĐT năm 2019 về Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Tải về Quyết định 388/QĐ-BGDĐT
Bản Tiếng Việt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 388/QĐ-BGDĐT

Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2019

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Căn cứ Nghị định số 69/2017/NĐ-CP ngày 25 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý và xử lý tài liệu điện tử trên Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019 và thay thế Quyết định số 1224/QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 4 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 


Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Thứ trưởng (để p/h chỉ đạo);
- Các sở giáo dục và đào tạo;
- Các cơ sở giáo dục;
- Cổng thông tin điện tử Bộ GDĐT;
- Lưu: VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG





Lê Hải An

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
(Ban hành kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019 của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư tại Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GDĐT): Quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

b) Quy chế này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Đối tượng áp dụng

a) Quy chế này áp dụng đối với các vụ, cục, Thanh tra, Văn phòng (đơn vị).

b) Khuyến khích các sở giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục không thuộc điểm a khoản 2 Điều 1 áp dụng các quy định tại Quy chế này.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Quản lý hành chính điện tử của Bộ Giáo dục và Đào tạo tại địa chỉ https://eoffice.moet.gov.vn là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc, phục vụ công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, dữ liệu điện tử giữa các đơn vị (Hệ thống E-Office).

2. Chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.

5. Cập nhật dữ liệu là nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống E-Office.

6. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số hóa.

Điều 3. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống E-Office

1. Các chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị phân công xử lý công việc qua Hệ thống E-Office được xem là mệnh lệnh hành chính.

2. Cán bộ, công chức, viên chức (cá nhân) có trách nhiệm s dụng Hệ thống E-Office trong xử lý công việc hằng ngày. Không sử dụng Hệ thống E-Office để trao đổi thông tin mật, công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ GDĐT, đơn vị và các nội dung khác trái với quy định của pháp luật.

3. Trong trường hợp có sự cố kỹ thuật không vận hành được Hệ thống E-Office, thì việc xử lý văn bản đi, đến được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT (Quyết định số 2125/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 6 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ GDĐT ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ GDĐT) cho đến khi sự cố kỹ thuật được khắc phục.

4. Các sở giáo dục và đào tạo, các cơ sở giáo dục sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử riêng phải đảm bảo kết nối được với Hệ thống E-Office để trao đổi văn bản điện tử.

Chương II

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 4. Nguyên tắc quản lý văn bản đến

1. Tất cả văn bản đến Bộ GDĐT phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office và giải quyết kịp thời, đúng thời hạn quy định.

2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong Hệ thống E-Office.

3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ và chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết văn bản đến của Bộ GDĐT, đơn vị tiếp nhận văn bản.

4. Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Điều 5. Đăng ký văn bản điện tử đến, số hóa văn bản giấy

1. Đăng ký văn bản điện tử đến

a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia, văn thư kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục IV Quy chế này;

b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;

c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống E-Office.

2. Số hóa văn bản giấy

a) Văn thư thực hiện số hóa văn bản giấy, ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa do Bộ GDĐT quy định.

b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:

- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;

- nh màu;

- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

- Tỷ lệ số hóa: 100 %.

c) Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị thực hiện số hóa (nếu có) trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống E-Office:

- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;

- Hình ảnh: Dấu của Bộ GDĐT, đơn vị số hóa văn bản (nếu có), màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);

- Thông tin: Tên Bộ GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Điều 6. Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến trong Hệ thống E-Office

Quy trình chuyển giao và giải quyết văn bản đến tại cơ quan Bộ GDĐT được mô tả chi tiết tại Phụ lục I kèm theo Quy chế này.

Chương III

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 7. Nguyên tắc quản lý văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi của Bộ GDĐT, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống E-Office.

2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của Bộ GDĐT, đơn vị.

3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.

4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký số của Bộ GDĐT, đơn vị quy định tại Điều 13, Điều 14 Quy chế này.

Điều 8. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Quy chế này.

Điều 9. Ban hành văn bản

Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục III Quy chế này.

Điều 10. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

1. Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.

2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).

Điều 11. Hình thức chữ ký số của Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản

1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;

2. Hình ảnh: dấu của Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản (nếu có), màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);

3. Thông tin: Tên Bộ GDĐT, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Điều 12. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị trong công tác văn thư

1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị phải được giao bằng văn bản cho văn thư quản lý và trực tiếp sử dụng.

3. Trách nhiệm của văn thư

a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của Bộ GDĐT, đơn vị cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

b) Phải trực tiếp ký số của Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành;

c) Chỉ được ký số của Bộ GDĐT, đơn vị vào văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền và văn bản do Bộ GDĐT, đơn vị trực tiếp số hóa.

Chương IV

LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 13. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử

1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ.

2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống E-Office.

Điều 14. Tạo lập hồ sơ điện tử

1. Căn cứ Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống E-Office trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống E-Office sau khi được phê duyệt.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Quy chế này.

3. Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập danh mục hồ sơ

Mã định danh của Bộ GDĐT được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của Bộ GDĐT được mặc định trong Hệ thống E-Office.

b) Năm hình thành hồ sơ

c) Số và ký hiệu hồ sơ

Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

Ví dụ 1: 000.00.10.G03.2019.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2019 của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Trong đó: 000.00.10.G03 là mã định danh của Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Giáo dục và Đào tạo; 2019 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.

4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Quy chế này.

5. Việc cập nhật mã định danh của Bộ GDĐT, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

Điều 15. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.

3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống E-Office.

Chương V

TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG E-OFFICE

Điều 16. Trách nhiệm của đơn vị

1. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị

a) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc sử dụng Hệ thống E-Office; chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, đôn đốc đơn vị sử dụng Hệ thống E-Office trong xử lý công việc hằng ngày.

b) Chỉ đạo và phân công xử lý văn bản trực tiếp qua Hệ thống E-Office.

c) Phân quyền hoặc ủy quyền xử lý các văn bản đến đơn vị qua Hệ thống E-Office.

d) Cập nhật danh sách người sử dụng của đơn vị, gửi Văn phòng để cấp tài khoản sử dụng Hệ thống E-Office.

đ) Cử cá nhân tham dự các khóa tập huấn, hướng dẫn quản lý và sử dụng Hệ thống E-Office.

2. Trách nhiệm của văn thư đơn vị

a) Văn thư đơn vị có trách nhiệm nhận, trình, chuyển giao kịp thời văn bản đến thủ trưởng đơn vị.

b) Thực hiện số hóa văn bản giấy đến trực tiếp đơn vị và văn bản do đơn vị phát hành, nhập các thông tin quản lý vào Hệ thống E-Office.

c) Kịp thời báo cáo thủ trưởng đơn vị thông báo cho Văn phòng biết đ hủy tài khoản của người sử dụng vi phạm quy định và chủ động xử lý theo thẩm quyền.

3. Trách nhiệm của cá nhân

a) Kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản điện tử được phân công xử lý hằng ngày trong Hệ thống E-Office, đảm bảo đúng tiến độ; kết thúc hồ sơ công việc sau khi hoàn thành trong Hệ thống E-Office.

b) Không truy cập vào tài khoản của người khác (trừ trường hợp ủy quyền xử lý bằng văn bản hoặc ủy quyền trên Hệ thống E-Office) và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác.

c) Trước khi chuyển công tác hoặc nghỉ chế độ, phải thực hiện bàn giao tài khoản sử dụng Hệ thống E-Office cho thủ trưởng đơn vị.

d) Chịu trách nhiệm về những sự cố gây ra do quản lý, sử dụng không đúng theo quy định.

Điều 17. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Ngoài trách nhiệm được quy định tại Điều 16, Cục Công nghệ thông tin còn có trách nhiệm thực hiện:

1. Xây dựng Hệ thống E-Office đảm bảo các chức năng cơ bản theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

2. Duy trì Hệ thống E-Office hoạt động thường xuyên, thông suốt; thông báo kịp thời các đơn vị biết khi Hệ thống E-Office gặp sự cố và kết quả khắc phục sự cố.

3. Đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu, an ninh cho Hệ thống E-Office.

4. Hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng Hệ thống E-Office theo yêu cầu của các đơn vị.

Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng

Ngoài trách nhiệm được quy định tại Điều 16, Văn phòng còn có trách nhiệm thực hiện cung cấp tài khoản, phân quyền cho người sử dụng Hệ thống E-Office; hướng dẫn, hỗ trợ, kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc quản lý, sử dụng Hệ thống E-Office.

Chương VI

KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT

Điều 19. Khen thưởng

1. Chất lượng và hiệu quả sử dụng Hệ thống E-Office là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hằng năm.

2. Đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quy chế sẽ được Bộ trưởng xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 20. Kỷ luật

1. Đơn vị, cá nhân thực hiện sai hoặc không thực hiện quy chế thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và phải chịu các hình thức kỷ luật.

2. Các hành vi trái phép, vi phạm nghiêm trọng đến lợi ích của Bộ GDĐT, Bộ GDĐT sẽ phối hợp với các cơ quan chức năng để xác định đối tượng vi phạm và xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 21. Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo lãnh đạo Bộ GDĐT (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

 

PHỤ LỤC I

QUY TRÌNH CHUYỂN GIAO VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019)

1. Lưu đồ văn bản đến

Chú thích:

* Đường đi của văn bản giấy

* Đường đi của văn bản điện tử

(1) Văn bản loại I

(2) Văn bản loại II

(3) Văn bản loại III

2. Mô tả chi tiết

Người thực hiện

Nội dung công việc

Văn thư B

a) Đối với văn bản giấy:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Phân loại sơ bộ:

+ Loại không bóc bì: là loại gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đảng, đoàn thể trong cơ quan Bộ GDĐT;

+ Loại được bóc bì: Tất cả các văn bản còn lại.

- Đối với văn bản không bóc bì: Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office và chuyển nguyên bì đến đích danh cá nhân, tổ chức đảng, đoàn theo Nơi nhận.

- Đối với văn bản được bóc bì:

+ Bóc bì văn bản;

+ Số hóa văn bản, ký số của Bộ GDĐT.

+ Chuyển file văn bản trên Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết (văn bản loại I), hoặc thư ký lãnh đạo Bộ (văn bản loại II), hoặc Chánh Văn phòng (văn bản loại III).

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình, cập nhật, đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận, đối với những văn bản đến khác, Văn thư cơ quan Bộ cập nhật, đăng ký và chuyển giao trong ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

b) Đối với văn bản điện tử:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Đăng ký văn bản đến trong Hệ thống E-Office;

- Chuyển file văn bản đính kèm đến trong Hệ thống E-Office đến các đơn vị giải quyết theo quy trình như đối với văn bản giấy (theo các loại I, II, III).

Chánh Văn phòng

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản, Chánh Văn phòng cho ý kiến phân phối văn bản, cập nhật vào Hệ thống E-Office các Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Quy chế này.

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, Chánh Văn phòng xác định đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.

Lãnh đạo Bộ/Thư ký lãnh đạo B

- Sau khi nhận được văn bản đến trên Hệ thống E-Office, thư ký lãnh đạo Bộ trình lãnh đạo Bộ xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản.

- Sau khi nhận được ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, thư ký lãnh đạo Bộ cập nhật trên hệ thống và chuyển cho đơn vị xử lý.

Lãnh đạo đơn vị/Văn thư đơn v

Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị, thủ trưởng đơn vị cho ý kiến xử lý văn bản trong Hệ thống E-Office và chuyển cho:

- Phó trưởng đơn vị (thuộc lĩnh vực phụ trách) để tổ chức thực hiện (nếu cần);

- Công chức, viên chức trong đơn vị chủ trì giải quyết (trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết) hoặc phối hợp giải quyết (trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);

- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần).

Cá nhân

- Thường xuyên cập nhật Hệ thống E-Office để nhận và xử lý văn bản kịp thời, chất lượng, đúng tiến độ;

- Đối với những văn bản được gửi đích danh đã qua đăng ký tại Văn thư cơ quan Bộ:

+ Nếu nội dung mang tính chất cá nhân, báo lại Văn thư đơn vị để cập nhật trên Hệ thống E-Office (phần Ghi chú: Nội dung cá nhân);

+ Nếu nội dung có liên quan đến công việc cơ quan Bộ, báo cáo lãnh đạo đơn vị để phê xử lý văn bản; chuyển văn bản lại Văn thư cơ quan Bộ để số hóa tài liệu và cập nhật trên Hệ thống E-Office.

Cá nhân chủ trì giải quyết:

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của Bộ GDĐT, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Quy chế này.

- Căn cứ nội dung văn bản, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị, tiếp nhận và cập nhật trạng thái xử lý cho văn bản trong Hệ thống E-Office;

- Nghiên cứu nội dung văn bản để giải quyết. Trường hợp văn bản yêu cầu phải trả lời thì soạn văn bản trả lời và trình lãnh đạo đơn vị quyết định;

- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết lập thành hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử.

Cá nhân phối hợp giải quyết:

Nhận văn bản trong Hệ thống E-Office, nghiên cứu nội dung văn bản để phối hợp giải quyết và gửi kết quả xử lý cho:

- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);

- Công chức, viên chức chủ trì giải quyết.

3. Phân loại văn bản đến (loại I, II và III)

a) Văn bản loại I: Văn thư cơ quan Bộ đăng nhập và chuyển ngay trong Hệ thống E-Office đến văn thư các đơn vị.

b) Văn bản loại II: Văn thư cơ quan Bộ đăng nhập vào Hệ thống E-Office và chuyển đến Thư ký lãnh đạo Bộ.

c) Văn bản loại III: Văn thư cơ quan Bộ đăng nhập vào Hệ thống E-Office và chuyển đến Chánh Văn phòng.

Danh mục phân loại văn bản đến do Bộ GDĐT quy định.

 

PHỤ LỤC II

LƯU ĐỒ SOẠN THẢO, KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019)

1. Lưu đ soạn thảo, kiểm tra th thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Chú thích:

* Đường đi của văn bản điện tử

2. Mô tả chi tiết

Người thực hiện

Nội dung công việc

 

Cá nhân

a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống E-Office; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;

b) Cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Quy chế này.

 

Lãnh đạo đơn vị

Xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến Văn thư Bộ/Thư ký Lãnh đạo Bộ

Văn thư Bộ/Thư ký lãnh đo B

Tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên Bộ GDĐT, đơn vị ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Quy chế này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống E-Office.

 

PHỤ LỤC III

LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019)

1. Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản

2. Mô tả chi tiết

Người/Đơn vị thực hiện

Nội dung công việc

Đối với văn bản giấy

Đối với văn bản đin tử

Lãnh đo Bộ

1. Đối với hồ sơ trình có nội dung báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo: dùng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng văn bản giấy.

2. Đối với hồ sơ trình xin ủy quyền ký văn bản hoặc trình lãnh đạo Bộ ký văn bản: tất cả các khâu dùng văn bản điện tử, trừ khâu cuối cùng in văn bản giấy trình lãnh đạo Bộ song song với văn bản điện tử.

Ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 11 Quy chế này, chuyển văn thư Bộ để làm thủ tục phát hành văn bản.

 

Lưu ý: Đơn vị xác định độ Mật của văn bản, trình Lãnh đạo đơn vị quyết định.

Văn thư Bộ

1. Thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 5 Quy chế này

2. Ký số của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 5 Quy chế này và phát hành văn bản số hóa.

1. Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống E-Office; in và đóng dấu để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;

b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.

2. Ký s của Bộ GDĐT, đơn vị theo quy định tại Điều 11 Quy chế này và phát hành văn bản điện tử.

3. Cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Quy chế này.

4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống E-Office.

 

Lưu ý: Văn bản khẩn, hỏa tốc phải được phát hành ngay sau khi nhận được trên Hệ thống E-Office; đối với những văn bản khác, Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành trong thời hạn 01 ngày làm việc, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo.

 

PHỤ LỤC IV

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019)

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã đnh danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

String

40

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu ni dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Ngày, tháng, năm đến

ArrivalDate

Date

10

14

Số đến

ArrivalNumber

Number

10

15

Chức v, htên người ký

Signerlnfo

 

 

15.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

15.2

H và tên người ký văn bản

FullName

String

50

16

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

17

Đơn vị hoặc người nhận

ToPlaces

String

1000

18

Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản

TraceHeaderList

LongText

 

19

Thời hạn giải quyết

DueDate

Date

10

 

PHỤ LỤC V

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định số 388/QĐ-BGDĐT ngày 20 tháng 02 năm 2019)

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

 

 

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlnfo

 

 

13.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

13.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

String

50

14

Nơi nhận

To

 

 

14.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhn văn bản

Organld

String

13

14.2

Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản

OrganName

String

200

15

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

16

Số lượng bản phát hành

IssuedAmount

Number

3

17

Hạn trả lời văn bản

DueDate

Date

10

 

Chương 2. QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

Điều 3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:

a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

b) Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều này có giá trị như bản gốc.

Điều 4. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.

3. Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Điều 5. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.

3. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 6. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào

1. Dữ liệu thông tin đầu vào phải thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ.

2. Bộ Nội vụ hướng dẫn tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 7. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử

1. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.

2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.

3. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

4. Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau:

a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;

d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.

5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.

6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Điều 8. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

2. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

4. Bộ Nội vụ quy định chi tiết các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 9. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.

2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.

3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.

4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.

Điều 10. Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử

1. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ kiểm tra và bảo đảm an toàn hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 11. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.

2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.

Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép tài liệu lưu trữ điện tử.

2. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại phương tiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Điều 13. Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

1. Bộ Nội vụ có trách nhiệm:

a) Xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, đề án, dự án về ứng dụng công nghệ thông tin để bảo đảm quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử theo thẩm quyền;

b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các quy định, yêu cầu, nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp lưu trữ tài liệu điện tử.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.

4. Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.

5. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu, điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

6. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Xem nội dung VB
Click vào để xem nội dung
Văn bản gốc
Lược Đồ
Tải về


Trích lược
Số hiệu: 388/QĐ-BGDĐT   Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo   Người ký: Lê Hải An
Ngày ban hành: 20/02/2019   Ngày hiệu lực: Đã biết
Ngày công báo: Đang cập nhật   Số công báo: Đang cập nhật
Lĩnh vực: Giáo dục, đào tạo, Bưu chính, viễn thông   Tình trạng: Đã biết
Từ khóa: Quyết định 388/QĐ-BGDĐT

582

Thành viên
Đăng nhập bằng Google
407777